Intercambio de documentos de bienes raíces con Google Drive

¿Qué es Google Drive?

Google Drive es un servicio gratuito de Google que monitorea constantemente los archivos en su disco duro y los respalda en la nube. Digo gratis, y hay hasta 15 GB de almacenamiento compartido en Gmail, Google + fotos y Google Drive. Por lo tanto, la cantidad de espacio libre que tiene va a variar en función de la cantidad de espacio que está utilizando para las otras dos aplicaciones. Si usa Gmail u otros servicios de Google, debería poder verificar su uso de almacenamiento actual y el espacio restante en la página de Google Storage aquí.

Google Drive para transacciones inmobiliarias

Para utilizar Google Drive, debe instalar la pequeña aplicación en su disco duro. Esto crea una carpeta y cualquier archivo que arrastre o guarde en esa carpeta se copiará automáticamente en Google Drive en la nube. No necesita hacer nada, y es una sensación cómoda saber que tiene una copia de seguridad en la nube de los archivos importantes.

Dependiendo de la cantidad de almacenamiento que tenga o adicional que desee pagar, puede poner tanto en esta carpeta como desee. Pago 1 Terabyte de espacio porque coloqué toda mi carpeta Mis Documentos dentro de la carpeta de Google Drive. Eso incluye mis fotos, y como utilizo una cámara de teléfono Android y tengo mis fotos guardadas automáticamente en Google +, uso mucho espacio. Sin embargo, para tener casi todo lo que hago respaldado de esta manera, vale la pena los $ 9. 99 / mes para este almacenamiento. Hay muchos niveles más económicos entre los que puede elegir.

Para bienes raíces, probablemente ya esté haciendo lo básico creando una carpeta de transacciones en su disco duro para cada transacción. Solo necesita colocar esa carpeta dentro de la carpeta de Google Drive para realizar las copias de seguridad. Sin embargo, si es como yo, hay algunos archivos que no comparto con el cliente, como notas o documentos relacionados con la transacción, pero que no son de interés ni necesarios para el cliente.

Simplemente cree una subcarpeta dentro de la carpeta principal de transacciones, tal vez llamada Documentos del Cliente, y coloque todo lo que quiera compartir en esa carpeta.

Ahora solo necesita ir a la carpeta de Google Drive en la Web y usar la opción Compartir para compartir la carpeta apropiada con sus clientes. Claro, todavía puedes enviarles documentos como archivos adjuntos, pero es genial poder decirles que tendrán acceso a todos los documentos en cualquier momento en la carpeta compartida. Después de que se cierra un trato, envío un correo electrónico a mis clientes y les hago saber que deben asegurarse de que descarguen todos los documentos de esta carpeta, a menos que ya los hayan archivado de algún modo a través de correos electrónicos o en mano.

** Advertencia: MUY IMPORTANTE: cambie el botón predeterminado "Puede editar" a "Puede ver"."Todavía pueden descargar los elementos. Sin embargo, si les permite editarlos, pueden eliminarlos o moverlos de alguna otra manera a su computadora. Si lo hacen, desaparecerán en su carpeta de Google Drive y luego volverán a realizar una copia de seguridad. y desaparecen de tu disco duro!!! **

En algún momento en el futuro, querrás retirar esta carpeta para liberar espacio, y quieres que sepan que deberían obtener los documentos que desean dentro de unos pocos meses.

Otra razón por la que pago por 1 TB de espacio de almacenamiento es porque quiero mantener las carpetas de transacciones en funcionamiento durante al menos el número de años que mi estado me exige para mantener archivos en papel de las transacciones. De esta manera tengo un archivo en papel , un archivo de carpeta de disco duro y un archivo de copia de seguridad en línea. Mi estado, Nuevo México, ahora permite el almacenamiento de documentos electrónicos, ya no requiere archivos en papel.

Archivos inmobiliarios desde el primer contacto hasta el cierre

Todos deseamos que cada mostrando condujo a un cierre y una comisión, pero todos sabemos que ese no es el caso. Hay documentos y comunicaciones por correo electrónico que pueden o no ser el preludio de una transacción. Al iniciar una carpeta para cada cliente que llega a la etapa de visualización, puedo simplemente mover esa carpeta a la carpeta de mi transacción más adelante para obtener un conjunto completo de documentos, todo en un solo lugar.