El Papel y el Propósito de un Proyecto de Carta

Los proyectos existen formalmente en una organización debido a la Carta del Proyecto. Es un documento que autoriza el trabajo y designa al gerente del proyecto. Le da, como gerente de proyecto, el mandato de hacer el trabajo descrito en él.

El papel más importante de una Carta del Proyecto es establecer exactamente lo que logrará el proyecto. Veamos lo que hay en este documento de proyecto esencial.

¿Qué entra en una Carta del Proyecto?

La primera sección de un Estatuto del Proyecto detallará el nombre del proyecto, los nombres del patrocinador y el gerente del proyecto y la fecha en que se preparó el documento.

Luego te metes en la carne del documento.

Las principales secciones de una Carta del Proyecto son las siguientes.

Propósito del proyecto: Esto explica por qué se desea el proyecto. Puede consultar un caso comercial o el contrato que está impulsando este proyecto o simplemente deletrear por qué es importante hacer este trabajo.

Descripción del proyecto: Explique en esta sección lo que el proyecto logrará. Debe incluir detalles sobre los elementos que se van a construir o los servicios que se van a entregar.

Presupuesto: En este punto es posible que no tenga todos los detalles sobre las tareas del proyecto, por lo que no puede armar un presupuesto completo y detallado del proyecto. Anote cualquier restricción presupuestaria o el alto nivel inicial de gastos que espera.

Riesgos: Todos los proyectos tienen riesgos. Esta sección de la Carta constitutiva del proyecto forma la versión inicial del registro de riesgos de su proyecto. Documente cualquier riesgo que conozca en este punto para que el equipo de gestión pueda ver qué puede afectar el proyecto en el futuro.

Hitos: Si conoce los hitos de alto nivel, inclúyalos en el Estatuto del proyecto en esta sección. Puede transferirlos a su diagrama de Gantt más adelante cuando llegue a armar un plan más detallado. En este momento, solo está buscando fechas de abandono o cualquier cosa especificada en los contratos para los que está trabajando.

Objetivos del proyecto: Esta es una sección realmente importante pero puede ser difícil de armar. Está tratando de responder la pregunta: "¿Cómo sabremos cuando hayamos terminado? "Escriba lo que espera que el proyecto entregue y cómo sabrá si ha llegado allí. Por ejemplo, en un proyecto para lanzar un sistema de registro de tiempo para todos los departamentos, el objetivo podría ser: "Todos los equipos usarán el sistema de hojas de tiempo antes de fin de año. "También tome nota de quién será el responsable de aceptar que ha alcanzado este objetivo. Esto evita cualquier problema al final del proyecto, donde de repente nadie está preparado para firmar el trabajo como completo.

Niveles de autoridad del administrador de proyectos: A menos que sea realmente claro y esté documentado en otro lugar, vale la pena incluir una sección en el Estatuto sobre lo que puede hacer sin obtener más firmas de alguien más mayor.Esto generalmente se relaciona con los niveles de tolerancia que se han establecido en el presupuesto y los plazos, y se expresaría así: "El gerente del proyecto tiene una tolerancia del 10% en el presupuesto y una tolerancia del 5% según el cronograma. Cualquier desviación por encima de estos límites aprobados debe ser firmada por el patrocinador del proyecto. "Puede ampliar esta sección para especificar qué autoridad, si corresponde, tiene el gerente de proyecto para contratar y despedir personal del equipo del proyecto.

Aprobar la Carta del Proyecto

La sección final de la Carta del Proyecto es la sección de aprobaciones. El gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto (o la persona que inició el trabajo, si aún no se ha designado un patrocinador a más largo plazo) deben firmar y fechar el documento. Hoy es probable que sea por correo electrónico, así que guarde una copia de la autorización de correo electrónico en los archivos de su proyecto en caso de que necesite consultarlo nuevamente.