Video: Cómo organizar tus facturas con Excel. Práctico en Computer Hoy 2025
La mejor manera de evitar los problemas de facturación es establecer expectativas claras y por escrito desde el principio para que no haya sorpresas para los clientes: desarrolle un flujo de efectivo que funcione sin problemas desde la retención hasta la facturación a tiempo a proporcionar facturas claramente comprensibles, a especificar la fecha límite para el pago. Lo que es pasado es pasado. En este momento se le debe dinero, el pago está vencido y debe hacer algo al respecto.
Toda empresa necesita que le paguen si espera sobrevivir, y la suya no es una excepción. No pagar sus cuentas a tiempo no es exclusivo de sus clientes; piense en cuántas personas no pagan el Servicio de Rentas Internas a tiempo, o su factura de cable, o su tarjeta de crédito. Solo alrededor del 71 por ciento de los encuestados en un estudio realizado en 2015 para la National Foundation for Credit Counseling informa que pagan todas sus cuentas a tiempo. Tenga en cuenta, también, que las personas no son las únicas que se retrasan en el pago de sus facturas; las corporaciones y otras instituciones tampoco siempre pagan a tiempo. Es un hecho que los abogados no recogerán todo lo que facturan. Por lo tanto, la tasa de realización del término se refiere a la cantidad de dinero que la empresa realmente recibe de los clientes dividida por el monto facturado por la empresa.
Si un cliente no ha respondido a los correos electrónicos o mensajes telefónicos de su personal de soporte, lo que eso significa es que tendrá que ponerse al teléfono para intentar que le paguen.
Aquí hay algunos consejos para cobrar deudas de clientes excepcionales de manera efectiva.
- Conozca la ley y las normas éticas en su jurisdicción y también tenga en cuenta su seguro por negligencia profesional. Tu objetivo inmediato es que te paguen. No desea ser acusado de violar ninguna ley que cubra el cobro de deudas. Tenga en cuenta que el alcance de algunas leyes estatales sobre el cobro de deudas se extiende a cualquier persona a la que se le deba una deuda y no está limitada, como lo es la Ley de prácticas justas de cobro de deudas, a cobradores de deudas y abogados contratados para cobrar deudas. Tampoco quiere que su esfuerzo de recaudación de facturas se convierta en amenazas de demandas por falta de pago de tarifas, amenazas para presentar un reclamo o aumentos en las tasas de seguro por negligencia médica porque involucra a su empresa en una serie de disputas de facturación. Antes de llamar, debe saber si puede cobrar intereses por facturas atrasadas, colocar un gravamen en la propiedad del cliente o suspender el trabajo hasta que se realice el pago. Mantenga el resultado óptimo en mente: obtenga el dinero mientras se mantiene dentro de las limitaciones de varias leyes y reglas de ética.
- Prepare un script y escríbalo. Muchos de nosotros nos sentimos incómodos al hablar sobre el dinero que se nos debe, y nos ponemos nerviosos o enojados o emocionados cuando alguien está eludiendo el pago es algo natural.En el calor del momento, seguir el guión puede ayudarlo a mantener la calma durante la conversación. De nuevo, recuerde: su mejor escenario es que el cliente le pague.
- Ponte de pie al hacer llamadas de cobro. Te sentirás más autoritario. Querrás ser el alfa aquí; dirigir para que el cliente te siga. Puede sentirse más débil si está sentado.
- Mantenga su tono ligero pero profesional y asertivo. Aquí, mucho depende de tu personalidad general y la del cliente. Puede comenzar diciendo que solo quiere tocar la base porque está revisando las cuentas por cobrar y notó que aún no ha recibido el pago del cliente por una factura vencida hace siete días.
- Use el silencio de manera efectiva. Una vez que haya indicado el propósito de su llamada, puede pausar más de lo que normalmente le daría al cliente suficiente tiempo para responder.
- Anticipe las posibles respuestas de su cliente y cómo reaccionará ante esas respuestas. La mayoría de las veces, si el cliente tenía el dinero, él le pagaría. Dicho esto, algunos de nosotros hemos tenido experiencias con organizaciones bastante grandes en las que retrasaron el pago por razones menos que legítimas, como si estuvieran actualizando su "sistema". "Algunas de las instituciones importantes también nos han dicho que el cheque está en el correo, el cheque realmente está en el correo ahora, y el cheque ha sido enviado a FedExed cuando, de hecho, ninguno de esos eventos había ocurrido todavía. Por lo tanto, si el cliente dice "el cheque está en el correo", puede responderle que lo buscará en los próximos días y que volverá a llamar el viernes si no lo ha recibido. Si el cliente admite que no tiene suficiente dinero para pagar la factura, analice la posibilidad de un pago parcial.
- Haga un seguimiento con una carta de confirmación o un correo electrónico que resuma el acuerdo alcanzado en su conversación. Tenga en cuenta: una dosis de culpa combinada con su propia persistencia funciona. Algunas personas pueden sentirse inspiradas a pagarle solo porque lo quieren fuera de su espalda. Además, están avergonzados por su propio comportamiento.
- Recompénsese después de una llamada. Estas conversaciones son difíciles. Dé un corto paseo, permítase una navegación web sin sentido, o tome un café con leche de soja venti. Luego, enciende la bocina y llama al siguiente cliente moroso.
El cobro de facturas es una habilidad que los abogados pueden desarrollar con el tiempo. Necesitan para; sin pago, pronto podrán apreciar las habilidades de los acreedores en sus propios universos.
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