Cómo crear kits de prensa eficaces

Es posible que haya escuchado que se usa el término "kit de prensa" en las agencias de publicidad y relaciones públicas, e incluso puede haber recibido un kit de prensa para algo. Aunque la forma y función de un kit de prensa puede variar mucho según la industria, la definición aceptada de una es:

"Un paquete de material promocional proporcionado a los miembros de la prensa para informarles, especialmente sobre un producto, servicio o candidato . "

Sin embargo, ese es realmente un término amplio, y si eso es todo lo que tienes que hacer, no crearás kits de prensa que tengan el impacto que se supone que deben hacer.

Por lo tanto, echemos un vistazo más profundo a los componentes reales que pueden formar un kit de prensa, y cómo ensamblar uno que le brinde a su producto o servicio la mejor oportunidad de publicidad gratuita, también conocido como medios ganados. Si hace su kit de prensa correctamente, verá una devolución muchas veces superior a su inversión inicial, especialmente si el kit recibe su producto o servicio de tiempo aire en las estaciones de noticias, o grandes informes en línea y en revistas.

Creando su kit de prensa

No hay un libro de reglas sobre cómo crear kits de prensa que digan qué componentes debe incluir. Sus kits de prensa variarán según lo que esté utilizando PR para promover, y el tipo de lugar donde distribuirá su kit de prensa. La mayoría de los kits de prensa se envían por correo postal, a menudo a personas que tienen asistentes de administración, y es su trabajo hacer un kit de prensa que sea lo suficientemente interesante como para pasar a esa persona. El contenido y la presentación importan mucho.

Entonces, lo que incluye es una decisión muy importante porque un kit de prensa es una manera fácil de poner el foco de atención en usted o su negocio.

Incluso puede considerarlo como la compilación de grandes éxitos de su empresa, porque está compilando la información que desea que los medios conozcan sobre usted y sus productos y servicios en un paquete ordenado. Habiendo dicho eso, los componentes principales del kit de prensa que querrá considerar son:

1. El comunicado de prensa
El comunicado de prensa de su kit de prensa anuncia toda la idea.

Si tiene un producto nuevo, el kit de prensa lo ayuda a presentarlo. Si su empresa se está fusionando con otra, el kit de prensa lo defiende.

Puede incluir varios comunicados de prensa en su kit de prensa, o puede emitir un comunicado de prensa antes de que el kit se apague. Por ejemplo, un kit de prensa de una feria comercial podría contener un comunicado de prensa de fusión de la compañía, tres comunicados de prensa de nuevos productos y un comunicado de prensa anunciando un nuevo CEO.

Una palabra de advertencia; no empaques tu kit de prensa con más de un comunicado de prensa solo porque puedes. Si envía un kit de prensa a un editor, solo necesitará un comunicado de prensa. Si está entregando su kit de prensa en una feria comercial, no son infrecuentes los comunicados de prensa múltiples. Pero recuerde, cuanto más incluya, más trabajo hará a la gente.Desea hacer su trabajo lo más fácil posible.

2. Una breve carta / tabla de contenido

Esto es especialmente útil para cualquier tipo de kit de prensa que incluye una gran cantidad de elementos diferentes, pero igualmente importantes. Su carta puede dirigirse a los medios agradeciéndoles por su interés en su empresa, y luego puede proporcionar un resumen de lo que está incluido.
Asegúrese de borrar el nombre y la información de contacto de su contacto multimedia en esta página, ya que será el primero que verá.

Todos estos elementos ayudan a que su contenido se una y se sienta mucho más organizado que los papeles y las muestras metidos aleatoriamente en una carpeta.

3. Un folleto

PR pros usa kits de prensa para anunciar un nuevo producto, pero también puede incluir su folleto. Los folletos son especialmente útiles para explicar su producto o servicio fuera de un simple comunicado de prensa. Una cosa es crear un kit de prensa para un nuevo tipo de refrigerio saludable; otra cosa es crear un kit de prensa que traiga un nuevo producto financiero al mercado de inversión.

Para obtener un kit de prensa de una feria comercial, puede incluir una serie de folletos que le brindan al editor / reportero una gran cantidad de información sobre su producto / servicio. Esto los ayuda a determinar si quieren cubrir lo que ofrecen para una exposición gratuita a los medios.

4. Muestras de productos

Si su producto es lo suficientemente pequeño y puede permitirse hacerlo, debe poner una muestra dentro del kit de prensa.

Esto le da a los editores y reporteros la oportunidad de probar el producto por su cuenta, y darle un aprobado o aprobación.

Si su producto es demasiado grande y realizará una demostración en su instalación, incluya esa información para que el editor / reportero pueda acercarse a su ubicación y poner sus manos en sus productos. O si el stand de su feria tiene una demostración, esa es otra gran manera de darle a una gran cantidad de editores y periodistas de todo el país una forma de ver su producto en acción.

