Etiqueta de correo electrónico - Reglas para la correspondencia comercial

Muchas personas que envían correspondencia comercial por correo electrónico no se dan cuenta de que existe una gran diferencia entre usarla con ese fin y comunicarse con amigos y familiares. Cuando envía un mensaje a un amigo o pariente, puede ser bastante informal. Puede usar la jerga si lo desea o incluso puede darle más sabor a un lenguaje inapropiado si sabe que el destinatario no tendrá ningún problema con eso. En otras palabras, puede escribir como si estuviera hablando con esa persona.

La correspondencia comercial es bastante diferente. Una buena etiqueta de correo electrónico, en realidad la etiqueta de negocios en general, dicta que usted se comporte con profesionalidad. Cuando es demasiado informal, usa jerga o lenguaje inapropiado, o envía mensajes llenos de error, deja una mala impresión en los destinatarios de su mensaje. Aquí hay algunas reglas básicas de etiqueta de correo electrónico.

Mind Your Manners

Incluso en un mundo donde parece que siempre tenemos prisa por hacer las cosas lo más rápido posible para poder pasar a la siguiente tarea, los buenos modales no tienen pasado de moda. No sonarás anticuado si siempre usas las palabras "por favor" y "gracias". Su destinatario apreciará su cortesía.

Otra forma de mostrar buenos modales es dirigirse a personas que no conoce, o que solo tienen una relación formal con ellos, por su título y apellido, por ejemplo, el Sr. White o la Sra. Gray. Si el destinatario de su correo electrónico prefiere ser llamado por su nombre, probablemente lo corrija.

Al responder a un correo electrónico y el remitente del mensaje original solo ha usado su primer nombre, entonces puede asumir con seguridad que está bien usar el nombre de esa persona también.

Watch Your Tone

Tone es la forma en que un orador o, en el caso del correo electrónico, el escritor, expresa su actitud. Es algo difícil de transmitir por escrito, pero normalmente puede lograr el tono correcto releyendo su mensaje varias veces antes de presionar enviar.

Asegúrate de ser respetuoso, amigable y accesible. No quieres sonar brusco o exigente.

Si le escribe a alguien con quien se ha comunicado anteriormente, comience con algo amigable como "Espero que esté bien". Los escritores de correo electrónico a menudo usan emoticones o emoji para transmitir un sentimiento particular: feliz, triste, confundido o emocionado. Usa buen juicio aquí. Si le escribe a alguien con frecuencia y tiene una relación menos formal con él, entonces los emoticones y los emoji pueden estar bien. Para el correo electrónico oficial, sin embargo, por ejemplo, cuando le escribe a un posible empleador, apegue únicamente a las palabras.

Siempre se considera una mala etiqueta de correo electrónico utilizar todas las letras mayúsculas. Parece que estás gritando. No use todas las letras minúsculas tampoco.Algunas personas dicen que hará que parezca que estás mascullando.

Sé conciso

El tiempo de todos es valioso, y debes respetar eso. Su destinatario puede tener solo un momento para leer su correo electrónico y responder a él. Cuando redacte su mensaje, sea lo más breve posible y al mismo tiempo asegúrese de incluir toda la información pertinente. Proporcione todos los detalles que su lector necesite para comprender lo que intenta transmitir.

Evite usar abreviaturas de mensajes de texto

Como sociedad que pasa mucho tiempo en los mensajes de texto de nuestros teléfonos, nos hemos acostumbrado a usar abreviaturas para cualquier palabra de dos letras o más.

Usamos U en lugar de usted, UR en lugar de su, 2 en lugar de hacerlo en lugar de, en lugar de por favor, y thx en lugar de gracias. Eso está bien si tu destinatario es un amigo. El correo electrónico comercial debe ser más formal. Por supuesto, abreviaturas usadas comúnmente como Sr. y Sra., FYI (para su información), inc. , y etc. están bien.

Use una dirección de correo electrónico profesional

Siempre use la dirección de correo electrónico que su empleador le asignó para la correspondencia relacionada con el trabajo, pero evite usarla para cualquier otra cosa. Por ejemplo, si está buscando empleo, use una cuenta de correo electrónico personal, pero asegúrese de que su dirección sea profesional. Considera lo que dice sobre ti. ¿Eres un sexymom @ isp? com o hotdad @ isp. com? Tal vez. ¿Pero quieres que un posible empleador piense así? Considere obtener una dirección que use su primera inicial y apellido o su nombre completo.

Si está tan apegado a su dirección que no desea cambiarla, considere agregar una segunda para uso profesional solamente. Si su ISP (proveedor de servicios de Internet) solo proporciona una sola dirección, busque obtener una cuenta gratuita.

Recuerde que la ortografía y el recuento de gramática

Siempre corrija su correo electrónico con cuidado. Desea estar atento para corregir la ortografía y la gramática adecuada. Use un corrector ortográfico automático si lo desea, pero tenga cuidado de confiar demasiado en él. Si usa la ortografía incorrecta para un uso particular de una palabra, por ejemplo, dos contra vs., no recogerá su error. No intentes adivinar la ortografía de una palabra. Deberías buscarlo en un diccionario gratuito en línea.

La buena gramática es esencial. Puede usar contracciones cuando quiera transmitir un tono más conversacional. Nunca use slang ni ningún lenguaje ofensivo.