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Las reuniones de lecciones aprendidas son una parte importante de la gestión de proyectos. No puede mejorar la entrega de su proyecto si no sabe qué funciona y qué no. No puede simplificar sus procesos si nunca se toma el tiempo para evaluar críticamente si están funcionando como deberían.
Desarrolla una biblioteca de conocimiento sobre lo que funciona y lo que no funciona al tomarse el tiempo para revisar sus prácticas. Y luego actuar sobre el resultado de esas revisiones para mejorar los proyectos en el futuro.
Sin embargo, hay un error con este modelo.
¿Lo has visto?
Sí, es que la revisión de las lecciones aprendidas ocurre al final del proyecto. Es como decir: "¿Cómo puedo ayudarlo ahora que ya es demasiado tarde? "
Por qué esperar hasta el final no es bueno
Esperar hasta que el proyecto finalice significa que solo los proyectos futuros se beneficiarán de la sabiduría adquirida durante ese trabajo en particular. Para sus clientes y partes interesadas, es frustrante que se les pregunte qué podría haber sido mejor cuando no pueden hacer nada al respecto. El proyecto ha terminado. Terminado. Pasan el tiempo con usted hablando de lecciones y mejoras de proceso porque quieren ayudar a otras personas, no porque personalmente van a ver ningún retorno en ese momento.
Esto es tan fácil de rectificar que significa que no hay excusa para esperar hasta el final del proyecto para tener una revisión de lecciones aprendidas.
Cómo programar reuniones de lecciones aprendidas
La solución es programar reuniones de lecciones aprendidas tan a menudo como sea posible.
Deberían estar al menos al final de cada sprint o fase de proyecto, y algunas veces los hago con una frecuencia de una vez al mes.
El beneficio de las revisiones frecuentes es que son mucho más cortas. Estás revisando un marco de tiempo más pequeño, por lo que es probable que haya menos lecciones para incorporar. Incluso puede incluir una breve reseña al final de una reunión normal del equipo del proyecto.
Al igual que con una revisión completa al final del proyecto, la preparación para su reunión sigue siendo importante. Piense en lo que quiere preguntar y en lo que quiere sacar del tiempo con su equipo y las partes interesadas. Entonces puedes asegurarte de que estás capturando lo que te dará la mayor mejoría en el rendimiento del equipo.
Actuar sobre las lecciones es esencial
La desventaja, si se quiere llamar así, de revisiones frecuentes es que sus partes interesadas se aburrirán de que se les pida constantemente que nos den su opinión a menos que vean que algo está sucediendo. Esto es realmente importante A nadie le importa que se les pida su opinión si saben que van a tomar medidas basadas en eso y que sus vidas serán más fáciles como resultado.
También es una gran manera de seguir causando una buena impresión a sus clientes y clientes.
Crear un calendario de seguimiento
La manera más fácil de asegurarse de que está actuando sobre los comentarios y las lecciones descubiertos en sus revisiones periódicas con las partes interesadas es crear un calendario de seguimiento. Esto es simplemente un registro de todas las acciones y tareas que quedan fuera de sus discusiones. Cree un rastreador básico en una hoja de cálculo o use su software estándar de la lista de tareas pendientes para registrar y rastrear las acciones.
[Obtenga más información sobre el seguimiento de su proyecto.
]
El beneficio de hacer esto -además de ser una buena práctica de administración de proyectos- es que la próxima vez que tenga una revisión puede volver a la persona que planteó ese punto y decirles que ha hecho algo al respecto . Así es como construyes buenas relaciones incluso con partes interesadas difíciles: alguien te dio retroalimentación, hiciste algo como resultado y regresaste y les dijiste que habías tomado acción. Deberían poder ver fácilmente una mejora.
Sin embargo, aquí hay un desafío, y eso se produce cuando no se puede mejorar un proceso o actuar en función de sus comentarios. Eso va a suceder: no es posible implementar todo lo que las partes interesadas piden, especialmente porque algunas veces van a pedir cosas totalmente poco realistas, como eliminar el proceso de gestión del cambio. Vuelva con ellos y explique por qué no puede implementar o actuar según sus comentarios.
Esto no es tan bueno como poder hacerlo (desde su perspectiva) pero muestra integridad y la capacidad de seguir adelante. Seguirá construyendo una reputación sólida como gerente de proyecto que brinda si mantiene informadas a las partes interesadas, incluso si el resultado es que no pueden tener lo que desean.
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