Cómo enviar por correo electrónico verificaciones anuladas de forma segura

Un lector escribió una pregunta que plantea varios problemas relacionados con la realización de un pago de su cuenta de cheques:

1. Cómo enviar de forma segura información de la cuenta en línea
2. Cómo pagar desde una cuenta cuenta de cheques electrónicamente

Hay varias maneras de hacer un pago, y discutiremos las alternativas después de la pregunta del lector.

"Estamos alquilando un condominio en Hawái y para evitar la alta tarifa de procesamiento usando nuestra tarjeta de crédito para pagar el condominio, el agente también proporcionó ACH como una opción.

Pero para hacer esto, necesitamos enviarle un cheque anulado por correo electrónico. ¿Es una mala idea? No se siente bien, pero no puedo encontrar ninguna información en línea que sugiera de una manera u otra …

Cualquier información que proporciones sería genial. ¡Gracias! "

Envío de imágenes por correo electrónico

Tiene derecho a dudar: sus cheques muestran el enrutamiento bancario y el número de cuenta (sin mencionar su nombre y dirección), y esa información puede ser utilizada por ladrones de identidad para drenar su cuenta corriente . Incluso si anula el cheque, los números estarán visibles, y esa imagen existirá en algún lugar durante muchos meses o años por venir.

En la mayoría de los casos, esto no es un problema: es probable que su agente no se vaya a robar de su cuenta, y esa imagen podría eliminarse para siempre una vez que se haya utilizado. Pero el riesgo de fraude es significativo: podría perder dinero si se lo roban de su cuenta (actuar rápido le ayuda a limitar sus pérdidas), y el efecto dominó puede dificultarle la vida:

• Puede terminar rebotando otros cheques o Pagos faltantes que no se procesan porque no hay suficiente dinero en su cuenta
• ¡Tendrás que gastar tiempo y energía limpiando el desastre

Cómo pagar desde su cuenta de cheques (electrónicamente)

En lugar de simplemente enviar por correo electrónico el cheque a la vista, utilice un método de pago más seguro.

PDF encriptado: una forma de resolver el problema es enviar la imagen de verificación como un PDF encriptado. El destinatario del mensaje deberá usar una contraseña para ver la imagen del cheque, pero cualquier otra persona que "cruza" el mensaje solo verá datos confusos. Asegúrese de enviar la contraseña de forma segura; no la envíe por correo electrónico a menos que use diferentes direcciones de correo electrónico.

Lo mejor es llamar al destinatario y entregar la contraseña verbalmente, pero también puede enviar la contraseña como mensaje de texto.

Crear un PDF encriptado es fácil si tiene el software adecuado. Esta página explica el proceso utilizando Microsoft y el software de Adobe.

Archivo protegido con contraseña: es posible agregar una contraseña a muchos tipos diferentes de archivos. Si no puede crear un PDF encriptado, intente poner la imagen de su cheque en uno de esos archivos y agregue protección con contraseña.Una vez más, la idea es agregar un speedbump que active los scripts automatizados y aliente a los ladrones a seguir adelante.

Buen fax anticuado: si le resulta difícil obtener un archivo para correo electrónico, pregunte acerca de cómo enviar la imagen del cheque por fax. La mayoría de los lugares satisfarán su solicitud, y el envío de faxes es más seguro que el envío de correos electrónicos. Los datos del fax no se quedan para siempre (al menos no de la misma forma que lo hacen los archivos de la computadora), y robar información de una transmisión de fax es más engorroso que reenviar un correo electrónico.

Correo postal: si no hay prisa, pregunte por el envío del cheque. Por supuesto, el cheque podría perderse y la información podría ser utilizada por ladrones, pero la mayoría de las cartas llegan a su destino de forma segura.

Pagos electrónicos de cheques: en lugar de enviar un cheque por correo electrónico, vea si básicamente puede enviar un correo electrónico que pague desde su cuenta de cheques.

Varios servicios y aplicaciones en línea le permiten hacer esto de forma gratuita, o puede usar una tarjeta de crédito si desea protección adicional.

Si paga con una tarjeta de crédito, será fácil revertir los cargos si aparecen errores o cargos no autorizados, aunque es posible que tenga que pagar un poco más. También puede pagar con PayPal o un servicio similar que le permite disputar cargos. Square Cash es un servicio gratuito para gastar desde su cuenta corriente simplemente enviando un correo electrónico (después de configurar su tarjeta de débito).

Para obtener más sugerencias, consulte Cómo enviar dinero en línea.

Todos los métodos electrónicos que están por encima de mantienen secreta la cuenta bancaria y los números de su tarjeta de crédito : el proveedor de pagos ve esos números, pero no a todos los que paga. Esto limita el número de personas que pueden robar (o perder) esa información sensible.

Siempre hay una compensación entre seguridad y facilidad de uso, y nunca se puede alcanzar el 100% de seguridad (si alguien realmente quiere su número de cuenta, probablemente haya una forma de obtenerlo).

Sin embargo, si puedes dificultar las cosas a los ladrones, la mayoría pasará a objetivos más fáciles. Aquí hay algunas ideas sobre cómo hacer eso.

¿Los controles son riesgosos?

Cada vez que entrega un cheque a alguien, ellos ven cuál es su número de cuenta, junto con los números de ruta de su banco. La mayoría de las veces, eso no es un problema; simplemente quieren depositar el cheque y obtener solo lo que se pretendía pagarles. Pero los ladrones pueden copiar esa información e imprimir cheques falsos que se obtienen de su cuenta (o usarla para sacar de su cuenta electrónicamente). Como se imaginarán, irán de compras cuando usted paga las facturas.

A menudo está protegido contra este tipo de fraude, siempre y cuando vigile sus cuentas y notifique a su banco rápidamente, pero en algunos casos puede quedarse atrapado con los cargos.

Quizás se pregunte: si expone la información de su cuenta cada vez que escribe un cheque, ¿por qué es peor enviar una imagen de su cheque por correo electrónico? Es cierto que ambas actividades conllevan riesgos: incluso si entrega un cheque a un amigo de confianza o un negocio legítimo, ese cheque podría perderse o ser robado.Pero enviar una copia electrónica es más arriesgado.

Cuando hay un cheque impreso involucrado, la única forma de usar la información es físicamente obtener el cheque (o de alguna manera obtener una copia del cheque). En la mayoría de las situaciones, el control se destruye poco después de que se cargue en un sistema seguro. Puede ser fotografiada o convertida en una imagen electrónica, pero esas copias generalmente son seguras.

El correo electrónico no es un sistema seguro. Cuando envía un mensaje, se mueve a través de numerosas computadoras, algunas de las cuales pueden tener instalado un software malicioso. Además, no sabe cuán cuidadoso es su destinatario con su cuenta de correo electrónico: ¿está desbloqueada su computadora con la aplicación de correo electrónico abierta cuando sale a almorzar? Incluso si el mensaje se elimina rápidamente, una copia archivada de ese mensaje podría mantenerse (en un lugar relativamente inseguro) durante mucho tiempo.

No importa cómo use sus cuentas, siempre es una buena idea monitorear sus cuentas bancarias para limitar su riesgo. La manera más fácil de hacerlo es configurar alertas básicas cuando el dinero abandona su cuenta.