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Si maneja su propio automóvil para llevar a cabo sus responsabilidades laborales, su empleador puede reembolsarle el costo de conducir su propio vehículo. Sin embargo, el transporte hacia y desde su lugar de trabajo no es reembolsable. Otra opción de empleado es la asignación de automóvil.
Reembolso del empleado por usar su propio vehículo
El reembolso del empleado por usar su propio automóvil variará un tanto por empleador y sector, pero la mayoría de las organizaciones compensa a los empleados a aproximadamente la Tarifa de millaje estándar establecida por el IRS o la Tasa de reembolso del vehículo de propiedad privada determinado por la Administración de Servicios Generales (GSA).
A partir de 2017, la tasa IRS se establece en 53. 5 centavos por milla recorrida, por debajo de 54 centavos para 2016 y 57. 5 centavos en 2015. Esta tarifa fija y estándar incorpora el costo de seguro, registro, gas, petróleo y mantenimiento. Para alguien que maneja mucho por trabajo, esto puede resultar en una deducción bastante significativa.
La mayoría de los empleadores reembolsarán a la tasa del IRS o GSA, ya que pueden deducir hasta ese monto como un gasto cuando presentan su declaración del impuesto a las ganancias corporativas, aunque existen otras fórmulas fiscales complejas que los empleadores pueden usar . El Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS) exige que los pagos de reembolso se realicen por separado de la nómina de sueldos sin impuestos. Por lo tanto, la mayoría de los empleadores procesará los pagos de gastos a través del sistema de cuentas por pagar para mantenerlos separados de la nómina y para mantener el cumplimiento con las leyes del IRS.
Si su empleador está reembolsando a la tasa GSA o IRS, o cerca de ella, puede estar seguro de que está obteniendo un trato justo.
Si recibe menos del IRS, entonces puede deducir parte del gasto en sus impuestos personales sobre la renta.
Reembolso de empleados del gobierno
Los empleados del gobierno siempre recibirán un reembolso a la tasa GSA exacta si el uso de un automóvil de propiedad privada está autorizado o si no hay un vehículo del gobierno disponible.
Requisitos de reembolso de gastos de automóviles
Deberá proporcionar un registro de kilometraje, recibos de gas y documentación de cualquier otro recibo de gastos permitido relacionado con su automóvil. Sin registros detallados, su informe de gastos puede ser rechazado. O lo que es peor, su empleador podría tomar medidas disciplinarias si considera que su reclamo puede ser fraudulento. Muchos empleadores requieren el mantenimiento de registros contemporáneos, al igual que el IRS. No intente estimar su millaje ya que eso podría violar las políticas de su empleador. Mantener la pluma y el papel en su automóvil es un método, aunque tedioso; una mejor opción es una aplicación de seguimiento de kilometraje que rastrea automáticamente sus viajes en un registro contemporáneo que puede imprimir o descargar. Es una forma eficiente de realizar un seguimiento del millaje, puntos de inicio y finalización y el objetivo comercial del disco para incluirlo en su informe de gastos.
Consecuencias fiscales
Las asignaciones de millaje se consideran desembolsos libres de impuestos por parte de los empleadores. Sin embargo, su empleador no puede pagar directamente los costos de operación como reparaciones o mantenimiento de su automóvil sin consecuencias impositivas. Otros gastos como los peajes directamente relacionados con el transporte comercial pueden reembolsarse sin impuestos siempre que tenga recibos.
Consulte a su asesor fiscal si no está seguro de cómo se aplican las regulaciones a su situación.
Car Allowance
Su empleador también tiene la opción de ofrecerle un subsidio para automóviles, siempre que al menos cinco o más empleados reciban un subsidio para automóviles en la compañía. Esta es una tarifa fija pagada al menos trimestralmente según la ley federal. Los empleados que son elegibles para una asignación de automóvil no obtienen un reembolso por el millaje, sino que reciben un reembolso por el gas utilizado en los viajes para llevar a cabo los negocios de la compañía junto con los costos de reparación o mantenimiento relacionados con el negocio.
Para este método de reembolso, los empleados de la gerencia deben comprender una minoría de los empleados que reciben una asignación de automóvil, lo que no se considera un beneficio comercial. Una asignación de automóvil no está sujeta a impuestos y no está incluida en el salario bruto del empleado; más bien, se enumera por separado en el talón de la nómina y los impuestos no se deducen.
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