Administración de correo electrónico fácil para propietarios de negocios ocupados

El correo electrónico ofrece una manera excelente y económica de comercializar su negocio en casa, mantenerse en contacto con los clientes y brindar servicio al cliente; sin embargo, también puede ser tedioso y perder tiempo. A menos que contrate un asistente virtual, debe encontrar una forma de administrar el correo electrónico que le permita responder de manera oportuna y, sin embargo, no pasar todo el día respondiéndole. Estos son algunos consejos para administrar su correo electrónico.

1) Reduzca la cantidad de correo electrónico que recibe.

Hay varias maneras en que puede limitar la cantidad de correos electrónicos que aparecen en su bandeja de entrada.

El primero es responder a las preguntas más comunes que recibe en su sitio web con una página de preguntas frecuentes. En esta página, escribes la pregunta y luego la respondes. Recomiende a las personas en su página de contacto, sugiriéndoles que verifiquen primero para ver si su pregunta es respondida. Al proporcionar tanta información como sea posible en su sitio web, sus visitantes pueden obtener sus respuestas sin enviarle un correo electrónico.

La segunda forma de reducir el correo electrónico que recibe es darse de baja de las listas que no lee. Si descubre que está eliminando o clasificando boletines y otras actualizaciones comerciales, pero no las está leyendo, es hora de darse de baja. Si desea mantenerse al día con un blog, una mejor opción es utilizar un lector de feeds, que capturará y mostrará todas las publicaciones nuevas sin llenar su bandeja de entrada.

Una tercera forma es "lavar" su correo electrónico para bloquear el correo no deseado y detener el correo electrónico no deseado. MailWasher ofrece versiones gratuitas y pro que pueden ayudar a bloquear el correo no deseado, el correo electrónico no deseado y las estafas de phishing.

2) Limite la cantidad de cuentas de correo electrónico que tenga.

Algunos propietarios de empresas hogareñas crean varias cuentas, como una para el servicio al cliente y otra para la asistencia técnica, pensando que les ayudará a clasificar y administrar el correo electrónico. Pero las cuentas múltiples solo crean más trabajo, a menos que tenga un asistente virtual cuyo trabajo sea administrar una o más de las cuentas de correo electrónico.

En última instancia, solo necesita dos cuentas; uno para personal y otro para negocios.

3) Limite la cantidad de veces que revisa el correo electrónico cada día.

Verificar el correo electrónico parece una actividad benigna, y sin embargo es una de las mayores pérdidas de tiempo, justo detrás de las redes sociales. Debido a que el correo electrónico es rápido e inmediato, hay una idea de que debe estar en él todo el tiempo, pero eso no es cierto. Si bien no desea dejar a sus clientes o clientes pendientes durante demasiado tiempo, no necesita responder al correo electrónico en el momento en que llega. En cambio, revise el correo electrónico dos o tres veces al día. Cuando lo verifique, comprométase a ocuparse de todo en su bandeja de entrada en ese momento.

4) Desarrollar un sistema para tratar y clasificar el correo electrónico.

La mayoría de los programas de correo electrónico le permiten crear carpetas en las que puede ordenar el correo electrónico. Por ejemplo, puede crear carpetas para "tareas pendientes", "recibos", "lectura", etc.Cada correo electrónico que entra es respondido y / o ordenado apropiadamente. Si eres una persona visual como yo, puedes usar el programa de Gmail de Google para crear varias bandejas de entrada. Cuando el correo electrónico llegue a la bandeja de entrada principal, ordénelo en bandejas de entrada "por hacer", "por responder", "por leer" e "información del cliente". Todas estas bandejas de entrada especializadas aparecen en diferentes secciones en la página de Gmail. Otra ventaja de Gmail es la capacidad de usar etiquetas, como recibos, para etiquetar correos electrónicos.

5) Eliminar, eliminar, eliminar.

Si recibe muchos correos innecesarios, bórrelos lo antes posible. Considere usar un correo electrónico basado en la web para eliminar el correo no deseado antes de descargarlo a su programa de correo electrónico. Si utiliza un correo electrónico basado en la web, escanee, verifique y elimine primero la basura. Esto deja solo los elementos a los que debes responder. Consulte el n. ° 1 sobre cómo reducir el correo electrónico que recibe si descubre que está eliminando los tipos de correo electrónico o una gran cantidad de correos electrónicos de un único remitente.

6) Vacía tu bandeja de entrada.

Esto es mucho más difícil de lo que piensas. Y una vez que está vacío, mantenerlo vacío es igualmente desafiante. Inicialmente, esta tarea será difícil porque es muy probable que tenga un montón de correo electrónico y le llevará mucho tiempo revisar cada elemento para ordenarlo o eliminarlo. Una de las opciones es usar la función de búsqueda para encontrar correos electrónicos de lugares que te contactan mucho. Por ejemplo, si hay un boletín al que se suscribe, busque en el boletín por nombre o dirección de correo electrónico.

Una vez que tenga la lista de correos electrónicos del boletín informativo, puede tratarlo al por mayor al seleccionarlo todo y archivarlo en su carpeta "para leer" o "boletín informativo". O puede hacer trampa seleccionando todos los elementos en su bandeja de entrada y colocándolos en una carpeta llamada "para archivar". Esto vacía su bandeja de entrada sin tener que archivar cada parte del correo electrónico y, sin embargo, tampoco ha perdido el correo electrónico. Una vez que su bandeja de entrada esté vacía, comprométase a administrar cada correo electrónico que llegue a la hora designada que programó para gestionarlo.