Planificación de eventos comunitarios y festivales gastronómicos

The Taste of Chicago es uno de los mayores festivales gastronómicos de los Estados Unidos. Comenzó en 1980 como una idea entre varios propietarios de restaurantes de Chicago y la ciudad celebró su primer festival de comida como un evento de un día con 36 vendedores de alimentos ese año. Alrededor de 275,000 personas se presentaron para el evento al aire libre. Desde entonces, ha crecido a una asistencia superior a 3. 5 millones y más de $ 12 millones en ingresos durante varios días.

La Oficina del Alcalde de Eventos Especiales en Chicago y la Asociación de Restaurantes de Illinois trabajan juntas para planificar y ejecutar este festival anual de alimentos.

Planificando un Community Food Festival

Ya sea que se trate de un gran festival de comida como el Taste of Chicago o una versión más pequeña del mismo, la planificación de festivales comunitarios es una responsabilidad importante para el gobierno local y los planificadores municipales de eventos. The Taste of Chicago sirve como un excelente caso de estudio para cualquier comunidad que esté considerando un programa similar. Las áreas funcionales principales de cualquier festival comunitario de alimentos incluirán lo siguiente:

• Operaciones
• Proveedores de alimentos
• Programación
• Patrocinio
• Marketing / Relaciones públicas
• Gestión de contabilidad / contratos

Profundizaremos en cada área, pero primero, tengamos una idea de la línea de tiempo y la administración general de tal evento usando la planificación real del Taste of Chicago.

Cronograma de planificación del Festival Comunitario de Alimentos

Para cualquier persona que se acerque a este tipo de eventos por primera vez o para aquellos que estén considerando expandirse a un festival existente, es importante comenzar a planear al menos un año antes de su evento.

Para un ejemplo tangible, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde sigue el siguiente calendario aproximado para el Taste of Chicago de cada año:

• 12 Months : identifique la ubicación, las fechas y el borrador de el mapa del festival. Involucre a las agencias de la ciudad relevantes en cada paso del camino
• 9 meses : actualice el mapa del festival y comience las RFP de área funcional
• 6 meses : confirme proveedores, patrocinadores, programación y proveedores
• 4 meses < : finalice el entretenimiento y vuelva a confirmar el área funcional 3 meses
• : produzca materiales de marketing de festivales 1 semana
• : administre las operaciones con carga 1 día
• : administre la carga del proveedor -en Conclusión del evento
• : gestión de carga de operaciones 1 semana después de
• : celebrar reunión de recapitulación y hacer recomendaciones Gestión general de festivales comunitarios

Como agencia gubernamental, la La Oficina de Eventos Especiales del Alcalde está a cargo del Taste of Chicago y de una larga lista de otros eventos a lo largo de la orilla del lago, los festivales de vecindarios y otras áreas de Chicago. The Taste es único en Chicago porque es un evento gratuito, pero los ingresos del Taste pagan por la mayoría de los demás eventos administrados por la oficina.

Con la experiencia en gestión de festivales gastronómicos que data de 1980, la mayoría de los equipos funcionales en la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde y la Asociación de Restaurantes de Illinois tienen mucha experiencia en sus áreas. Esto le permite al gerente general del Taste of Chicago concentrarse en los esfuerzos de planificación y ejecución de todas las partes involucradas y mantener el evento en el buen camino.

Además de los miembros de la oficina, el gerente general trabaja con al menos 20 oficinas y agencias municipales diferentes, que incluyen (entre otras) las siguientes:

Departamento de Policía

• Departamento de Bomberos
• Departamento de Salud
• Calles y Saneamiento
• Park District
• Oficina de Comunicaciones de Gestión de Emergencias
• Otra área funcional importante que forma parte de la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde es la administración de contabilidad / contratos. Al ser un evento del gobierno, es un proceso de adquisición altamente estructurado y todos los acuerdos deben seguir las pautas de la ciudad.

Con un calendario de planificación de eventos en su lugar y una administración general de eventos segura, ahora podemos examinar cada una de las áreas funcionales principales del evento.

Después de conocer la historia del evento Taste of Chicago y utilizar su planificación y ejecución como estudio de caso, estamos listos para profundizar un poco más en cada una de las áreas funcionales principales del evento.

Operaciones

El área de operaciones es responsable de la preparación del sitio, escenario y producción, soporte de eventos, seguridad y más.

Las operaciones requieren muchas reuniones previas al evento, y el equipo de operaciones está estrechamente relacionado con el diseño del mapa de eventos.

Hace una gran diferencia involucrar a todas las agencias de la ciudad al principio del proceso, según el gerente de operaciones del Taste of Chicago. El equipo de operaciones gestiona los procesos para lo siguiente:

Carga previa al evento (configuración)

• Operaciones durante el evento
• Carga después del evento (extracción)
• Estos procesos incluyen el cierre de calles, construcción de carpas, operadores de carretilla elevadora, carpinteros, electricistas, equipos y personal de mantenimiento, seguridad, logística para camiones de proveedores, remolques de administración y más. Considere lo que manejará su equipo de operaciones y lo que contratarán para su evento. ¿Con qué otras agencias deberá trabajar su equipo? Contáctelos lo más pronto posible.

