Cómo negociar costos con un hotel

La demanda de servicios hoteleros ha aumentado constantemente en los últimos años, inclinando la influencia de negociación a favor de las propiedades preferidas en lugar de los clientes de planificación de eventos. Esto ha ejercido una presión adicional sobre los planificadores de eventos para encontrar formas de negociar con las ventas de hoteles para reducir algunos de esos gastos.

Dependiendo de las circunstancias de un planificador de eventos, estos consejos ayudarán a lograr algún ahorro en las habitaciones de huéspedes, los servicios de reuniones y la restauración.

1. Aproveche las reuniones múltiples en la misma ubicación. Una de las estrategias más efectivas para ahorrar dinero es mantener la mayor parte de sus eventos durante todo el año en la misma propiedad. Los gerentes de ventas de los hoteles buscan alcanzar ciertos ingresos que probablemente muestren más flexibilidad a un cliente que saben que regresará durante todo el año en comparación con un cliente de una sola vez.

2. Aproveche el número total de habitaciones para el evento. Los gerentes de ventas del hotel mostrarán flexibilidad para cubrir los costos de espacio de las salas e incluso los gastos de comidas si saben que un evento incorporará un bloque de habitaciones. Las habitaciones ofrecen un mayor margen de beneficio que cualquier otro servicio de eventos.

3. Aproveche los descuentos adicionales en las habitaciones de huéspedes. Los gerentes de ventas también descontarán las habitaciones de huéspedes o proporcionarán a sus clientes la tarifa más baja en ese momento. Los planificadores de eventos deben comparar los precios que ofrecen los gerentes de ventas contra cualquier contrato corporativo ya establecido con ese hotel, especialmente si se trata de una cadena, para garantizar el mejor precio.

4. Negocie los requisitos de alimentos y bebidas. Muchos planificadores reducirán los costos ajustando esta categoría, y los gerentes del hotel estarán felices de ayudarlo. Los menús están diseñados para adaptarse al presupuesto de cualquier persona. Sin embargo, en mi experiencia, es mejor identificar sus necesidades preferidas de alimentos y bebidas, y solicitar descuentos ya que el precio excede el presupuesto. Los gerentes del hotel entienden que los planificadores de eventos se dedican a mantener contentos a sus huéspedes, al igual que el hotel.

5. Negocie el gasto audio / visual. A / V es un área donde los gastos ocultos pueden sumarse rápidamente, y algunas veces se pueden negociar, pero no siempre. El alquiler de proyectores LCD varía de un lugar a otro y puede tener un precio bastante escandaloso. Mientras su sede no exija trabajo sindicalizado, sea valiente y sugiera descuentos aquí, incluso citando su tarifa preferida. Y pida que se renuncien algunos artículos de gastos, si es posible. Las tarifas por hora en mano de obra no son negociables. Los lugares son conscientes de las frustraciones de los clientes con las tarifas de A / V y, en cambio, están subcontratando operaciones a compañías de terceros; eliminando cualquier responsabilidad de negociación.

6. Aproveche el evento total gastado en el hotel. Las ventas proporcionarán un planificador de eventos con los costos de cada elemento de gasto y / o servicio por separado.Este enfoque de "línea de pedido" favorece al hotel o al lugar y no al cliente. Cuando esto ocurre, un planificador de eventos debe recopilar la inversión total en su programa en una propiedad, y discutir las reducciones basadas en la cantidad total de dinero que se gasta en todos los servicios. Al final del día, el gerente de ventas del hotel sabe cuánto dinero les gustaría recibir a cambio de sus servicios. Para aquellos que hacen un recuento de sus costos y abordan el resultado final, se obtendrán más ahorros.

7. Sea extremadamente flexible en tiempo, espacio y fechas. Realice un programa durante las fechas no pico y observe cómo se volverá flexible el gerente de ventas del hotel. Además, si un planificador es flexible en cuanto a los requisitos de espacio, es probable que las ventas de hoteles encuentren un lugar y un precio óptimo. Mientras un planificador de eventos busca ese espacio durante un pequeño lapso de tiempo cuando el hotel tiene todo lo demás reservado y no anticipa venderlo, esto crea una oportunidad para ambas partes.

Consejos

1. Compare los descuentos de habitaciones de hotel cotizados con los motores de búsqueda de viajes de consumo en línea. Es sorprendente la frecuencia con la que notará que los motores de búsqueda como Expedia o Travelocity, y otros sitios que pueden ofrecer servicios más rentables que los ofrecidos por un gerente de ventas de un hotel a un cliente corporativo u organizacional.