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En el mundo de los recursos humanos y el empleo, la documentación sobre el desempeño de un empleado puede afectar o romper su capacidad para disciplinar, terminar o promover, recompensar y reconocer justamente a los empleados.
La documentación es esencial para los gerentes y el personal de RR.HH. porque necesita hacer un esfuerzo serio para registrar todos los eventos en el historial de empleo de sus empleados, incidentes positivos y negativos de rendimiento.
He aquí por qué los gerentes y el personal de recursos humanos querrán documentar cuidadosamente todos los acontecimientos.
¿Por qué documentar?
- La documentación proporciona evidencia de que los problemas de rendimiento fueron discutidos con el empleado de manera oportuna y concisa.
- La documentación ofrece un historial de la mejora o la falla del empleado para mejorar el rendimiento a lo largo del tiempo. Es una descripción cronológica y precisa de las acciones del empleado, las acciones del gerente y los eventos a medida que ocurren.
- La documentación proporciona evidencia que respalda las decisiones de gestión para tomar medidas desfavorables, como la disciplina o la finalización con un empleado.
- La documentación ofrece pruebas de que un empleado merece una promoción u oportunidad disponible sobre otros empleados que también son elegibles.
- La documentación proporciona evidencia para justificar aumentos, disminuciones o por qué un empleado no recibió un aumento salarial.
- En caso de una demanda, la documentación completa y exhaustiva protege los intereses de un empleador. La documentación puede respaldar las acciones de la administración para despedir a un empleado sin éxito. También puede demostrar que el empleado fue despedido por razones que son legales en comparación con otras, como la discriminación ilegal.
Qué documentar
Los gerentes deben documentar el rendimiento del empleado, tanto las contribuciones positivas como las fallas de rendimiento. Necesitan documentar exactamente lo que hizo y dijo el empleado y lo que el gerente hizo y dijo en respuesta durante la reunión o conversación.
Debe documentar todos los acuerdos realizados durante la conversación, los objetivos establecidos, las mejoras requeridas y esperadas, y la línea de tiempo para la mejora.
La documentación también debe contener los compromisos que el administrador hace para ayudar al empleado.
Cómo documentar
La documentación se debe escribir durante o inmediatamente después de la reunión o conversación con el empleado. En ningún momento debe dejar de escribir la conversación el día en que ocurrió realmente. Esperar hasta más tarde afecta la calidad de la documentación porque está basada en la memoria.
Uno de los peores errores que cometen los gerentes es creer que pueden reconstruir un historial de asesoramiento de empleados según sea necesario. Ninguna persona de recursos humanos que tenga alguna experiencia de documentación decente y oportuna se deja engañar por un registro reconstruido.Los gerentes que reconstruyen de memoria traen riesgos innecesarios e inaceptables a su compañía porque un historial inventado no resistirá en una posible demanda.
Necesita que su documentación se muestre profesional, nítida y organizada. Escriba la documentación como si estuviera hablando del historial a un tercero. Nunca se sabe quién puede leer su documentación algún día, así que asegúrese de que refleje su profesionalismo. (La parte posterior de una servilleta, sobre o nota adhesiva no se considera documentación profesional).
Su documentación debe ir al nuevo gerente de un empleado si el empleado obtiene un nuevo trabajo, o lo hace, en su organización.
Para su memoria e informar al nuevo gerente del empleado, debe poner el nombre y el título del empleado, su nombre y título, y la fecha completa en cada documento.
Escriba la documentación que sea objetiva, justa, legal, objetiva, completa y consistente. Evite las opiniones (Mike es descuidado, Alice es floja, Tom me estaba mintiendo), insultos, editorialización (John es un idiota. Mark tiene un problema de actitud.) Y etiquetado (Mary es irresponsable. George no es un equipo jugador.).
Evite también tratar de interpretar el comportamiento del empleado. (A Marsha no le debe gustar esta tarea. Paula parece estar por encima de su cabeza.) Minimice el uso de palabras descriptivas como adjetivos y adverbios (lenta, descuidada, infeliz, temperamental, grosera). Indique el comportamiento y las acciones específicas del empleado, no su opinión o interpretación del mismo.
En la documentación, lo que se necesita es un registro preciso de la conversación. Quédese con los hechos y escriba exactamente lo que dijo y lo que dijo el empleado. Asegúrese de que su documentación no sea ambigua y de que aclare los hechos. (En cualquier situación legal potencial, los errores en cualquiera de los eventos documentados hacen que toda la documentación sea sospechosa).
Finalmente, documente cualquier acuerdo, compromiso, cronograma, mejoras necesarias, puntos de registro y otros detalles que puedan pasar de memoria. Asegúrese de establecer una fecha y hora para los plazos y las fechas de vencimiento para que no se produzcan malentendidos.
Conozca la política de documentación de su departamento de recursos humanos, que le indicará qué documentación necesita ubicación en el archivo de personal del empleado. Sin duda, se debe incluir documentación de medidas disciplinarias.
Dónde almacenar la documentación del empleado
Dado que la documentación sobre los empleados es confidencial y privada para el empleado, debe tener cuidado de que toda la documentación permanezca confidencial para el gerente, los recursos humanos y, potencialmente, el próximo gerente del empleado. Por lo tanto, no se recomienda colocar la documentación en una unidad de computadora compartida. La documentación manuscrita y la documentación del gerente impresa se guardan mejor en un almacenamiento cerrado.
Si sigue estas pautas, cuando acude a RR.HH. para solicitar ayuda para disciplinar, cancelar o transferir a un empleado a un trabajo con mejor potencial, HR lo ayudará a resolver el problema o mejorar la situación. Cuando HR le pida que documente, documente, documente o no puedan ayudarlo, tendrá todas sus bases cubiertas.
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