Para saludar de teléfono de empresa

Hable sobre las primeras impresiones; Los saludos telefónicos son críticos. Los prospectos están decidiendo si hacer o no negocios con usted. Los clientes de Irate deciden qué tan útil y competente eres. Sin embargo, muchas empresas trasladan el saludo telefónico hasta el punto en que los empleados odian decirlo y los clientes y prospectos temen escucharlo.

Cuando se trata de saludos telefónicos, hay poder en la simplicidad. Para obtener los mejores resultados, incorpore tres elementos fáciles en los saludos telefónicos de su empresa: cortesía, brevedad y sinceridad.

Los saludos telefónicos deben ser agradables

Un saludo telefónico agradable es esencial para una llamada exitosa porque establece el escenario emocionalmente. En general, los oyentes tienden a reflejar o "atrapar" los estados emocionales de los hablantes. Este es un principio de comunicación que se cumple tanto si uno está hablando a un grupo de 1000, una reunión pequeña de 10 o un solo cliente por teléfono.

En otras palabras, las personas responden en especie. Si respondemos bruscamente el teléfono, es probable que la persona que llama se ponga brusca. Si contestamos el teléfono de forma agradable, es probable que la persona que llama sea agradable, y todos sabemos con qué persona es más fácil trabajar.

Imagine que es un cliente que llama a un lugar de negocios. El profesional del otro lado del teléfono parece irritado. ¿Cuál es su respuesta a un saludo telefónico así?

Cuando soy un cliente, mi respuesta tiende a ser irritante. Comienzo a pensar para mis adentros: "Bueno, ¿crees que ahora estás irritado?

¡Espera a que termines conmigo, entonces sabrás qué es la irritación!" Ni siquiera estaba irritado cuando llamé a la compañía. Simplemente capté la irritación del profesional.

También tuve la experiencia opuesta como cliente. Estoy irritado, muy irritado. Realmente quiero dejar que alguien lo tenga. Llamé a la compañía, pero la persona que contesta el teléfono es tan amable y profesional que no me atrevo a gritarles.

Odio cuando eso sucede. Esta vez he captado su profesionalismo.

Una de las maneras más fáciles de alcanzar un estado emocional rápidamente, como ser agradable, es utilizar el lenguaje corporal. La investigación realizada por John Grinder y Richard Bandler sugiere que el lenguaje corporal ayuda a crear estados emocionales. Si nos cargamos con hombros caídos, cara fruncida, cabeza inclinada, ojos desviados y respiración superficial, probablemente nos sentiremos deprimidos. Si sonreímos, respiramos profundamente, tiramos de nuestros hombros hacia atrás y miramos hacia adelante, probablemente nos sentiremos bien. ¿Cómo te llevas todo el día en el trabajo?

Recomiendo que los profesionales establezcan un ritual antes de contestar el teléfono. Para sonar agradables, necesitamos llevarnos en consecuencia. El ritual de saludo de mi teléfono es sentarme en el borde de mi asiento, retirar los hombros, tomar una respiración profunda, sonreír, dejar que el teléfono suene dos veces y luego responder.Nunca respondo mi teléfono a menos que haya realizado mi ritual. Mi negocio es muy importante.

A veces incluso me pongo de pie antes de contestar el teléfono si necesito una sacudida adicional de energía. Pon los pies en la tierra. Hacer saltos. Haga lo que sea necesario para alcanzar un estado agradable antes de contestar el teléfono. (Dentro de los límites del curso.)

Los saludos telefónicos deben ser sinceros

Sin guiones. Estoy en contra de escribir saludos telefónicos porque suenan poco sinceras, irritan a quienes llaman y desalientan a los empleados. Los saludos con guiones generalmente incluyen algún tipo de eslogan. "Hola. Es un hermoso día aquí en XYZ Company."

Ahora no me importa dónde trabajas. No puede ser tan bueno todo el día. En algún momento, decir: "Es un día hermoso …" va a ser un tramo o insincero. El otro riesgo es que la persona que llama está furiosa. Un empleado de una empresa de muebles me confió que odiaba contestar el teléfono, "Es un día hermoso …" porque las llamadas iracundas respondían rápidamente, "¡Bueno, no es un día hermoso donde estoy y venga aquí y solucione esto!" ¿No es de extrañar por qué los empleados y los clientes odian los saludos con guión?

Desea que el saludo sea natural, lo que también hace que sea más fácil sonar agradable de manera constante.

Los elementos clave de un saludo telefónico son el nombre de su departamento o compañía, su nombre y una oferta de asistencia, como en estos ejemplos de saludos telefónicos de negocios.

Un ejemplo de saludo telefónico de una empresa de telefonía puede sonar como este, "Compañía XYZ. El es Bob. ¿Cómo puedo dirigir su llamada? "

Un saludo de alguien en el departamento de contabilidad podría sonar así:" Contabilidad. El es Bob. ¿Cómo puedo ayudarlo? "

Indique el nombre de la empresa o departamento para que los clientes y posibles clientes sepan que están en el lugar correcto. ¿Cuántas veces ha estado cinco minutos dentro de un solo llame para darse cuenta de que la persona que llama estaría mejor atendida en otro departamento?

Indique siempre su nombre porque es un signo de autoridad. Indicar su nombre implica que usted es responsable. También crea un toque personal. Por último, finalice su negocio saludo telefónico con una pregunta que expresa su deseo de atender a la persona que llama. (Consulte 8 Reglas para un buen servicio al cliente.)

Los saludos telefónicos deben ser breves

Haga que sea breve He escuchado saludos telefónicos que son tan largos que temía que la persona que contestaba el teléfono se hiperventilara y tuviera un paro cardíaco tratando de extraerlo en un suspiro.

Los saludos excesivamente largos no son profesionales por muchas razones. Parecen agradables o sinceros porque técnicamente son imposibles de ejecutar. Los empleados los odian y esos sentimientos llegan. Las personas que llaman los odian porque pierden el tiempo. Afortunadamente, siguiendo las pautas anteriores, la brevedad está asegurada.

Resumen

Los saludos telefónicos son una parte poderosa de hacer negocios. Para tener éxito, mantenga saludos telefónicos simples. Practica un ritual para ser agradable. Permanecer sin guión. Ser breve.

Consulte también Consejos de gestión del tiempo para llamadas salientes y sugerencias de gestión del tiempo para llamadas entrantes.