Conozca cómo puede beneficiarse de una auditoría de proyectos

Cada proyecto puede beneficiarse de una auditoría de vez en cuando. Pero no te preocupes, no es tan aterrador como parece. Una auditoría de proyecto es cuando una persona imparcial revisa su proyecto y proporciona orientación sobre lo que podría hacerse de manera diferente para mejorar sus posibilidades de éxito. Este artículo explica todo y le guía sobre cómo prepararse para una auditoría de proyecto.

¡Cuán formal es una auditoría de proyecto

Una auditoría de proyecto es normalmente un ejercicio formal.

El equivalente informal normalmente se llama revisión por pares. Aquí es donde un colega revisa su proyecto y la documentación asociada, y le brinda retroalimentación sobre dónde debería dedicar un poco más de tiempo.

Las auditorías de proyectos son formales ya que generalmente tienen un conjunto definido de preguntas y las lleva a cabo alguien que hace ese tipo de cosas con regularidad.

Quién realiza auditorías de proyectos

La persona que realiza la auditoría de su proyecto podría ser otro gerente de proyecto (probablemente alguien con una gran experiencia en ejecutar proyectos) pero es más probable que sea alguien de la Oficina de proyectos que realiza auditorías con frecuencia.

Va a ser alguien que se considere imparcial, por lo que no será su jefe de línea o patrocinador del proyecto. Incluso podría ser un equipo de personas, dependiendo del tamaño del proyecto.

Cómo prepararse para una auditoría de proyecto

Lo primero y más importante que debe organizarse es tener copias de la documentación de su proyecto para que el auditor las revise.

Si tiene un coordinador de proyectos, pídales que preparen un paquete de documentos (preferiblemente electrónicos). Debería tener toda su información fácilmente accesible, pero incluso si lo hace, este paso aún puede llevar algo de tiempo. Como mínimo, asegúrese de tener el plan del proyecto, el registro de riesgos, el registro de problemas, el presupuesto y el cronograma disponibles para el auditor.

Quién debe participar

Esto depende del tipo de cosas que el auditor desea observar. Usted, como gerente de proyecto, tendrá que pasar algo de tiempo con ellos. Espere que los miembros de su equipo también sean llamados para conversar con el auditor.

Tenga en cuenta que cuanto más tiempo pasen trabajando en tareas relacionadas con la auditoría, menos tiempo tendrán para el trabajo del proyecto, por lo que es posible que deba reprogramar algunas actividades y trabajar más despacio durante el período de auditoría.

Cuánto tarda una auditoría de proyecto

No hay un período de tiempo fijo para una auditoría de proyecto. En proyectos grandes, descubrirá que lleva mucho más tiempo. En proyectos pequeños, el auditor podría hacerse dentro de unas pocas horas. Tan pronto como sepa que su proyecto será auditado, pregúntele a su equipo de auditoría cuánto tiempo anticipan su trabajo.

Lo que busca la auditoría

Si se llamó a la auditoría debido a una inquietud particular, como no alcanzar los objetivos de calidad, entonces se espera que investigue esa área en profundidad.Una auditoría de rutina examinará ampliamente las diferentes áreas de gestión de proyectos y los resultados en los que el proyecto está trabajando. Cubrirá el tiempo, el costo y la calidad de su proyecto, y el compromiso de las partes interesadas.

El objetivo de la auditoría es averiguar si el proyecto va a cumplir sus objetivos o no.

Si el auditor siente que en base al desempeño actual el proyecto no alcanzará esos objetivos, presentará recomendaciones para la acción.

Recomendaciones Dependen de lo que se encuentre

Las recomendaciones en el informe del auditor dependerán de lo que hayan encontrado. Espere que sean positivos y redactados de una manera que le permita adoptarlos fácilmente. Deben ser prácticos.

En un extremo, el auditor puede recomendar que su proyecto se cierre, aunque esto solo ocurriría si sintieran que no había ninguna posibilidad de que un proyecto funcione a partir de este punto en adelante podría generar ningún tipo de valor para la organización.

Considere la auditoría de su proyecto como una experiencia positiva. Debería avisarle de cualquier señal de que su proyecto está en problemas y es una oportunidad para trabajar con un profesional experimentado en proyectos.

Implementar sus recomendaciones debería hacer que usted, su equipo y su proyecto tengan más éxito, y eso solo puede ser algo bueno.