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La peor reunión que he tenido fue una llamada sesión de estrategia facilitada por un individuo que definitivamente no era un estratega . Sonó una pequeña campana de alarma cuando comenzó la reunión pidiéndonos a todos que recogiéramos un par de baquetas de la pila que tenía frente a él en la mesa. Luego nos dio instrucciones para encontrar nuestro propio ritmo y comenzar a tocarlo en nuestros cuadernos. Después de algunos momentos incómodos, las cosas se torcieron más incómodas, ya que alentó a este grupo internacional de ejecutivos a mantener el ritmo e improvisar si quisiéramos.
La percusión fue lo más destacado.
El resto de la reunión continuó a través de algunas de las peores actividades de planificación estratégica tipo plantilla que he tenido la desgracia de participar como profesional. El punto bajo (sí, más bajo que el tamborileo) ocurrió cuando nos incitó a una guerra de pujas sobre cuántos nuevos clientes podríamos aterrizar el próximo año como resultado de nuestra nueva "misión" y "visión" que teníamos tan arrogantemente. elaborado y votado después de los primeros 90 minutos. En algún momento, arrojó el equivalente corporativo de un "desafío de doble perro" con el desafío de, "¿Son todos los clientes que puedes encontrar? ! " Uno de los otros participantes que sintió una apertura política para convertirse en el único partidario de esta reunión se unió y, antes de darse cuenta, una colección de negocios que a lo sumo generaba unos pocos cientos de nuevos clientes por año estaba enganchada para encontrar colectivamente 10, 000 nuevos clientes en el próximo año y 100, 000 en tres años.
Renuncié cada hora en mi mente y cuando las cosas se pusieron realmente mal, le sugerí a mi jefe que por el bien de todos nosotros, él necesitaba tomar el control de esta reunión. A decir verdad, estaba preocupado de que iba a hacer un espectáculo público de mí mismo en cualquier momento. Mi jefe, sintiendo aproximadamente la misma cantidad de consternación, ya había tenido suficiente y hábilmente maniobró para detener a este tren fugitivo sin mucho daño adicional.
Mientras que solo pensar en esa reunión llama la atención sobre los sentimientos de síndrome de estrés posparto (un fenómeno indocumentado pero frecuente en el mundo corporativo), es ilustrativo del poder que tenemos como gerentes y líderes para usar estas reuniones para bien o para mal. El saldo de este artículo ofrece algunos tipos de reuniones adicionales que separan el estrés y la lucha. Como gerente o líder responsable de unir a las personas para comunicar, compartir y generar ideas, usted está bien atendido eliminando estos tipos de reuniones de su rutina.
En al menos cinco reuniones, su equipo le dará las gracias por eliminar o reparar
1.8: 00 a. metro. Reuniones del personal de lunes por la mañana.
El problema con esta reunión es que nadie está listo para eso. Después de todo, son las 8:00 a. metro. el lunes por la mañana, nada ha sucedido aún y lo que sucedió la semana pasada es en su mayoría historia antigua. El segundo problema de esta reunión es que, para que todos estén preparados, deben trabajar el domingo por la noche, lo que está bien en ocasiones, pero garantiza que los empleados y los miembros de la familia de los empleados les otorgarán algunos votos importantes por "idiota del año".
La solución: si debe realizar una reunión de equipo el lunes, empújela para más tarde o temprano en la tarde.
Mejor aún, empújelo hasta la mañana del martes.
2. Reuniones de estado de Round-the-Table.
Ya sabes esta reunión. Es el lugar donde las personas se mueven por la sala compartiendo sus últimas actualizaciones, sagas, fantasías y sueños. Siéntese en el lugar equivocado y terminará como la persona nd para ofrecer una actualización a un grupo cuyas vejigas están sobrecargadas y los sesos entumecidos por las actualizaciones políticamente orientadas que emanan de la boca de colegas en el pasado … funciones de distancia.
