Obtenga 5 consejos rápidos para la planificación de eventos rápidos

Si está interesado en adquirir algunos consejos rápidos para su caja de herramientas de planificación de eventos, ha venido al lugar correcto. Los planificadores de eventos se enfrentan a cientos de desafíos en su carrera y qué mejor manera de aprender que a un profesional experimentado que ha ideado una solución innovadora para algunos de los desafíos más comunes. ConventionPlanit. com recopiló más de 175 consejos de planificación de eventos de organizadores de reuniones y eventos como parte de su Stellar Tip Contest.

ConventionPlanit. com es un directorio de búsqueda sin comisiones disponible para profesionales de reuniones. A continuación, se destacan algunos consejos que ofrecen los colegas de su profesión:

Reduzca las tarifas de deserción de habitaciones

Un día más o menos antes de su evento, averigüe si su hotel está reservado. Si es así, puede usar eso para que renuncie a los aranceles de desgaste que pueda haber incurrido. Esto funcionó maravillosamente para un evento en el conocido Bellagio. Presentado por: Sandra Corzine, con ADP Insurance Services, Florham Park, Nueva Jersey.

Llegue una hora antes de una visita al sitio

Muestre por lo menos una hora antes de la inspección programada del sitio y haga su visita sin previo aviso. Pase esa hora caminando e intente interactuar con los miembros del personal como si fuera un invitado y haga muchas preguntas. Pida indicaciones y haga "preguntas difíciles" como si fuera un viajero novato. Mire el restaurante y, si el tiempo lo permite, coma en uno.

Si encuentra que las cosas no están preparadas, se ahorrará (y al gerente de ventas) mucho tiempo y vergüenza. Con el tiempo que ahorró, suba al bastón y haga una inspección momentánea de otro hotel y reserve ese. Enviado por: Robert Abbott Director-Corp. Marketing y comunicaciones, con Mueller Co., Decatur, Illinois.

Use un poste de árbol para amarres

Como cualquier planificador o registrador sabe, los cordones, insignias de amarre pueden enredarse fácilmente y desordenar el área de registro. Una solución simple es comprar un puntal de collar, ya sea en línea o en una tienda local. Algunos planificadores de eventos colocarán un letrero encima de ellos. Presentado por: Christopher Gossett Coordinador de la conferencia, con Investment Company Institute, Washington, DC.

Reserve las últimas filas para llenar las filas frontales

Nada se ve peor que las mesas vacías frente a un escenario (o área de preparación) en la noche del banquete, especialmente cuando hay un orador invitado. Una solución es colocar letreros reservados en las últimas dos filas de mesas en el salón de baile, lo que obliga a las personas a estar más cerca del escenario. Una vez que se llenan las mesas delanteras, puede tirar de los letreros reservados y llenar las tablas en la parte posterior. Presentado por: Dan Lough Coordinador del proyecto, con United Transportation Union, Cleveland, Ohio.

Utilice una caja de aparejos de pesca para un kit de suministros

Compre una caja de aparejos de pesca y coloque artículos diversos que pueda necesitar, como bolígrafos, engrapadoras, grapas, clips, cortador de cajas, tijeras, velcro, baterías, un kit de costura y un botiquín de emergencia de primeros auxilios. De esta forma, todo se organiza en un solo lugar y te ahorrará tiempo porque no estarás corriendo en diferentes direcciones buscando cosas.

Asegúrese de tener una lista de los contenidos de su caja de aparejos y reabastecerla tan pronto como regrese a casa para estar preparado para su próxima reunión. Presentado por: Julie Garrison con Association Management Ltd (ciudad y estado no incluidos).