Etiqueta comercial de un saludo de correo de voz profesional

Si su empresa utiliza buzones departamentales de buzón de voz para llamadas entrantes, querrá grabar un saludo de buzón de voz del departamento de sondeo profesional. Este tipo de saludo de correo de voz es ligeramente diferente del saludo de correo de voz personal que está asociado con el buzón de correo de voz de un individuo. Por ejemplo, si su sistema telefónico permite que un grupo de extensiones telefónicas se agrupen para atender todas las llamadas contables generales, todas las extensiones del Departamento de Contabilidad se pueden agrupar en la extensión general del Departamento de Contabilidad.

Cuando el operador automático transfiere una llamada a esa extensión, la próxima extensión disponible recibirá la llamada. Si todas las extensiones del departamento de contabilidad están ocupadas o no disponibles, la llamada se transferirá al buzón de voz del departamento.

Opciones de saludo de correo de voz

Dependiendo del sistema telefónico que tenga en su compañía, puede haber diferentes opciones para el tipo de saludos de correo de voz que puede componer. Estos incluyen:

• Saludo general del correo de voz
  El saludo general del correo de voz se utiliza como el saludo predeterminado del correo de voz si no se establece ningún otro tipo de saludo.
• Saludo interno del correo de voz
  Esto se usa para saludar a las personas que llaman a su departamento desde su propia compañía (es decir, desde otra extensión). En general, esto solo es aplicable a compañías muy grandes.
• Saludo de correo de voz externo
  Este saludo se reproducirá para las personas que llaman desde fuera de su empresa. El asistente automático de su sistema telefónico puede reproducir un saludo general de la compañía que todos los llamantes externos oirán. Si el nombre de su compañía se menciona en ese saludo, no necesita volver a decirlo en su saludo departamental.

• Saludo de correo de voz temporal o "Fuera de la oficina"
  El saludo de correo de voz temporal o fuera de la oficina se establece cuando todo el departamento no estará disponible durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, el departamento solo cuenta con personal entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m. o hay una reunión del departamento obligatoria que elimina a todas las personas de contestar el teléfono. La mayoría de los sistemas de correo de voz le permitirán establecer una fecha y hora de vencimiento para que no tenga que acordarse de apagarlo cuando su departamento regrese a las operaciones normales.
• En el teléfono (Ocupado) Saludo de correo de voz
  Este saludo se usa para informar a las personas que llaman que el departamento está disponible pero nadie puede atender su llamada inmediatamente porque todas las extensiones del grupo departamental están ocupadas con otras personas.

Elementos del buen departamento Saludo del correo de voz

• Nombre del departamento
• Declaración de que no puede atender su llamada en este momento
• Invitación a dejar un mensaje
• Cuando pueden esperar una llamada de devolución
• Opciones adicionales que están disponibles (e.g. "Presione la tecla numeral para volver a …")
• Dirección del sitio web si puede proporcionar información significativa
• No más de 20 - 25 segundos (regla empírica)
• No empiece con el " Su llamada es muy importante para nosotros … "saludo. Esta frase se usa en exceso y, por lo general, es un "apagado" para las personas que llaman.
• Evite dar demasiada información y saludar demasiado.

Ejemplo de saludos del buen correo de voz del departamento

• Ha llegado al departamento de contabilidad. Todos nuestros representantes están ocupados atendiendo a otras personas que llaman. En lugar de perder su valioso tiempo en espera, nos gustaría devolver su llamada dentro de dos horas hábiles. Si desea volver al menú anterior, presione star ahora. De lo contrario, déjanos un mensaje detallado con tu nombre y número. Después de grabar su mensaje, puede presionar la tecla numeral para obtener más opciones. Gracias por llamar.

• Ha llegado al Departamento de ventas en Operations Tech, Inc. Todos nuestros representantes de ventas están ocupados atendiendo a otros clientes, pero nos gustaría devolver su llamada lo antes posible. Para obtener información actual sobre precios o para verificar el estado de su pedido, visítenos en la web. De lo contrario, por favor déjenos un mensaje con su nombre y número después del tono. Si desea regresar al menú anterior, presione la tecla asterisco ahora.
• Ha llegado al departamento de contabilidad en Operations Tech, Inc. El departamento está actualmente cerrado. Nuestro horario normal de operaciones es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes. Estamos cerrados los sábados y domingos. Puede presionar la tecla asterisco en cualquier momento para regresar al menú anterior. De lo contrario, por favor déjenos un mensaje con su nombre y número y le devolveremos su llamada cuando se vuelva a abrir la oficina. Puede colgar después de dejar su mensaje o presionar la tecla numeral para obtener opciones adicionales. Gracias por llamar.

Malos saludos de correo de voz

• Ha llegado al departamento de ventas. Déjanos un mensaje.
• Hola. Usted ha llegado al Departamento de Contabilidad en XYZ. com. Todos los contadores asisten actualmente a una reunión del departamento obligatoria y no hay nadie disponible para atender su llamada. Su llamada es muy importante para nosotros y nos gustaría devolver su llamada tan pronto como regresemos. Sin embargo, es el final del año y nuestro retraso en llamadas es muy largo. Si llama para realizar un pago de una cuenta vencida, asegúrese de informarnos en su mensaje para que podamos devolverle la llamada inmediatamente. De lo contrario, espere el tono y déjenos un mensaje confidencial detallado.
• El departamento está cerrado. Por favor, deje un mensaje después del tono.