Configurar el catálogo de cuentas de QuickBooks para firmas de abogados

Muchas pequeñas firmas de abogados y abogados en ejercicio usan QuickBook, que es el software de contabilidad para pequeñas empresas más popular en el mercado hoy en día. Si su bufete de abogados ha elegido usar este programa, la primera tarea será configurar el plan de cuentas para rastrear las transacciones. Sin embargo, deberá adaptar su plan de cuentas para que cumpla con el programa Intereses en la Cuenta de Fideicomisos del Abogado (IOTLA) de su estado.

Intereses en cuentas fiduciarias de abogados (IOTLA)

Intereses en cuentas fiduciarias de abogados (IOLTA) es una forma innovadora de aumentar el acceso a la justicia para personas y familias que viven en la pobreza y apoyar mejoras en la justicia sistema a través del uso de intereses ganados en ciertas cuentas de fideicomiso de abogados. Los programas IOLTA son un servicio público, y lo que lo hace único es que este servicio se brinda sin impuestos al público, y se proporciona sin costo para usted o sus clientes.

Cómo funciona IOTLA

A través de IOTLA, como abogado, cuando recibe dinero que pertenece a un cliente, debe colocar ese dinero en una cuenta de fideicomiso. La cuenta de fideicomiso no debe mezclarse con los fondos de su firma de abogados; el dinero de sus clientes debe mantenerse en una cuenta de fideicomiso separada, separada de la cuenta bancaria utilizada para las actividades operativas diarias de su empresa. Debe depositar los fondos de sus clientes en una cuenta IOLTA cuando los fondos no pueden obtener suficientes ingresos para que el cliente supere el costo de asegurar ese ingreso.

Estos fondos se agrupan, generando ingresos por intereses superiores a las tarifas para administrar la cuenta, y el interés agrupado se transfiere al programa IOLTA. Sin embargo, si los fondos de los clientes son lo suficientemente grandes como para que el cliente se beneficie, usted como abogado tiene la obligación fiduciaria de depositar esos fondos en una cuenta bancaria separada para que su cliente reciba este interés.

Las reglas de los programas de IOTLA varían según el estado

Las reglas de conducta profesional que rigen el manejo de los fondos fiduciarios de los clientes varían de estado a estado. Si bien los principios generales son los mismos en todo el territorio de los EE. UU., Los requisitos y detalles administrativos específicos no son los mismos. Por lo tanto, debe consultar al Colegio de Abogados de su estado o a un abogado general para asegurarse de que su configuración de QuickBooks sea coherente con las normas de su estado. El incumplimiento de las reglas con respecto a las cuentas fiduciarias es una violación de las normas estatales y las reglas de la Asociación Americana de Abogados. Estas violaciones pueden dar lugar a sanciones severas, que incluyen sanciones civiles y penales.

Regulación de cuentas de IOTLA

La gestión adecuada de la IOLTA de su firma de abogados, también conocida como "Cuenta de fideicomiso", está altamente regulada por su Colegio de Abogados del Estado.La gestión de IOLTA es una habilidad de gestión clave en la operación de un bufete de abogados. El principio de contabilidad se basa en los principios de contabilidad por partida doble, con salvaguardas adicionales diseñadas para mejorar la pista de auditoría.

Cómo configurar un plan de cuentas de la firma de abogados en QuickBooks

Para configurar el plan de cuentas de su firma de abogados, siga estos pasos:

1. Cree una cuenta bancaria separada llamada "Cuenta de fondos de confianza del cliente". Esta cuenta se usará para rastrear todos los depósitos y pagos de los fondos fiduciarios de sus clientes.
2. Establezca esta cuenta corriente como una cuenta IOLTA en una institución financiera aprobada para ofrecer cuentas IOLTA. Consejo práctico: debe consultar con su banquero para confirmar que la cuenta IOLTA tiene protección automática contra sobregiros y no tiene acceso a cajeros automáticos. Estas reglas se aplican a los programas IOLTA en todos los estados, incluidos el Distrito de Columbia y las Islas Vírgenes de los Estados Unidos.
3. Para distinguir las cuentas por pagar de su firma de abogados de las cuentas por pagar de su cliente, deberá configurar cuentas de responsabilidad separadas en QuickBooks. Debe cambiar el nombre de la cuenta Cuentas a Pagar a "Cuentas por Pagar - Operando". Esta cuenta pagadera se usará para las facturas y pagos de las operaciones diarias de su bufete de abogados.
4. Configure otra cuenta de Cuentas por pagar llamada "Cuentas por pagar: fideicomiso". Esta cuenta pagadera se usará para rastrear facturas y pagos relacionados con los de su cliente.
5. Configure una Otra responsabilidad actual llamada "Responsabilidad de confianza del cliente". Esta cuenta de responsabilidad se utilizará para rastrear todos los depósitos de sus clientes y otros costos.

Estos son los pasos necesarios para que configure las cuentas necesarias en QuickBooks si tiene cuentas IOTLA donde mantiene el dinero de su cliente para usarlo en el pago de sus gastos.