Falla mi año de cadena de suministro

Mi verdadera entrega puntual nunca alcanzó a ver el 100 por ciento. Mi inventario físico reveló que mi control de inventario era una broma. Clientes se quejaron.

Mi cadena de suministro tuvo un gran año. Más o menos

¿Perder los objetivos de su cadena de suministro significa que tuvo un año exitoso? No o si, pero tal vez tal vez.

No, no fue un éxito

La respuesta "No" se basa en el hecho de que los objetivos de mi cadena de suministro eran optimizar mis procesos.

Me había propuesto, a un alto nivel, entregar a mi cliente lo que querían, cuando lo querían, y lograrlo gastando la menor cantidad de dinero posible. Había puesto mi mira en el 100 por ciento de entrega a tiempo, 100 por ciento de control de inventario y 100 por ciento de satisfacción del cliente.

Mi entrega anual total a tiempo fue del 96 por ciento. Mi control de inventario resultó ser 92 por ciento. Y a pesar de que mis clientes no llamaban a la mañana, al mediodía y a la noche para quejarse, esas entregas tardías del 4 por ciento y los productos devueltos significaban que no todos mis clientes eran felices todo el tiempo.

¿Cómo podría una persona razonable evaluar esto como un exitoso año de la cadena de suministro?

Sí, era

Cómo, de hecho. Mi equipo de vidrio está medio lleno señalaría que lanzamos varios productos nuevos este año. Los desafíos de arranque, los ajustes y los comienzos asociados con el lanzamiento de nuevos productos y los objetivos agresivos de salida al mercado que se nos dieron contribuyeron a los errores de entrega a tiempo.

Además, en general, mi pequeña empresa cumplió sus objetivos de ingresos. Incluso mostramos una mayor rentabilidad (en términos de porcentajes y números brutos) que el año pasado, por lo que nuestros ingresos aumentaron mientras que nuestro costo de bienes no subió tan alto. Yay, cadena de suministro!

Eso significa que tuvimos éxito administrando múltiples programas de abastecimiento: encontrando nuevos proveedores para productos existentes.

Y esos nuevos proveedores ayudaron a reducir nuestros costos de bienes. Nuestro equipo de ventas pudo vender nuestros productos existentes al mismo precio, mientras que nos costó menos fabricarlos.

A través de esos múltiples programas de abastecimiento, también consolidamos nuestra base de suministro, lo que significaba que teníamos menos proveedores para administrar. Eso significaba que cuando Jessica en marketing decidió trabajar medio tiempo para poder pasar más tiempo con sus hijos, pudimos llevar a Mario (uno de nuestros compradores / planificadores de la cadena de suministro) al marketing. Y no volvimos a llenar a Mario. Alexis, que había sido analista de la cadena de suministro junior, se hizo cargo de los deberes de Mario.

Y la exitosa actividad del programa de abastecimiento y la consolidación de proveedores hicieron que todo fuera posible.

Entonces, de hecho, algunos dirían: Sí, tuve éxito con mi cadena de suministro este año.

Pero probablemente sea posible

Puedes ver todos esos nombres, Jessica, Mario y Alexis, y pensar: ¡Hola, señor!¿Quién trabaja realmente en una pequeña empresa? Y diría que he enumerado casi la mitad de los empleados aquí. Entonces sí.

La Small Business Administration estaría de acuerdo.

La verdadera pregunta de si mi año de cadena de suministro falla fue un fracaso realmente absoluto o un éxito sin cuartel cae en el área gris en la que todos realmente vivimos.

La vida no es un punto en el tiempo. La vida es un continuo. ¿Y qué más hemos aprendido sobre la vida? Así es, es una metáfora de la cadena de suministro. Entonces, ¿qué pasa si corro esa primera milla en cinco minutos, si estoy corriendo una maratón?

Esas métricas que utilicé para medir el rendimiento de la cadena de suministro capturaron todos los porcentajes que necesitaba, pero ¿cómo se derivaron? La base de esas métricas debía ajustarse y eso es lo que hice a mitad de mi año.

Antes de terminar con el 94 por ciento de entrega a tiempo, nos jactamos de nuestra entrega puntual del 99,7 por ciento. Luego hicimos doble clic en esa cifra del 99,7 por ciento. Y lo que encontramos, no nos gustó.

Mi control de inventario fue perfecto antes de que empezáramos a realizar inventarios físicos. Luego aprendimos que, mientras prácticamente sabíamos lo que teníamos (la clave aquí es "bastante"), no sabíamos exactamente dónde estaba.

Entrega puntual

He dicho en repetidas ocasiones que el 100 por ciento debe ser el objetivo de entrega a tiempo de su pequeña empresa. Si no está enviando a sus clientes lo que quieren, cuando lo desean, es posible que no sepan la próxima vez que pidan lo que quieren. Porque podrían estar pidiéndola a un pequeño negocio de otra persona.