La solución: reunirse si debe, pero establezca algunas reglas sobre las actualizaciones. Pídales a las personas que se concentren en las noticias importantes que impactan a todos o que identifiquen los desafíos que requieren ayuda de todas las funciones. Haga algo para limitar la dolorosa marcha de las actualizaciones de estado gratuitas y egoístas que generan las reuniones indisciplinadas de mesa redonda.
3. Reuniones recurrentes que han perdido su propósito.
Cualquier reunión recurrente en la que nadie pueda recordar por qué esta reunión todavía se lleva a cabo es un candidato para la eliminación inmediata. Las leyes de la física se transfieren a las reuniones y una reunión en el programa tiende a permanecer en el programa mucho después de que haya agotado su utilidad en el lugar de trabajo. Un nuevo gerente revisó la lista recurrente de reuniones en el cronograma de su equipo y canceló dos de ellas porque no pudo descubrir una razón para que estas reuniones existieran. Recibió más de unas pocas notas de agradecimiento y algunos comentarios de personas que se preguntaban cómo se las arregló para matar esta reunión de la que habían estado tratando de deshacerse durante el año pasado.
La solución: revise todas las reuniones recurrentes a las que somete a su equipo o en las que participa, y elimínelas de su vida y las vidas de los miembros de su equipo. Si no es el anfitrión de la reunión, informe al anfitrión de su intención y de su perspectiva sobre la utilidad de la reunión. Si usted es el anfitrión / patrocinador, haga una encuesta entre los miembros del equipo y denles voz y voto. Un poco de rodaje draconiano de reuniones periódicas abre un tiempo valioso para otras actividades más importantes.
4. G reuniones de Word-smithing de roup .
Esta es una reunión en la que reúnes a un grupo de personas para trabajar en la redacción de algo: una visión, una misión, una declaración de estrategia, una declaración de alcance en la gestión de proyectos. El resultado de estas sesiones suele ser una serie de oraciones construidas torpemente que reflejan compromisos por parte de la persona a cargo.Nadie en la sala está de acuerdo con el producto final, pero todos asienten con la cabeza tan pronto como la redacción va más allá de ridícula a simplemente terrible en un intento de hacer desaparecer el dolor.
La solución s : nunca relegue la redacción áspera de nada a un comité. Dale un puñazo al objeto en cuestión, repítelo con algunos colegas y cuando te acerques a algo que está empezando a funcionar para ti, muy cuidadosamente pídele a un grupo que te dé su opinión. Haga preguntas aclaratorias, tome notas excelentes y luego desaparezca y vuelva a redactar la (s) declaración (es), repitiendo el proceso según sea necesario.
5. Reuniones de estrategia de plantilla.
Estoy terminando donde comencé, con la reunión de estrategia muy incompleta descrita en la apertura de este artículo. No hay un proceso o plantilla mágica o incluso una simple serie de pasos que ayuden a que surja la claridad estratégica. Llevar a cabo un análisis de S. W. O. T. (fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas) no siempre se encuentra en el camino crítico para llegar a una evaluación precisa de las condiciones y oportunidades. Y los números, los objetivos y el crecimiento no son estrategias. Tenga cuidado con cualquiera que sugiera que tienen un proceso simple para este tema complejo.
La solución: Invierta en un facilitador o asesor de estrategia altamente calificado y con experiencia que entienda cómo guiar, en ocasiones lidere y a veces sigue en la búsqueda del desarrollo de una estrategia procesable y significativa. El profesional adecuado hará que el grupo sea responsable de encontrar respuestas a las preguntas correctas (difíciles) que deben responderse en el camino hacia la claridad estratégica.
The Bottom Line:
Las reuniones son oportunidades invaluables para conectarse, comunicarse, construir relaciones y estimular la resolución creativa de problemas. También son oportunidades maduras para el uso excesivo e incluso el abuso. Esfuércese por ser el gerente que respeta el poder y la importancia de las reuniones. Utilice estos foros por las razones correctas, concédalos para centrarse en cuestiones clave, solicite ideas y, lo que es más importante, respete el tiempo que todos dedican a las sesiones. Los miembros de su equipo apreciarán su enfoque positivo más de lo que nunca sabrá.
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