Implementando un Warehouse Management System (WMS)

Los sistemas de gestión de almacenes (WMS) han estado disponibles desde los primeros sistemas informáticos y permitían una funcionalidad sencilla de la ubicación de almacenamiento. En la actualidad, los sistemas WMS pueden ser independientes o formar parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) y pueden incluir tecnologías complejas como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y el reconocimiento de voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de almacenamiento sigue siendo el mismo, que es proporcionar información para permitir un control eficiente del movimiento de los materiales dentro del almacén.

Al seleccionar un WMS hay muchos proveedores para elegir. Si actualmente opera un sistema ERP, entonces la funcionalidad de WMS puede ser parte de ese paquete, o puede usar un paquete WMS que se atornilla. Para las empresas que usan las mejores soluciones de su clase, la elección de WMS reflejará los requisitos de las operaciones de su almacén.

La implementación de un WMS suele ser compleja. La planificación del proyecto es fundamental para el éxito de cualquier implementación de WMS. El proyecto requiere recursos de almacén para recopilar datos sobre el almacén físico, los materiales, el inventario y definir las estrategias necesarias para operar el almacén. Existe el desafío adicional de implementar el sistema mientras se sigue operando el almacén. Un factor importante de todos los proyectos sigue siendo el envío de productos mientras se está implementando el WMS.

La complejidad de una implementación de WMS varía según cada empresa. Las dimensiones físicas y las características de cada artículo que se almacenará en el almacén deben recopilarse e ingresarse en el nuevo sistema.

Los cálculos de capacidad requieren el tamaño físico y el peso del artículo almacenado, así como las dimensiones de todos los contenedores o bastidores de almacenamiento en el almacén. Se requieren las opciones de almacenamiento para cada artículo, por ejemplo, si el artículo se puede almacenar por separado, en una caja, en una plataforma o si se puede apilar. Cada elemento debe revisarse para ver si se trata de limitaciones físicas en su almacenamiento, como la necesidad de refrigeración.

Se debe recopilar información sobre materiales peligrosos para que el artículo no se almacene en ciertas áreas. Esta información es solo parte de los requisitos de la implementación de WMS. El sistema requiere que se tomen decisiones o configuraciones sobre cómo se colocarán o quitarán los elementos del sistema, en qué orden, para qué tipos de materiales y qué métodos de colocación y eliminación se deben usar. La implementación requiere una contribución significativa de los recursos que operan el almacén en el día a día y esto puede ser una carga para las operaciones del almacén. Un proyecto exitoso reconocerá este hecho y asegurará que el personal clave requerido para la implementación reciba la copia de seguridad adecuada para que las operaciones del almacén no sufran.

Después del exitoso lanzamiento del sistema WMS, muchas empresas encontrarán que los recursos necesarios para operar el sistema son mayores que antes de la implementación. Esto se debe principalmente a la naturaleza intensiva de los datos del software y al hecho de que los almacenes están en un estado de flujo; se mueven los bastidores, se cambian las estrategias de colocación y eliminación, se agregan nuevos elementos y se desarrollan nuevos procesos. La precisión del almacén es primordial para que el software funcione, y para hacerlo, deberá ingresar los datos de manera precisa y oportuna.

Aunque la mayoría de las implementaciones de WMS reducirán los costos de mano de obra en la colocación y eliminación de materiales, a menudo se requiere una función adicional de administración de almacenes para operar el software.

A pesar de la complejidad, los sistemas WMS ofrecen a las empresas considerables beneficios significativos. No solo se reducirán los tiempos de colocación y eliminación del ciclo, sino que se mejorará la precisión del inventario. Esto se suma a una mayor capacidad de almacenamiento, un mayor almacenamiento organizado de materiales y una mayor flexibilidad de las operaciones de almacén.