¿Qué se necesita para tener éxito en la gestión de eventos?

La gestión de eventos es el proceso de utilizar la gestión empresarial y las habilidades de organización para visualizar, planificar y ejecutar eventos sociales y comerciales. Las personas que se especializan en la administración de eventos trabajan con presupuestos, calendarios y proveedores para crear los mejores eventos posibles para sus clientes.

Muchas personas piensan en la administración de eventos como un campo que maneja principalmente conciertos y bodas. Sin embargo, hay muchas otras ocasiones que requieren o podrían beneficiarse de la gestión de eventos, incluyendo convenciones, reuniones de negocios, eventos deportivos, festivales, fiestas grandes y reuniones.

Muchas empresas utilizan firmas de gestión de eventos para coordinar sus reuniones más importantes y otros eventos. El mercado de trabajo para gerentes de eventos está creciendo, con algunas estimaciones de que la necesidad de gerentes de eventos aumentará en un tercio en la próxima década.

¿Qué hace un administrador de eventos?

Los planificadores de eventos tienen diferentes puestos de trabajo, pero la función principal de su trabajo recae en el ámbito de la gestión de eventos. Cuando trabaje en la administración de eventos, estará involucrado en la planificación, ejecución y evaluación de eventos corporativos, asociativos, sin fines de lucro, gubernamentales y sociales.

La gestión de eventos requiere fuertes habilidades organizativas, presupuestarias y creativas. Quienes trabajan en la gestión de eventos deben sentirse cómodos interactuando con todos los niveles de personas dentro y fuera de su organización.

Un gerente de eventos comenzará a planificar un evento reuniéndose con el cliente y obteniendo información sobre la visión del evento por parte del cliente.

Él y el cliente desarrollarán un presupuesto de evento para el evento. Una vez que el presupuesto esté en su lugar, el administrador del evento finalizará el concepto para el evento, trabajará para alinear una ubicación y proveedores, y obtendrá los permisos, permisos y seguros necesarios.

Si se requieren oradores para el evento, el equipo de gestión del evento se coordinará con el cliente para involucrarlos.

Si se necesitan otros extras, como estacionamiento y transporte, el equipo también los organizará.

El día del evento, el equipo de administración del evento estará en el sitio para ejecutar el evento y manejar cualquier problema que surja. Después del evento, el equipo resumirá los detalles restantes y obtendrá los comentarios del cliente.

Perspectivas de empleo en la gestión de eventos

Según la Oficina de Estadísticas Laborales del Departamento de Trabajo de los EE. UU., Los empleos para "planificadores de reuniones, convenciones y eventos" crecen más rápido que la media ". A medida que la globalización aumenta y las empresas continúan reconociendo el valor de reuniones planificadas profesionalmente, la demanda de reuniones y eventos se prevé que crezca ", dice el departamento.

La mayoría de las personas que ingresan a la administración de eventos necesitarán una licenciatura.La experiencia en hostelería o gestión del turismo también es útil. Los gerentes de eventos exitosos son verdaderas "personas de personas" y tienen excelentes habilidades de organización, interpersonales y multitareas.

Los equipos de administración de eventos a menudo trabajan estrechamente con los equipos de relaciones públicas y con los profesionales de la hospitalidad en las ubicaciones de los eventos. Algunos profesionales de gestión de eventos viajan con frecuencia, mientras que otros se centran en la gestión de eventos en un área geográfica.

Las responsabilidades son diferentes

Las principales responsabilidades de un planificador incluyen controlar el tiempo durante los eventos, garantizar la configuración adecuada según lo establecido por el cliente, gestionar al personal de espera, enlace de catering y otras tareas relacionadas con el lugar que son fundamentales para el éxito del evento. Los administradores de eventos, por otro lado, están allí con usted en cada paso del camino. Desde el momento en que nos encontramos hasta el momento en que finaliza el evento. Los gerentes organizan todos los detalles del evento, administran proveedores, crean y administran presupuestos y cronogramas, ayudan en las negociaciones de contratos y administran el proceso de selección de sedes.

Muchos planificadores y gerentes de eventos viven para esta industria porque son apasionados, y su deseo de ayudar o asegurar el negocio de un cliente nunca debe ser mayor que la comprensión de sus limitaciones. Entonces, cuando te enfrentas a la pregunta, ¿qué traes a la mesa, es mejor venir de un lugar de honestidad?

No solo hará lo correcto, sino que también podrá establecer las expectativas del cliente y protegerlas de las decepciones.