Auxiliares administrativos o secretarios ejecutivos

Tanto los secretarios ejecutivos como los asistentes administrativos brindan soporte administrativo avanzado para uno o dos ejecutivos o gerentes. Pero lo que separa estos puestos de oficina de otros puestos de oficina más administrativos y de rutina es el nivel de responsabilidad y confidencialidad asociada a ellos.

Además de las funciones básicas de oficina, el asistente administrativo y el secretario ejecutivo también son responsables de redactar o preparar informes, organizar y programar reuniones, revisar los mensajes entrantes para determinar su importancia, preparar agendas para reuniones de la junta directiva, hacer arreglos de viaje y recopilar reuniones minutos, conduciendo investigaciones, preparando correspondencia, y supervisando y entrenando personal de oficina de nivel junior.

Estos roles pueden requerir diferentes niveles de experiencia y tienen cualquiera de estos puestos de trabajo similares:

• Asistente administrativo de nivel inicial
• Asistente administrativo
• Asistente administrativo superior
• Secretario ejecutivo
• Senior Executive Secretary
• Office Manager
• Senior Office Manager

Nota: Los puestos de asistente legal y médico son bastante diferentes y requieren una formación especial exigida en la profesión en la que trabajan.

Diferencias entre los asistentes administrativos y los secretarios ejecutivos

Las funciones de los secretarios ejecutivos y los asistentes administrativos tienen una superposición considerable, y las diferencias en los roles pueden variar según la organización. En algunos casos, la secretaria ejecutiva se centra en más tareas administrativas para un gerente o ejecutivos, como la programación de reuniones, la planificación de viajes, el manejo de comunicaciones escritas e incluso la contabilidad. Un asistente administrativo puede centrarse en más tareas de operaciones comerciales y asumir un rol de liderazgo en algunas capacidades, creando agendas para reuniones o conferencias, administrando presupuestos y manejando la facturación del proveedor.

Los asistentes administrativos pueden tener que tener una educación más especializada en algunos casos donde la gestión de las operaciones comerciales es fundamental.

Core Job Skills

Tanto los secretarios ejecutivos como los asistentes administrativos tienen un conjunto básico de habilidades laborales que son esenciales en cualquier rol. Estos incluyen habilidades excepcionales de organización, excelentes habilidades de comunicación escrita y oral, así como una gran atención al detalle y profesionalismo.

Deben poseer competencia técnica con herramientas de automatización de oficinas, incluidos los elementos esenciales del software como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, así como herramientas de contabilidad como QuickBooks.

Asistente Administrativo o Secretario Ejecutivo en una Oficina Pequeña

En una oficina pequeña, las responsabilidades de un asistente administrativo o secretario ejecutivo generalmente son responsabilidad de una variedad de personal de la oficina.En realidad, algunos trabajos pueden ser realizados por los propios ejecutivos de la empresa, y los roles de asistente administrativo o secretario ejecutivo pueden abarcar una mayor variedad de responsabilidades según sea necesario en la organización más pequeña.

Asistente administrativo o Secretario ejecutivo en una oficina mediana

A medida que aumenta el tamaño de una empresa, aumenta la necesidad de una persona altamente organizada y que pueda realizar una gran variedad de tareas. Esto es especialmente cierto para los ejecutivos que administran compañías que requieren altos niveles de confidencialidad e integridad para el negocio que se está llevando a cabo.

Asistente administrativo o Secretario ejecutivo en una oficina grande

Es común que una oficina grande tenga varios asistentes administrativos y / o secretarios ejecutivos. En este tamaño de empresa, generalmente es necesario contar con un gerente de oficina que coordine al personal que presta servicios a los ejecutivos de la compañía.

En algunos casos, un asistente administrativo acompañará al ejecutivo en viajes de negocios largos con el fin de ayudar con los arreglos de la reunión, la programación y otras tareas importantes de la organización.