Cómo escribir solicitudes para RFP y RFQ

Ahora que ha analizado los requisitos de su negocio y ha completado su búsqueda de proveedores, está listo para comenzar con el proceso de selección de vendedores. Una Solicitud de propuesta (RFP) bien redactada o una Solicitud de oferta (RFQ) es la clave para seleccionar el mejor proveedor al mejor valor para su empresa. Escribir un RFP o RFQ no es difícil si comprende los objetivos y la función del documento.

Decide: Solicitud de propuesta o Solicitud de oferta

Solicitud de propuesta (RFP)
Se utiliza una RFP para servicios o productos complejos donde la calidad, el servicio o el producto final diseñado será diferente de cada proveedor que esté respondiendo.

Solicitud de presupuesto (RFQ)
Una RFQ se utiliza para productos básicos, servicios simples o piezas sencillas / sin complicaciones con poco o ningún espacio para la diferenciación de producto o servicio entre las respuestas vendedores. Los puntos de negociación podrían incluir plazos de entrega, opciones de empaquetado, etc.

Objetivos de un RFP o RFQ

• Obtener propuestas detalladas para evaluar la respuesta de cada proveedor para que se cumplan los mejores intereses de su empresa en todos los frentes > Aproveche la naturaleza competitiva del proceso de selección de proveedores para negociar el mejor trato posible
• Asegúrese de que se cumplan los intereses de todas las partes interesadas de su empresa y se llegue a un consenso
• Pone a su empresa a cargo de todo el proceso de selección de proveedores y establece las reglas de selección en la parte delantera

Inicia la construcción de la asociación entre usted y el proveedor desde el comienzo

• Secciones de la Solicitud de oferta o Solicitud de oferta

La RFP o RFQ debe contener las siguientes secciones. Tenga en cuenta que cada documento será diferente según el tipo de empresa y producto que esté buscando.

Adapte cada sección para sus necesidades individuales.

Detalles de envío

1. Fechas límite, dirección postal de su empresa, persona de contacto para preguntas y aclaraciones
   
   Introducción y resumen ejecutivo
2. Escriba esta sección al final después de que el documento completo haya finalizado. Esto se utiliza para brindarles a los posibles proveedores una breve descripción general de su empresa y los requisitos para su producto o servicio.
   
   Perspectiva general del negocio y antecedentes
3. Brinde una breve descripción de su negocio, productos y sector de mercado al que atiende. Esto ayudará a sus posibles proveedores a comprender qué necesidades comerciales están tratando de completar con el proceso de selección de proveedores. Además, brinde información básica importante que beneficiará al proveedor cuando responda.
   
   Especificaciones detalladas
4. Esta debería ser la sección más larga del documento.Para una RFP, contendrá los
   medidas y requisitos cualitativos que impulsarán la decisión de selección del proveedor. Para una solicitud de oferta, esta sección debe proporcionar las medidas cuantitativas que buscará en la respuesta del proveedor. El criterio de ejemplo incluye: Dibujos de productos
   • Tolerancias de ingeniería
   • Niveles de servicio
   • Hitos
   • Entregables y plazos
   • Requisitos técnicos o comerciales
   • Funcionalidad de software
   • Requisitos de hardware
   • < Suposiciones y restricciones

Cualquier suposición y / o restricción que los posibles proveedores deben conocer debe aparecer aquí. Si no se es directo y sincero con el proveedor, se abrirá la puerta a la renegociación del acuerdo en una fecha posterior y se corre la posibilidad de forzar la relación que tiene con su proveedor. Los posibles temas incluyen gastos de viaje, costos de actualización / modificación, derechos de licencia, etc.

1. 
   Términos y condiciones
   Todos los términos y condiciones del contrato deben enumerarse para que el proveedor pueda hacer una respuesta justa y honesta . Estos pueden incluir opciones de financiación, duración del contrato, opciones de renovación, garantías, penalizaciones de entrega, niveles de servicio, etc.
2. 
   Criterios de selección
   La sección final debe ser una descripción general de los criterios de selección que utilizará para toma tu decisión Algunas compañías prefieren mantener esta información totalmente confidencial; mientras que otras compañías creen que esto ayudará a los proveedores potenciales a enfocarse en lo que es importante para su empresa.
3. Distribuya la RFP / RFQ a proveedores seleccionados
   Finalmente, redacte una carta de presentación y envíe dos copias de su RFP o RFQ a cada uno de los proveedores que seleccionó de su proceso de búsqueda. Asegúrese de incluir la información de contacto adecuada para brindar asistencia a cualquier proveedor que lo necesite.

Siguiente paso: Evaluación de propuesta y selección de proveedor