¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?

El Sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un software o una solución en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de recursos humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de un negocio . Es útil para todos los procesos que desea rastrear y de los que espera recopilar datos.

Normalmente empaquetado como una base de datos, cientos de compañías venden alguna forma de HRIS y cada HRIS tiene capacidades diferentes.

Elija su HRIS con cuidado en función de las capacidades que necesita en su empresa.

Consideraciones clave a medida que observa sus opciones de HRIS

La selección de un HRIS es una situación estresante, ya que existen muchas opciones. Elegir las opciones que mejor se adapten a sus necesidades en su empresa es un desafío. Recorrer la información proporcionada por cada sistema también es un desafío.

Los vendedores son a menudo vendedores comisionados que verbalmente pueden decirle que el sistema satisfará sus necesidades. Asegúrese de verificar esto con varias fuentes, incluidos clientes actuales, grupos de discusión en línea, LinkedIn, otros miembros de SHRM y reseñas de Google.

Estos son otros factores a considerar cuando selecciona su HRIS.

• Recuerde que incluso si su compañía es solo unas pocas personas hoy en día, puede que tenga el doble o incluso 10 veces ese número de empleados en el futuro, así que elija un sistema que pueda crecer con su negocio.
• Otro factor clave que debe considerar es que muchos HRIS pueden lograr solo una parte de lo que necesita la automatización para lograr. En estos casos, querrá asegurarse de que los componentes de cualquier complemento o sistema adicional funcionen juntos sin problemas.

• Verifique también qué tipos de capacitación y apoyo continuo están disponibles para su personal. También debe asegurarse de que las promesas del consultor de ventas sobre la capacitación y el seguimiento después de la compra estén escritas en su contrato para comprar el HRIS.

Funcionalidad de mejores opciones de HRIS

Por lo general, los mejores sistemas de información de recursos humanos (HRIS) proporcionan en general:

Gestión de toda la información de los empleados . Los datos como nombres, títulos, direcciones y salarios son un comienzo básico. Historial de salarios y puestos, estructuras de informes, historiales de evaluación de desempeño y otra información crítica de los empleados.

Documentos relacionados con la empresa , como manuales para empleados, procedimientos de evacuación de emergencia y pautas de seguridad.

Administración de beneficios que incluye inscripción, cambios de estado y actualización de información personal. En un sistema ideal, puede permitir que los empleados busquen y revisen su propia información, incluido el seguimiento de las vacaciones.

Integración completa con la nómina y otros sistemas financieros y de contabilidad de la empresa.Cuando están conectados, puede asegurarse de que los cheques sean correctos. Nunca hay una desconexión entre lo que es la tasa de pago oficial y la información que tiene la nómina. Si los sistemas no se integran, es fácil actualizar un salario en un sistema y no en el otro.

Seguimiento del candidato y gestión del currículum: Cuando su sistema no presenta problemas, el reclutador puede hacer clic en un botón de contratado y toda la información del solicitante se transfiere al lado del empleado. Esto ahorra mucho tiempo porque la entrada de datos y el papeleo prácticamente desaparecen.

Si un solicitante ingresa su propia información cuando realiza la solicitud, puede garantizar la precisión. Si la carta de oferta se genera fuera del mismo sistema que el sistema de nómina, el salario coincidirá perfectamente y no hay malentendidos.

Planes de desarrollo de rendimiento: No es suficiente tener planes, si se registran en un sistema central, entonces pueden seguir fácilmente al empleado de una posición a otra. El liderazgo superior puede ejecutar informes para ver dónde están las personas y qué están planeando sus jefes individuales para su futuro.

Acciones disciplinarias: Es importante hacer un seguimiento de quiénes han sido suspendidos, degradados o se han observado otras acciones negativas en contra de ellos, incluso después de que el empleado abandone su organización. Cuando una empresa llama y solicita una referencia anterior de un empleado, es fácil para un administrador del departamento de Recursos Humanos buscar e informar si la persona es elegible o no para volver a contratarla.

Registros de entrenamiento: Esto es especialmente crítico en una compañía donde se requieren certificaciones y licencias. En otras compañías, los registros de entrenamiento pueden no tener ese nivel de importancia, pero aún puede encontrar que tener la información es útil.

En resumen, el HRIS que más eficazmente sirve a las compañías rastrea esta información:

• asistencia y uso de PTO,
• aumentos salariales e historial,
• pagar calificaciones y cargos,
• planes de desarrollo de desempeño, < capacitación recibida,
• acción disciplinaria recibida,
• información personal del empleado, y de vez en cuando,
• administración y planes clave de sucesión de empleados,
• identificación de alto potencial del empleado y
• seguimiento del solicitante, entrevistas y selección.
• Beneficios del HRIS correcto

Un HRIS efectivo proporciona información sobre casi todo lo que la empresa necesita para rastrear y analizar acerca de empleados, ex empleados y solicitantes. Su empresa deberá seleccionar un Sistema de información de recursos humanos y personalizarlo para satisfacer sus necesidades. Si su empresa está en una ruta de crecimiento, elija un sistema que pueda crecer con usted.

Es bastante económico implementar un HRIS básico, pero asegúrese de que todo lo que implemente cumpla con las necesidades reales de su empresa. ¿Desea poder ejecutar informes de facturación? Publicar organigramas?

¿Permitir a los gerentes acceder electrónicamente a evaluaciones de desempeño previas? ¿Desea que todo tenga que hacerse a través del departamento de recursos humanos o le gustaría que los gerentes accedan a la información ellos mismos?

Con un HRIS apropiado, el personal de Recursos Humanos les permite a los empleados hacer sus propias actualizaciones de beneficios y abordar los cambios, liberando así al personal de Recursos Humanos para funciones más estratégicas. Además, se facilitan los datos necesarios para la gestión de los empleados, el desarrollo del conocimiento, el crecimiento y el desarrollo profesional y la igualdad de trato.

Finalmente, los gerentes pueden acceder a la información que necesitan para respaldar legal, ética y eficazmente el éxito de sus empleados informantes. Pueden ejecutar sus propios informes e ingresar planes en el sistema para ayudar con la sucesión.

El Sistema de información de recursos humanos (HRIS) es un software o solución en línea para la entrada de datos, el seguimiento de datos y las necesidades de información de datos de las funciones de recursos humanos, nómina, administración y contabilidad dentro de una empresa.

Normalmente empaquetado como una base de datos, cientos de compañías venden alguna forma de HRIS y cada HRIS tiene capacidades diferentes. Elija su HRIS con cuidado en función de las capacidades que necesita en su empresa.

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