Es una medida difícil de capturar: negocios perdidos en el futuro debido a entregas tardías. La mayoría de los clientes no le dirán que lo han dejado o que le han cedido parte de su negocio en general a uno de sus competidores. Es mejor que se esfuerce por una entrega a tiempo del 100 por ciento.

Antes de ajustar cómo medimos la entrega a tiempo, estábamos montando bastante alto. Si redondeas el 99. 7 por ciento, obtendrás el 100 por ciento, así que si entrecerré los ojos muy fuerte, podría engañarme a mí mismo haciéndome creer que somos buenos en la entrega a tiempo.

Pero engañarte a ti mismo no es una de las piedras angulares del éxito. Lo que aprendimos es que si supiéramos que llegaríamos tarde a una entrega a un cliente, nos comunicaríamos con el cliente y le preguntaría si estaba bien si lo hicimos tarde. Si el cliente acepta, ajustaremos la fecha de nuestra promesa al cliente y nos contabilizaremos a tiempo, si establecemos la fecha ajustada.

Este proceso enmascaró los problemas. Debido a que nos estábamos engañando a nosotros mismos para pensar que habíamos logrado casi el 100 por ciento de entregas a tiempo, no nos dimos cuenta de que teníamos un proveedor que a menudo nos entregaba tarde. O cuál fue el verdadero impacto de esas entregas tardías.

Nos sentamos allí en nuestra ignorancia y creímos que estábamos atendiendo a nuestros clientes de una manera que satisfacía sus necesidades. Una vez que ajustamos nuestra métrica de entrega puntual para coincidir cuando nuestros clientes realmente querían sus entregas, nuestra entrega puntual cayó en los percentiles 80.Las banderas rojas de repente comenzaron a ondear.

Como parte de nuestro programa de abastecimiento, pudimos impulsar la entrega a tiempo de nuestros proveedores. La otra cara de nuestra medición de entregas a tiempo extremadamente errónea fue que nuestro proveedor no se dio cuenta de que su rendimiento era inaceptable. El programa de abastecimiento ayudó a resaltar eso, así que pudimos mantener al proveedor establecido, al tiempo que aumentamos su rendimiento.

La falla general del 94 por ciento de entrega a tiempo no cuenta toda la historia. Estamos en la dirección correcta. La entrega a tiempo ha alcanzado el 100 por ciento en 3 de las últimas 4 semanas. Y tenemos un control más estricto de la cadena de suministro.

Control de inventario

Solo tenemos un puñado de productos que enviamos a nuestros clientes. Así que fue relativamente fácil saber dónde estaba todo. Entonces comenzamos a lanzar nuevos productos. Y se hizo cada vez más difícil hacer un seguimiento de todo.

Excepto que, cuando optimiza la cadena de suministro, no tiene que hacer un seguimiento de todo. Sus sistemas de control de inventario lo hacen por usted. Para poner en marcha su sistema de control de inventario (ya sea un WMS completo o una hoja de cálculo o una pizarra), debe asegurarse de que los datos sean precisos.

Mi primer intento de inventario físico resultó en un bloqueo de fin de semana. Conté los productos que pensamos que habíamos enviado hace dos años. Fui a una caja que estaba "llena de" uno de nuestros productos clave, solo para encontrar que quedaban tres.

Antes de nuestro recuento físico, habría dicho que teníamos seis números de parte viables y dos ubicaciones de almacenes reales. Ahora tenemos más de treinta números de parte que residen en una docena de ubicaciones de almacén.

Hacemos recuentos de ciclos semanales. Comparamos lo que tenemos en nuestra hoja de cálculo de control de inventario (no estamos listos para un WMS completo) con lo que físicamente tenemos. Vamos a contar lo que tenemos físicamente y lo comparamos con nuestra hoja de cálculo.

Mi precisión de inventario del 96 por ciento me dice que para el año, no es genial. Pero, nuevamente, vivimos en un continuo. Hoy tenemos una precisión del 100 por ciento en el inventario, de modo que cuando le decimos a un cliente que podemos enviar un producto hoy, sabemos que lo tenemos (y sabemos dónde está).

Este año puede parecer un error en el control de inventario, pero el año que viene no. Tenemos procesos repetibles para garantizar eso.

Satisfacción del cliente

Estábamos luchando y no nos dimos cuenta. Teníamos clientes infelices pero nuestras métricas no habrían contado esa historia.

Ahora, enviamos a nuestros clientes lo que quieren, cuando realmente lo quieren y porque tenemos el control del inventario y de nuestros proveedores, gastamos la menor cantidad de dinero posible para lograrlo.