Si solo puede enviar algunas muestras, creó un correo de kit de prensa escalonado. El nivel superior solo puede constar de cinco a diez prospectos, pero serán los más importantes. Ellos reciben el artículo real. Los otros niveles obtienen menos, en función de su influencia. Algunos simplemente pueden obtener una postal o carta que cubra la información básica.

5. Cobertura previa de prensa

Si recibió cobertura de medios gratuita anteriormente, puede incluir una hoja que detalle esos medios. A algunas compañías les gusta incluir copias de los artículos escritos sobre ellas en su kit de prensa, y eso agrega un nivel de credibilidad a la campaña. Solo no te pases de la raya. Dar a conocer los éxitos pasados ​​es una cosa, pero una sesión de alardear es desalentadora.

Si incluye artículos, algunas páginas serán más que suficientes para su kit de prensa. Determine si una hoja simple que identifique estos puntos de venta en su lugar sería más útil para su kit de prensa y el editor / reportero.

6. Una hoja informativa

Esta puede ser una gran adición a un kit de prensa porque detalla características, beneficios y otra información específica de una manera que educa al periodista o editor sobre su empresa y / o productos con visitas rápidas de información.Las hojas de datos se pueden utilizar para lanzamientos de productos, kits de prensa sobre nuevas contrataciones, conferencias de prensa y otras áreas en las que desea dar al editor datos clave que tal vez quiera usar palabra por palabra.

7. Antecedentes de la empresa

Escribir una página de historial de la empresa puede ser valioso para los kits de prensa actuales y futuros. Este fondo detalla los comienzos de su empresa; desde donde has estado, hacia dónde te diriges y tus planes de expansión y desarrollo de productos. Asegúrese de actualizarlo con logros recientes y otras buenas noticias en su historial.

8. Executive Bios

Ya sea un nuevo CEO, un nuevo ejecutivo de relaciones públicas o un nuevo miembro en su junta directiva, este es el lugar para informar a la gente sobre ellos.

Las biografías ejecutivas, junto con las imágenes de alta resolución, brindan al editor la información básica que se necesita sobre las personas que están detrás de la empresa. Algunas publicaciones imprimen una palabra bio palabra por palabra, por lo tanto, escriba la biografía en el punto de vista en tercera persona en lugar del punto de vista en primera persona. Y, huelga decirlo, asegúrese de que las biografías sean precisas y actualizadas. Puede ser embarazoso incluir información de contacto sobre personas que han dejado de fumar o que han sido abandonadas.

9. Una hoja de cotización y preguntas frecuentes

La información de contacto de su medio debe ser muy fácil de encontrar para cualquier editor para preguntas adicionales sobre su kit de prensa. Pero una hoja de citas (con citas directas de las personas de su empresa) también se puede utilizar para dar a los editores ocupados las citas que necesitan para completar un artículo sin localizar a la persona de relaciones públicas de una empresa.

Esta hoja puede contener citas de sus ejecutivos, desarrolladores de productos e incluso del contacto de Relaciones Públicas. Una hoja de citas puede responder a las preguntas más obvias que pueda tener un editor, y puede ponerse en un formato profesional e informativo. Desea que cada cita se vea bien en papel, ya que es muy probable que esa cita se use literalmente en forma impresa.

10. Imágenes de alta resolución en una unidad flash

¿Las imágenes son relevantes para su kit de prensa? Si es así, asegúrese de que sean imágenes de alta resolución, almacenadas en un dispositivo de medios muy útil, como una unidad flash, o un CD / DVD.

También puede incluir imágenes de alta resolución en su sitio web para que también se descarguen los medios. Solo asegúrese de incluir el enlace directo a su galería de imágenes en los materiales de su kit de prensa.

11. CD, DVD, unidades flash, software y video

Estos materiales pueden ser costosos cuando se crean kits de prensa en cantidades masivas. ¿Se requieren? No siempre. Pero qué tan efectivos son depende de qué cobertura estés buscando.

Si está creando un kit de prensa para una banda, un CD de demostración o un enlace a música descargable le permitirá obtener más millas en un kit de prensa que solo un lanzamiento que lo anuncie. Si está tratando de obtener cobertura para los videojuegos de su compañía, un CD que tenga varias versiones demo de sus nuevos títulos es una forma mucho mejor de obtener el interés de un editor que cinco comunicados de prensa. Si acaba de abrir una nueva instalación de fabricación y está enviando sus materiales a editores / periodistas demasiado lejos para viajar para un recorrido, un DVD puede ofrecer un recorrido por el video de la instalación.Y, por supuesto, a medida que la tecnología evoluciona, también lo hacen sus kits de prensa. Podría incluir un código QR que envíe personas a un sitio web único, con un mensaje personalizado para ellos.