Cómo contratar y trabajar con empresas de catering para un evento

Como planificador profesional de eventos, probablemente piense que ya sabe lo que es la restauración, ¿verdad?

Para algunos planificadores de eventos, catering es el elemento en su lista de control de planificación de eventos que cubre la provisión de alimentos y bebidas para un evento. Para otros planificadores de eventos, la restauración abarca alimentos, bebidas y mucho más.

¿Qué es Catering?

Echemos un vistazo a lo que significan aquellos en la industria de planificación de eventos cuando hablamos de catering.

Tipos de servicios de catering

Al igual que los planificadores de eventos varían en términos de los servicios que ofrecen, también lo hacen los servicios de restauración. ¿Qué tipo de servicio de catering es el más adecuado para su evento? Depende de los detalles del evento que estás planeando. Aquí hay un resumen rápido de los tipos de servicios de restauración:

• Servicio de comidas privadas : los servicios de restauración privados operan como empresas independientes. Sus servicios típicamente incluyen planificación de menús, preparación de alimentos, servicio de alimentos y bebidas, alquiler de vajillas, alquiler de equipos de cocina, contratación de personal de espera y servidores de bebidas, instalación de todos los artículos de servicio de alimentos y limpieza.
• Hotel / Restaurant Caterer : los restaurantes y hoteles tienen su propio personal de catering. Si su evento se llevará a cabo en un restaurante u hotel, trabajará con sus empresas de catering. Los servicios de restauración de hoteles y restaurantes son responsables de la preparación del menú, la configuración de la sala, las mesas, la ropa de cama, la vajilla, el armado del bar, el alquiler de equipos, las decoraciones, los arreglos florales y el personal para el evento.

• Servicio completo de catering: Servicio completo de catering son servicios de restauración privados que ofrecen todo lo que necesita para alimentos y bebidas para su evento y más. Los servicios individuales brindados varían de un proveedor a otro. Además de la planificación del menú, pueden proporcionar menús de degustación, vistas previas de alimentos, coordinación de alquiler de mesas y ropa de cama, entrega de arreglos florales y centros de mesa, desarrollo del tema general y decoración de la habitación, iluminación, organización del personal y coordinación de configuración y limpieza. .

Seleccionar un servicio de catering

Si contrata un servicio de catering privado para su evento, el primer paso es buscar referencias y luego configurar una reunión inicial. Esté preparado para discutir su evento en detalle, que incluye:

• Fecha propuesta
• Hora propuesta
• Posible ubicación o sede
• Número de invitados
• Tema u ocasión para el evento
• Sugerencias e ideas del menú
• Requisitos e ideas de bebidas
• Restricciones dietéticas o alergias alimentarias
• Otros servicios solicitados (alquileres, personal de espera, etc.)

Cuanta más información pueda proporcionar en esta reunión, mejor. Le dará al proveedor de catering una idea general de lo que tiene en mente para su evento, lo que dará lugar a una propuesta más precisa de ellos.

Ponga Catering en su lista de comprobación de planificación de eventos

"Catering" debe tener su propia sección separada en su lista de verificación de planificación de eventos.Un artículo genérico de "comida y bebida" no servirá. En su lugar, divida la tarea pendiente de catering en tareas más pequeñas, como:

• Contratar catering
• Seguimiento relacionado con contrato firmado
• Seleccionar menú
• Solicitar menú de muestreo
• Confirmar mantel y color de la ropa de alquiler
• Confirmar el número de invitados
• Seleccionar el menú de la barra
• Determinar la configuración de la sala
• Seleccionar los arreglos florales y los centros de mesa

Aunque el proveedor atiende estas responsabilidades, es su la responsabilidad de trabajar estrechamente con ellos para seleccionar estos elementos y administrar la función general.

No subestime el papel de la restauración

El lugar, la decoración, el ambiente e incluso una excelente lista de invitados en su evento quedarán eclipsados ​​por la mala alimentación. ¡No subestime la importancia de una buena comida y bebida en un evento! La mala comida, literalmente, dejará un mal sabor en la boca de sus invitados.

Además, asegúrese de que su proveedor contrate personal capacitado y profesional. Los servidores tienen un impacto en cómo se perciben los alimentos y pueden contribuir al ambiente general de un evento.

Gastar de forma inteligente

Los alimentos y bebidas suelen ser artículos de gran precio en un presupuesto de planificación de eventos. No malgastes ni un centavo. Haga elecciones inteligentes de gastos para aprovechar al máximo cada centavo. Aquí hay algunos consejos para ahorrar dinero que debe tener en cuenta:

• Entreviste a los proveedores locales que recién están comenzando en el negocio. Pueden ofrecer una tarifa introductoria para la exposición y el potencial de nuevos negocios.
• Limite las ofertas de los bares a aguas con gas, cerveza y vino. Los artículos de estante superior requieren precios superiores a la estantería
• Acorte la hora feliz en su evento; menos tiempo significa menos consumo
• Considere un menú de buffet en lugar del servicio de asiento

Si ha encontrado un proveedor de servicios que realmente le gustaría usar para un evento próximo, negocie el precio. Hágales saber que le gustaría contratarlos, pero el costo es un problema. Deben ofrecer sugerencias para reducir el costo total.