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La industria de planificación de eventos alberga numerosos títulos de trabajo y descripciones de trabajos. Organizador de eventos. Planificador de reuniones. Coordinador de eventos. Planificador de convenciones. Administrador de evento. La lista parece interminable. A medida que la industria crece, también lo hace la lista de funciones de trabajo. Si bien el crecimiento del empleo siempre es bueno, el rango de las funciones de trabajo de planificación de eventos y los títulos de los trabajos de administración de eventos puede ser confuso para aquellos que comienzan en la industria.
Es igualmente frustrante para los profesionales experimentados que se enfrentan a clientes que malinterpretan los servicios ofrecidos.
"Gestión de eventos" y "planificación de eventos" se intercambian frecuentemente aunque sean dos cosas muy diferentes. Simplemente, la planificación y la gestión no son lo mismo. Si bien los conjuntos de habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. Crea problemas para aquellos que tratan con clientes que creen erróneamente que necesitan un administrador de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los administradores de eventos también manejan la planificación de eventos. Así que aclaremos la confusión porque es importante que usted y sus clientes tengan el mismo entendimiento.
Planificación de eventos
Comencemos con la planificación de eventos. La palabra clave aquí es planificación . Todos los eventos, desde las despedidas de soltera a las celebraciones de cumpleaños de hito a las grandes reuniones corporativas, comienzan con un plan de algún tipo.
Las discusiones iniciales con los clientes sobre ideas para eventos, temas, fechas deseables y pautas presupuestarias son parte del proceso de planificación del evento.
La planificación de eventos comienza desde el principio, desde las primeras etapas del concepto y continúa hasta que ocurre el evento real. Y, sinceramente, durante algunas semanas después del evento, los organizadores del evento envuelven los detalles y manejan los elementos de seguimiento.
La planificación de eventos implica trabajar estrechamente con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente de la reunión y cumpla con el objetivo del evento. Los clientes que contratan a un planificador de eventos contratan a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para ver ese evento hasta su finalización.
Las responsabilidades de planificación de eventos pueden incluir, pero no están limitadas a:
- seleccionar un tema general para el evento
- desarrollar un presupuesto
- seleccionar un lugar
- negociar contratos de hotel
- contratar vendedores externos > planificación del menú
- contratación de un proveedor
- organización de oradores invitados o entretenimiento
- coordinación de transporte
- elección del esquema de color
- desarrollo de invitaciones
- La planificación de eventos es todo lo que se necesita para organizar un evento .Esta función cae bajo el paraguas más grande de la gestión de eventos.
Gestión de eventos
Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que se combinan como piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas que se unen en el momento correcto y en el lugar correcto, sin problemas y de manera eficiente y de acuerdo con el plan. Este proceso se llama gestión de eventos. Es, en términos simples, la gestión del proyecto del evento en sí.
La gestión de eventos implica crear, coordinar y administrar los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto. Algunos aspectos de la gestión de eventos pueden incluir, entre otros:
reservar una ubicación para un evento
- coordinar vendedores externos
- desarrollar un plan de estacionamiento
- diseñar planes de emergencia para emergencias
- garantizar el cumplimiento de normas de seguridad
- personal administrativo responsable de cada función
- supervisión de la ejecución de un evento
- supervisión del evento
- resolución de situaciones de eventos en el sitio
- Event Managers y Event Planners Work Together
Definición de estos dos funciones es un desafío porque, no solo están estrechamente relacionadas, las responsabilidades a menudo se superponen. Los planificadores de eventos individuales pueden ofrecer servicios de gestión de eventos, y los administradores de eventos también pueden ofrecer planificación de eventos.
Todo depende del planificador individual o del equipo de gestión de eventos corporativos, el lugar y el evento en sí.
Es importante entender las diferencias entre los dos y determinar qué servicios proporcionará. Por ejemplo; Si ofrece servicios de planificación de eventos para un evento a gran escala, trabajará con un gerente de eventos que coordinará sus servicios con los del gerente de catering, el equipo audiovisual, etc. Defina su rol y los servicios que brindará y comuníquese claramente estos a clientes potenciales para evitar cualquier confusión durante el proceso de planificación.
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