Restaurantes / vendedores

Dada la complejidad y el tamaño de los festivales gastronómicos como el Taste of Chicago, la Illinois Restaurant Association toma la delantera en la administración de los vendedores de alimentos que participan en el evento anual. Para el 2015 Taste of Chicago, el evento se asoció con más de 60 vendedores de alimentos, incluidos más de 19 nuevos restaurantes que representaban a muchos de los distintos barrios de Chicago. Por supuesto, en Chicago, siempre se encontrarán ciertos artículos en los vendedores de alimentos seleccionados para el evento, incluyendo pizza, costillas, helado y tarta de queso. El festival de comida de su comunidad también tendrá sus comidas tradicionales.

Es un lugar codiciado para ser seleccionado como vendedor de restaurantes que participa en este festival de comida en particular y los criterios requieren que los participantes sean restaurantes locales que reflejen los vecindarios de Chicago.Además, deben poder manejar el volumen y tener un estado completamente limpio con la ciudad. Los restaurantes participantes se someten a los siguientes cursos y controles:

Completar el Curso de certificado de saneamiento del Festival de Verano de la Asociación de Restaurantes de Illinois

• Visitas al Departamento de Salud Pública de Chicago tres veces al día
• Administrar el flujo de inventario entre sus cabinas y camiones refrigerados < Cuando se trata de su evento comunitario, piense en los criterios que podría necesitar de los vendedores de alimentos participantes y en cuántos le gustaría tener. El primer año puede ser difícil, pero con el éxito de cada año, probablemente encontrará que tiene más y más participantes dispuestos.
• Programación

The Taste of Chicago es un evento comunitario general. Eso significa que mientras que "comida" es lo que atrae a las multitudes, son las otras actividades las que mantienen a las personas allí. Con el paso de los años, el equipo de programación incorporó muchos de los siguientes elementos al programa general:

Conciertos gratuitos en múltiples escenarios (animadores nacionales y locales)

Pabellón de demostraciones culinarias con los mejores chefs y autores de libros de cocina

• Family village incluyendo un escenario para niños
• Carpa ambiental para educación "verde"
• Pabellón deportivo con consejos de fitness
• Pabellón internacional (compras)
• Caminata de 2 millas
• Proveedores de alimentos
• Budweiser Clydesdales y su dálmata acompañantes
• Juegos de atracciones
• Programa de fuegos artificiales
• Ceremonia de apertura
• Considere qué otros programas y actividades puede incluir en su festival de comida.
• Patrocinio

The Taste of Chicago incluye varias categorías de patrocinios, que es una fuente importante de financiación y apoyo en especie. Los marketers corporativos y los planificadores de eventos corporativos tienden a participar en eventos comunitarios como el sabor para reforzar su marca y ganar visibilidad.

La hospitalidad es un elemento que algunos de los patrocinadores incluyen en sus paquetes, lo que les permite a los patrocinadores tener acceso favorable a algunas áreas de asientos y tiendas privadas para organizar sus propios eventos de clientes.

Los tipos de patrocinador en el Taste incluyen los siguientes:

Comunicaciones celulares

Cadena de supermercados

• Compañías de bebidas
• Comercios y bancos
• Aerolínea y hoteles
• Medios de comunicación
• Fabricantes de automóviles
• Proveedores de alimentos
• Restaurantes
• Organizaciones de salud y bienestar
• Distrito de parques urbanos y transporte público
• Considere qué patrocinadores corporativos locales pueden estar interesados ​​en financiar su evento comunitario, y piense en qué tipo de paquetes y beneficios que podría proporcionar a esos patrocinadores.
• Mercadeo / Relaciones públicas

Los vendedores que trabajan en el Taste of Chicago se encuentran en una posición envidiable porque es el tipo de evento que atrae automáticamente la atención de los medios en Chicago y en otros lugares. Mejor aún, los patrocinadores de los medios también ayudan a promover el sabor. Eso significa que la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde no tiene que gastar demasiado en formas tradicionales de publicidad para difundir el mensaje y promover el evento.

Los vendedores promueven el evento escribiendo comunicados de prensa dedicados en cada área del evento, manteniendo el sitio web del evento y produciendo el folleto del evento. Estos elementos requieren trabajar estrechamente con todas las otras áreas funcionales para documentar la programación y el cambio de contenido a medida que ocurren.

Al comienzo, puede ser difícil para los festivales comunitarios de alimentos obtener el tipo de exposición que eventos grandes y conocidos como el Taste of Chicago cosechan. Pero piense en los medios de comunicación a los que podría llamar de forma gratuita y comience a planificar los materiales de marketing que manejará su equipo de marketing, como un sitio web, volantes y folletos.