Diferencias Entre planificación de eventos y coordinación

Hay varios términos vagamente definidos en la industria del evento. Es decir, palabras que pueden interpretarse de diferentes maneras. La palabra "evento" en sí misma podría significar cualquier cosa, desde una fiesta de cumpleaños hasta un concierto benéfico. Y el uso de diferentes términos puede generar confusión y malentendidos, específicamente en torno a los títulos de trabajo. Una de las mayores áreas de confusión es alrededor de los planificadores de eventos versus los coordinadores de eventos.

Planificadores de eventos vs. Coordinadores de eventos

Fuera de la industria, muchas personas no entienden la diferencia entre un planificador de eventos y un coordinador de eventos. En términos generales, el planificador toma las decisiones críticas con respecto a qué, cuándo, quién y cómo. Un coordinador de eventos, por otro lado, es responsable de asegurarse de que se ejecuten todos los detalles y de que cada proveedor se presente a tiempo y se desempeñe adecuadamente.

Responsabilidades de un organizador de eventos

Un planificador de eventos trabaja directamente con el cliente para determinar la visión, las necesidades y el presupuesto del cliente. Por ejemplo, si se trata de una boda, el organizador del evento puede analizar el tono previsto de la pareja, el nivel de formalidad y el tamaño de la lista de invitados.

A partir de ahí, el planificador de eventos diseña un evento para sorprender al cliente. Él o ella elegirán un lugar, tipo de entretenimiento y trabajarán con el cliente para determinar un menú. Se enfocan en los artículos de gran tamaño que hacen que un evento sea memorable.

Convertirse en un planificador de eventos lleva años de experiencia. Un planificador tiene mucha responsabilidad para garantizar que el cliente esté contento y diseñe un evento que se ajuste a las necesidades y expectativas del cliente.

Antes de convertirse en planificador, a menudo es necesario trabajar varios años como coordinador de eventos. Es un trampolín importante para una carrera en eventos.

Responsabilidades de un Coordinador de eventos

Un coordinador de eventos no se involucra con el diseño del evento. En cambio, están a cargo de administrar los componentes individuales para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.

Una vez que el planificador ha determinado la visión del evento, el coordinador ayuda al planificador a hacerlo realidad. Pueden mirar a los vendedores, organizar las fechas de entrega y manejar las tareas logísticas.

Las organizaciones más grandes pueden tener dos coordinadores para cada planificador, mientras que las operaciones más pequeñas solo pueden tener un coordinador que satisfaga las necesidades de todos los encargados de la toma de decisiones ejecutivas. De cualquier manera, normalmente hay una línea directa de supervisión sobre la posición del coordinador. Ahora eso no quiere decir que los coordinadores de eventos lo tengan fácil. La mayoría de ellos tiene la difícil tarea de organizar todo en el sitio con solo unas horas antes de que comience el evento. Esto, por supuesto, es cuando ocurren la mayoría de los problemas, por lo que un buen coordinador está enfocado, organizado e ingenioso.

Esta es una gran posición para aquellos que buscan comenzar una carrera en la planificación de eventos. Trabajar como coordinador te brinda una base sólida para pasar a un rol de planificador de eventos más adelante en tu carrera. Un coordinador fuerte vale su peso en oro para cualquier planificador, y la seguridad laboral (si es bueno en su trabajo) está prácticamente garantizada.

Para iniciar una carrera en la coordinación de eventos, obtener una pasantía o ser voluntario con una organización sin fines de lucro para ayudarlos a planificar sus eventos de recaudación de fondos puede ser una ventaja. Obtendrás experiencia práctica en la coordinación de un evento real y construir tu red profesional al mismo tiempo.