Documentos fuente para transacciones contables

Cada vez que una empresa realiza una transacción financiera, se genera una especie de rastro de papel. Ese rastro de papel se llama documento de origen. Si una pequeña empresa escribe un cheque de su cuenta de cheques para suministros de oficina, por ejemplo, los documentos de origen son el cheque y el recibo de los suministros de oficina.

Por qué los documentos fuente son importantes

El documento fuente es esencial para el proceso de contabilidad y contabilidad, ya que es la evidencia de que se produjo una transacción financiera.

Si se audita a una empresa, los documentos fuente respaldan las publicaciones contables y el libro mayor como una pista de auditoría indiscutible.

Mantener un documento de origen para una empresa es como guardar recibos de artículos deducibles de impuestos para sus impuestos personales. Si sus impuestos son auditados, brindan la prueba de que realizó esas compras. Lo mismo es cierto para su negocio, pero en los negocios, no conserva los recibos solo para los gastos deducibles de impuestos. Guarda documentos originales para cada transacción financiera.

Qué proporcionan los documentos fuente

Un documento fuente describe todos los hechos básicos de la transacción, como el monto de la transacción, a quién se realizó la transacción, el propósito de la transacción y la fecha de la transacción.

Aquí hay algunos ejemplos de documentos fuente comunes:

• cheque cancelado
• factura
• recibo de caja registradora
• recibo generado por computadora
• nota de crédito para tarjeta de tiempo de empleado de reembolso de cliente
• recibo de depósito

• orden de compra

Cómo tratar documentos fuente

El documento fuente debe registrarse en el diario contable apropiado tan pronto como sea posible después de la transacción. Después de grabar, todos los documentos fuente deben archivarse en algún tipo de sistema donde se puedan recuperar si es necesario.

En ciertos casos, incluso puede ser importante proporcionar la cadena de custodia para poder determinar que el documento original en cuestión permaneció bajo su control.

Documentos originales frente a fotocopias

En la mayoría de los casos, las fotocopias de documentos originales son legalmente aceptables. El Servicio de Impuestos Internos, por ejemplo, ha aceptado fotocopias de recibos desde 1997, siempre que sean legibles, contengan toda la información presente en el original y, dentro de los límites del proceso de escaneo, presente esa información en un formato idéntico al original.

Un recibo de materiales que especifique los objetos comprados y el precio pagado, pero que se escaneó sin el nombre del proveedor no calificaría. Un documento que presente toda la información en el recibo original, pero que haya sido reescrito en formato Word o Excel tampoco calificaría.

El estándar del IRS - completo, legible y una reproducción precisa del original - es el mismo estándar utilizado en muchas empresas y agencias gubernamentales.Otras instituciones, sin embargo, se suman a estos requisitos generales.

La Universidad de Washington, por ejemplo, solo acepta como sustitutos las fotocopias originales del documento escaneadas con una densidad mínima de 300 puntos por pulgada (ppp), y se presentan en formatos PDF o TIFF; no acepta fotocopias JPEG.

Si planea escanear documentos contables o legales para facilitar el almacenamiento, consulte con la institución correspondiente para asegurarse de que acepten los documentos en el formato que planea utilizar.