Video: Quickbooks al detalle - Catálogo de Cuentas - Chart of Account 2025
QuickBooks es un poderoso software de contabilidad que proporciona informes robustos e información sobre el estado financiero de los libros de su empresa. Por supuesto, esto se basa en la premisa muy importante de que los datos deben ingresarse con total precisión para garantizar que las cuentas se sumen correctamente. Los errores de entrada, los errores de redondeo y los libros contables incompletos pueden hacer que las cuentas se acumulen incorrectamente y, por lo tanto, reduzcan la precisión de las declaraciones de QuickBooks.
Si sus libros no se concilian, debe comprender que Intuit incluye un conjunto de herramientas para ayudar a los propietarios de negocios a encontrar el origen de un error contable y abordarlo de manera efectiva. Reparar estos problemas de inmediato puede ayudar a garantizar que sus libros sean precisos y actualizados y que sus informes sean confiables.
1. Ejecute un Balance de prueba
Para que sus balances sean precisos, la suma total de sus activos informados debe ser igual a los pasivos brutos más el capital total. Cuando estas cuentas no suman exactamente el mismo valor, se consideran desequilibradas a efectos contables. QuickBooks puede ofrecer comentarios inmediatos sobre si sus cuentas están equilibradas ejecutando un balance de prueba, lo que proporciona una visión general rápida del valor neto de cualquier cuenta que tenga un saldo positivo o negativo. A los efectos de un saldo de prueba, se ignora cualquier cuenta que tenga un saldo cero. El resultado de un balance de prueba de QuickBooks puede simplificar la identificación de las cuentas que pueden tener errores pendientes.
Después de revisar esta información, escriba cada cuenta que cree que podría tener un problema y el importe por el que esa cuenta parece ser incorrecta.
2. Exportar datos
Usando información de su saldo de prueba, identifique una lista de cuentas que cree que podrían necesitar limpieza. En la parte superior de la ventana de QuickBooks, haga clic en Archivo -> Utilidades -> Exportar -> Listas de archivos IIF.
Esto debería mostrar una ventana titulada "Exportar" y una lista de casillas de verificación. Marque la casilla de verificación que dice "Plan de cuentas" en la parte superior de la lista. Una vez que haya seleccionado este elemento, haga clic en "Aceptar" en el lado derecho de la ventana. QuickBooks luego debe crear y exportar un archivo IIF que se puede abrir en Microsoft Excel. A menudo es una buena idea hacer una copia de seguridad de este archivo guardándolo nuevamente como un XLS. La conversión del IIF a un archivo XLS también evitará posibles problemas con el formato o el modo protegido.
3. Identifique la cuenta problemática
El archivo creado en el paso anterior se puede utilizar para revisar un libro mayor de cada cuenta que identificó en el primer paso. Comience por eliminar las primeras dos filas en el conjunto de datos para que la información sea más fácil de administrar y ordenar. Eche un vistazo a las columnas B y F, que contienen el nombre y el monto, respectivamente, para cada transacción en sus libros.Para hacer que estos datos sean más útiles, clasifique los elementos en la columna F de menor a mayor. Al desplazarse por la lista ordenada de transacciones o simplemente al utilizar la función de búsqueda de Excel, intente encontrar los valores que identificó como inexactos en el primer paso. Si encuentra uno de los valores, asegúrese de verificar su trabajo volviendo a QuickBooks y ejecutando un informe rápido en el plan de cuentas.
4. Use Rebuild Data Utility
Con sus transacciones problemáticas identificadas, ahora puede pasar a la reparación de su balance dañado para garantizar una mayor precisión de los informes futuros. La forma más sencilla de reparar un balance en muchos casos es utilizar la utilidad de reconstrucción de datos que viene con QuickBooks. Esta función está diseñada para encontrar y reparar automáticamente transacciones defectuosas en una cuenta al compararla con datos del balance general. Puede ejecutar la utilidad de reconstrucción de datos haciendo clic en Archivo -> Utilidades -> Reconstruir datos. Si ha identificado el problema específico, también puede reparar manualmente la transacción defectuosa yendo al libro contable de QuickBooks. Sin embargo, asegúrese de verificar su trabajo para evitar la introducción de un nuevo error que podría exasperar el problema actual.
5. Prevenga los problemas futuros
Si bien la utilidad de reconstrucción de datos y la revisión manual generalmente pueden descubrir la fuente de libros desequilibrados, encontrar el problema en sí mismo puede ser un proceso largo y frustrante en raras ocasiones.
Los propietarios de negocios con libros extensos pueden necesitar revisar miles de transacciones para encontrar una o más entradas que podrían ser erróneas. Es importante, por lo tanto, que las estrategias se desarrollen para evitar que los libros vuelvan a desequilibrarse en el futuro. Debe comenzar por revisar su proceso de entrada en el libro mayor para asegurarse de que usted y sus asociados estén agregando transacciones al libro mayor de la manera correcta. Por ejemplo, muchas personas que no son contadores a menudo confunden débitos y créditos. Considere la posibilidad de invertir en capacitación o trabajar con un tenedor de libros profesional si se encuentra perdiendo valiosas horas reconciliando cuentas de forma rutinaria.
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