Cómo mejorar las tasas de participación en las entrevistas de salida

Las entrevistas de salida son una de las mejores maneras de obtener comentarios verdaderos y honestos de parte de los empleados. La desventaja es que lleva un tiempo acumular una cantidad significativa de datos de las entrevistas de salida. Aumentar su tasa de participación, sin embargo, puede ayudarlo a obtener una mayor cantidad de información procesable más rápidamente de sus entrevistas de salida.

¿Cuál es una buena tasa de participación para las entrevistas de salida?

Las investigaciones muestran que la tasa de respuesta promedio para las entrevistas de salida de papel y lápiz es de aproximadamente 30-35%.

Esto significa que una empresa con 2000 empleados y una tasa de rotación del 15% esperaría recibir aproximadamente 100 entrevistas de salida completadas por año. En este nivel de participación, la organización recibe comentarios de salida de solo el 5% de la población total de empleados.

Con solo un pequeño esfuerzo extra, debería poder duplicar esa tasa de respuesta. El 65% o más es un buen objetivo para la participación en la entrevista de salida. Esto se puede lograr con entrevistas en papel y lápiz, entrevistas de salida en línea y entrevistas telefónicas de salida.

Cómo medir su participación en la entrevista de salida

Para medir su tasa de respuesta, divida la cantidad de entrevistas de salida completadas por la cantidad de empleados a quienes solicitó una entrevista de salida. Idealmente, el segundo número debe ser igual al número total de terminaciones, pero por razones prácticas, generalmente este no es el caso.

Como ejemplo, si tiene 125 entrevistas de salida completadas de 300 personas a las que solicitó completar una entrevista de salida, su tasa de participación es de 125/300, lo que equivale a. 416 o 41. 6%.

Es importante asegurarse de tener un buen método para rastrear este tipo de participación. Como mínimo, desea realizar un seguimiento de la tasa de participación al inicio de un proyecto de mejora y luego periódicamente.

Un escenario ideal es mantener un promedio continuo al que pueda consultar regularmente.

Este número en tiempo real lo alerta inmediatamente sobre una caída (o aumento) en la participación de los empleados en las entrevistas de salida. Un sistema de gestión de entrevistas de salida en línea debería hacer esto automáticamente.

Las grandes empresas podrían querer rastrear las tasas de participación por separado para subsidiarias, divisiones grandes o regiones geográficas. Las pequeñas y medianas empresas generalmente pueden beneficiarse de una tasa de participación total para la organización.

Si decide que su tasa de participación en las entrevistas de salida podría mejorar, el siguiente paso es analizar su proceso actual de entrevista de salida. Las dos áreas más importantes para la revisión son:

1. ¿Por qué los empleados eligen no completar la entrevista de salida?
2. ¿Existen problemas logísticos que impidan a los recursos humanos obtener la información de manera oportuna y efectiva?

Empleados que no completaron su entrevista de salida

Algunas de las razones por las que los empleados eligen no completar las entrevistas de salida son:

• La entrevista de salida es demasiado larga.
• Las preguntas de la entrevista de salida son confusas o personalmente invasivas.
• El empleado no cree que la entrevista de salida se leerá o marcará la diferencia.
• El empleado teme las repercusiones.
• El empleado está enojado con la compañía.
• El empleado posterga u olvida.
• El proceso es difícil o incómodo.

Si usa una encuesta de salida con preguntas puntuadas, 35-60 preguntas se refieren a la duración correcta de la encuesta. Más de 60 preguntas comienzan a sentirse largas e incómodas para el empleado. Si supera las 70 preguntas, debe estar preparado para un mayor número de entrevistas de salida incompletas.

Revise sus preguntas de la entrevista de salida por simplicidad. Póngase en el lugar del empleado y pregúntese cómo se sentiría al responder las preguntas. Evite muchas preguntas de entrevista de salida que piden sentimientos y emociones.

Muchos empleados no están en sintonía con sus sentimientos (o si es posible que no quieran compartirlos con usted). Es mucho más fácil para un empleado calificar la efectividad de un proceso que cómo se siente sobre el proceso.

Comentarios de la entrevista de salida omitidos

Los empleados no completarán sus entrevistas de salida si creen que los comentarios que brindan no se leerán o se ignorarán rápidamente. Es importante que los empleados sepan que valoran sus comentarios. Cuando realice mejoras basadas en las sugerencias de las entrevistas de salida, no tema decirle a los empleados de dónde proviene la idea.

Con el tiempo, los empleados aprenderán que escuchas. Una vez que esto se convierta en una parte de la cultura corporativa, puede estar seguro de muchas ideas, sugerencias y críticas abiertas y honestas.

