Cómo completar el formulario 941 Informe de nómina

Aunque a primera vista el Formulario 941 parece intimidante, después de haberlo completado durante varios trimestres, le resultará bastante fácil de completar. El Formulario 941 solicita información y lo lleva a través de un cálculo para que coincida con el impuesto total a la nómina que debe con los montos que ha retenido a los empleados y los montos que ha separado y pagado durante el trimestre.

¿Qué es el Formulario 941?

Este formulario es una forma básica para informar la actividad de impuesto a la nómina al IRS.

Se vence trimestralmente al final del mes posterior al final de cada trimestre. Las fechas de vencimiento específicas son 30 de abril , 31 de julio , 31 de octubre y 31 de enero .

Como parte de su responsabilidad para Todos los empleadores deben realizar depósitos de impuestos sobre nómina durante el trimestre, ya sea mensual o semestralmente. Lea más sobre cómo hacer depósitos de impuestos sobre nómina.

Dificultad: Promedio

Tiempo requerido: Depende del número de empleados y la complejidad de la nómina

Información que necesita para este formulario:

• Número de empleados que recibió compensación por el trimestre
• Cantidad total de compensación pagada durante el trimestre a todos los empleados
• Impuesto a la renta total retenido de la compensación durante el trimestre
• Indemnización total del seguro social y Medicare para el trimestre
• Total trimestre ajuste por pago por enfermedad y seguro de vida a término grupal
• Pagos de crédito por ingreso del trabajo (EIC) por adelantado a los empleados para el trimestre
• Total de pagos de asistencia con la prima COBRA realizados durante el trimestre

• Pasivo por impuesto a la nómina total (NO depósitos) por cada mes del trimestre

He aquí cómo:

1. Para formularios 941 presentados para el año en curso, incluyendo información del cuarto trimestre enviada por 31 de enero del año siguiente, algunos cambios que debe tener en cuenta:

   • Consulte el máximo del Seguro Social del año; los cambios máximos casi todos los años. No se retiene la retención de la Seguridad Social de los salarios de los empleados por encima de esta cantidad.
   • Debe contabilizar el impuesto adicional de Medicare para los empleados de mayores ingresos. Lea más sobre los requisitos para agregar este impuesto.

2. Revise la información necesaria para el Formulario 941, en la sección "Cosas que necesita" a continuación. Reúna toda la información antes de comenzar.

3. Información general:
   Línea 1: número de empleados a los que se pagó durante el trimestre
   Línea 2: compensación total pagada a estos empleados durante el trimestre
   Línea 3: impuesto a la renta total retenido de la compensación del empleado el cuarto.

4. Cálculo de impuestos a la seguridad social / Medicare
   Línea 4: si ninguna compensación del empleado estaba sujeta a impuestos de seguridad social o Medicare, marque la casilla y pase a la tarea 4.
   Línea 5a: ingrese los salarios totales del Columna 1, multiplica por124 e ingrese en la Columna 2. Recuerde que los salarios de la seguridad social se pagan solo hasta el monto máximo anual de la seguridad social para cada empleado.

5. Línea 5b: haz lo mismo que 5a para obtener consejos.
   Línea 5c: ingrese los salarios y propinas imponibles totales de Medicare en la columna 1, multiplique por. 029, e ingrese el resultado en la Columna 2.
   Agregue los montos de la Columna 2 de 5a, 5b y 5c, e ingrese el total en 5d.

6. Cálculo total de impuestos

• Para determinar la cantidad de impuestos que adeuda, agregue los totales de la Línea 3 (impuestos retenidos), Línea 5d (total de la seguridad social y el impuesto a Medicare) y reste la línea 6d (exención de la Ley HIRE) . Ingrese el total en la Línea 6e.

6. Ajustes
Línea 7a - Ajuste por fracciones de centavos.

Use el redondeo tradicional (menos de 1/2, redondee hacia abajo, mitad o más, redondee hacia arriba). Use signo negativo, no paréntesis, para disminuir.
Línea 7b - Reste cualquier seguro social o Medicare retenido del pago por enfermedad por terceros pagadores (compañías de seguros).
Línea 7c: reste los ajustes correspondientes a la parte no recaudada de los impuestos a la seguridad social y al Medicare en concepto de propinas y primas de seguro de vida grupal pagadas a los ex empleados.
Línea 8 - totaliza estos ajustes (6e a 7c) y entra en la Línea 8.

7. Depósitos totales

Línea 11: ingrese el total de todos los depósitos de impuesto a la nómina que realizó durante el trimestre.

8. Ajustes totales
Agregue la línea 11 (depósitos totales), la línea 12a (pagos de asistencia de primas de COBRA) y la línea 12e (ajuste para el impuesto de la seguridad social sobre la asistencia de COBRA).

9. Saldo adeudado o en exceso
Si la Línea 10 (Impuestos totales) es mayor que la Línea 13 (depósitos totales con ajustes), ingrese el saldo adeudado en la Línea 14.

Si la Línea 10 (Impuestos totales) es menor que la Línea 13 (depósitos totales con ajustes), ingrese el monto del pago en exceso en la Línea 15. Puede aplicar el pago en exceso a la próxima devolución o solicitar un reembolso.

10. Página 2
Programa de depósito Debe proporcionar información sobre el cronograma de depósito de su nómina. Si es un depositante mensual, debe ingresar el pasivo por impuestos por cada mes del trimestre. Si es un depositante bisemanal, debe adjuntar el Anexo B (Formulario 941), que muestra la obligación tributaria por cada depósito bisemanal.

Responsabilidad fiscal Su obligación tributaria NO es sus depósitos para cada trimestre. Su obligación tributaria es el total de impuestos que adeuda en base a la nómina bruta de cada mes. Su obligación tributaria para el trimestre debe ser igual al total en la Línea 10.

11. Acerca de su empresa Responda las preguntas sobre su negocio, en las líneas 18 y 19, o déjelas en blanco si no se aplican.

La Parte 4 pregunta si el IRS puede comunicarse con la persona designada por usted. Esta es la persona que preparó su Formulario 941 y que es responsable de preparar los impuestos sobre la nómina.

Debe firmar el formulario e ingresar la otra información en la Parte 5 antes de enviar el formulario.

12. Dónde presentar su formulario 941
El momento en que presente el Formulario 941 depende de su estado y de si hará o no un depósito con la presentación. o una lista completa de estados y direcciones de archivo.

Consulte las Instrucciones del IRS Formulario 941 (PDF) para obtener información más detallada.

Consejos:

1. Verifique todos sus cálculos y los números que envía al IRS. Por ejemplo, el IRS tiene un registro de todos sus depósitos de impuesto a la nómina, por lo que si los montos que dice que depositó no coinciden con los depósitos que realizó, es posible que tenga un problema.
2. Compruebe el Formulario 941 para ver si hay errores. No intente corregir los errores que ya cometió en los depósitos; deberá enviar el Formulario 941-X para corregir este tipo de error.
   Responda todas las preguntas o ingrese "N / A" o "No aplicable" o con un valor de "0". Nunca es una buena idea dejar espacios en blanco en este tipo de formulario.
3. Asegúrese de que todos sus números coincidan, particularmente el número de la deuda tributaria en la Línea 10 frente al total de la deuda tributaria en la Línea 17. Una falta de coincidencia puede hacer que su 941 sea rechazado o sujeto a multas.
4. Asegúrese de poner el nombre de su empresa y el EIN en la parte superior de la segunda página para fines de identificación.