Repercusiones de comentarios honestos

Además, tenga en claro con los empleados que los comentarios honestos no tendrán repercusiones. Las declaraciones hechas en una entrevista de salida nunca deben usarse para evitar elegibilidad futura para volver a contratar.

Hay muchos supuestos expertos que les dicen a los empleados que no sean honestos en su formulario de entrevista de salida o que no completen uno. Ellos afirman que las compañías usan esta información contra los empleados. Los profesionales de Recursos Humanos saben que esto no tiene sentido, sin embargo, aún deben luchar contra esta percepción infundada.

Comentarios del empleado enojado

Los empleados que están enojados con la empresa pueden sentir que no quieren ayudar al participar en la entrevista de salida. Puede alentar a estos empleados a expresar su enojo en la entrevista de salida. Muchos de estos empleados enojados están encantados con la oportunidad de hacerse oír, especialmente si saben que será escuchada por la alta gerencia.

Un proceso limpio y simplificado también es importante. Ya sea en la web o en papel y lápiz, el formulario de entrevista de salida debe diseñarse muy bien con un formulario de encuesta intuitivo y fácil de entender.

Los problemas logísticos son la segunda área importante para la revisión en su proceso de entrevista de salida. En general, hay enlaces débiles en cualquier proceso y las entrevistas de salida no son una excepción. Su examen debe incluir toda la cadena de eventos que comienza cuando un empleado da aviso y finaliza cuando el empleado envía la entrevista de salida.

Auditar su proceso de entrevista de salida

Puede comenzar a auditar su proceso de entrevista de salida descubriendo la siguiente información.

• ¿Cómo los empleados generalmente notifican su intención de terminar?
• ¿Quién es la primera persona a la que se le notifica y con qué frecuencia se notifica?
• ¿Quién le dice a la división de Recursos Humanos y cómo? ¿Qué tan pronto después de que el empleado avisa, se notifica a HR? ¿Quién en Recursos Humanos es notificado primero?
• ¿Quién es el responsable de iniciar la entrevista de salida? ¿Cuándo se notifica a esta persona sobre la finalización de los empleados?
• ¿Cómo se notifica al empleado sobre la entrevista de salida? ¿Por quién? ¿Qué método? ¿Cuando?
• ¿Existe una clara propiedad en Recursos Humanos del proceso de entrevista de salida? ¿Comprenden los involucrados en el proceso la importancia y la urgencia de las entrevistas de salida?
• ¿Qué le dijeron al empleado sobre la entrevista de salida? ¿De qué manera se les anima a completar la entrevista de salida? ¿Se les informa a los empleados más de una vez y de más de una manera?
• ¿Es fácil completar la entrevista de salida?
• ¿Cuándo y dónde completará el empleado la entrevista de salida? ¿Hay acceso fácil a los recursos necesarios?
• ¿Tiene el empleado privacidad para completar la entrevista de salida si la está completando en el trabajo?
• ¿Los supervisores y gerentes respaldan el proceso de entrevista de salida? ¿Temen recibir comentarios negativos de los empleados? ¿Confía en los supervisores temerosos para transmitir información sobre la entrevista de salida a los empleados?
• ¿Es fácil para los empleados enviar sus entrevistas de salida?

Revise cada una de las preguntas de auditoría anteriores y eche un vistazo a su proceso de entrevista de salida. Determine qué puede hacer para mejorar cada una de estas áreas. Después de que termine su revisión, puede comenzar a hacer mejoras de inmediato.

Volver a medir el proceso de la entrevista de salida

Algunos de los cambios que realice proporcionarán una mejora notable en las tasas de participación muy rápidamente. Otros requerirán más tiempo para penetrar de manera efectiva la cultura de la empresa.

Vuelva a medir sus tasas de participación en tres meses, seis meses, nueve meses y doce meses. Para la marca de los doce meses, debe esperar ver una mejora dramática en las tasas de participación en la entrevista de salida. Esto significa que tendrá más datos que pueden usarse para limitar la rotación y aumentar la retención de empleados.

Conclusión

Puede aumentar significativamente el valor de sus entrevistas de salida aumentando el número de empleados que terminan y participan en el proceso de entrevista de salida. Al revisar y mejorar tanto el contenido como la estructura de la entrevista de salida, junto con sus propios procesos internos, puede generar un aumento sustancial de sus tasas de participación.

Finalmente, considere la posibilidad de que una entrevista real en persona con un miembro del personal de RRHH no solo mejore sus tasas de participación, sino que proporcione una mejor información. No puede subestimar el valor del cuestionario de seguimiento.

Vea las preguntas de la entrevista de salida recomendadas.