¿Qué gastos de automóvil puedo descontar para conducir en un negocio?

Los propietarios de empresas y empleados que conducen con fines comerciales pueden deducir los gastos por el uso de automóviles personales o automóviles de la empresa con fines comerciales. En ambos casos, los gastos deben estar documentados (más sobre esto a continuación) y específicamente relacionados con el negocio. Los gastos personales y otros gastos que se describen a continuación no son gastos de manejo de negocios permitidos.

Antes de deducir los gastos del automóvil, asegúrese de consultar con su asesor fiscal.

Este artículo proporciona información general para que pueda comenzar, pero este tema fiscal es complejo y su situación comercial individual es única.

Cómo deducir gastos

El IRS permite dos formas diferentes de deducir los gastos de la conducción comercial: los gastos reales y una deducción de millas estándar. El que elija depende de su situación y de las concesiones y limitaciones del IRS.

Los gastos reales para la conducción comercial que se pueden deducir incluyen:

• Depreciación (pero consulte los límites a continuación)
• Pagos de arrendamiento
• Tarifas de registro de vehículos
• Licencias > Gas
• Seguro
• Reparaciones
• Petróleo
• Alquiler de garaje
• Títulos de vehículos
• Peajes
• Tarifas de estacionamiento
• Gastos por intereses de un préstamo de automóvil (dueños de empresas autónomas únicamente)

La deducción del kilometraje IRS s

tandard para la conducción comercial, que cambia cada año, es la más fácil de usar. Simplemente multiplique las millas de negocios impulsadas por el año por la tasa de ese año, y use esa cantidad en el formulario de impuestos correspondiente. Obtenga más información sobre los beneficios, inconvenientes y limitaciones de la deducción estándar frente a la deducción del gasto real.

No incluido en la deducción estándar son estacionamiento y peajes; Puede deducir estos gastos además de tomar la deducción estándar.

Existen algunas limitaciones en el uso de los gastos estándar frente a los reales. Si comienza utilizando el método estándar, generalmente no puede cambiar a los gastos reales. Debe usar el método estándar con vehículos arrendados.

No puede usar el método estándar si su empresa tiene 5 o más autos, y si toma ciertos tipos de depreciación (vea a continuación).

Conducir como propietario de un negocio

El gasto de conducir un automóvil por negocios es un gasto comercial legítimo, y puede deducir estos gastos en su declaración de impuesto comercial.

La forma de registrar la deducción para su negocio depende de su tipo de negocio y del tipo de declaración de impuestos de sus archivos comerciales. La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas utilizan el Anexo C para informar las ganancias y pérdidas comerciales.

Empleados que conducen para empresas

Los empleados que conducen con fines comerciales pueden deducir el costo de conducir en las siguientes circunstancias:

Estos gastos de manejo de negocios no han sido reembolsados ​​por el empleador.No puede obtener una deducción fiscal por un gasto que le pagó su empleador.

• Debe poder demostrar que ha pagado estos gastos, si desea utilizar la tasa de millaje real o probar las millas recorridas, si desea usar la tarifa de millaje estándar.
• Las deducciones de los empleados por conducción comercial se registran en la declaración de impuestos personales, junto con otros gastos comerciales permitidos, en el Formulario 2106.

William Perez, experto en planificación fiscal, tiene un artículo con más información sobre la deducción de los gastos comerciales de los empleados.

Mantenimiento de registros para impuestos

Para poder deducir los gastos del automóvil por conducir en un negocio, debe poder presentar comprobantes de los gastos. Esto es cierto incluso si toma la deducción estándar. Los gastos de su automóvil comercial, al igual que otros gastos comerciales, deben ser

Completos, mostrando toda la información, incluida la fecha, ubicación, kilometraje, gasto real y propósito comercial

• Preciso, lo que significa que debe tener copias de seguridad para gastos individuales
• Oportuno, en el momento del gasto, no creado más tarde.
• Obtenga más información sobre cómo crear registros excelentes para las deducciones de gastos de conducción comercial.

Gastos de depreciación

Si usa la deducción estándar, no puede deducir la depreciación en el vehículo. Se aplican reglas especiales si usa su automóvil con un 50% o menos para fines comerciales. La depreciación y los gastos del automóvil son un tema complicado, así que asegúrese de consultar con su asesor impositivo antes de tomar cualquier decisión sobre qué método de deducción utilizar.

Gastos de conducción comerciales no deducibles

No puede tomar una deducción por conducción comercial:

Para uso personal del automóvil.

• Debe separar el uso comercial y personal del automóvil, ya sea que se trate de su automóvil personal o de un automóvil propiedad de la empresa. Los gastos personales nunca son deducibles. Para gastos de traslado
• (ir y venir para trabajar desde su casa) Uso del automóvil para transportar material comercial mientras viaja, o para hacer llamadas comerciales desde su teléfono celular. El IRS dice que estas circunstancias aún no hacen que los gastos sean deducibles, porque usted está usando el automóvil principalmente para ir al trabajo.
• Para el uso de su vehículo con fines publicitarios, como poner un letrero en su automóvil y conducir. El IRS dice,
• Colocar material de visualización que anuncie su negocio en su automóvil no cambia el uso de su automóvil del uso personal al uso comercial. Si usa este automóvil para ir al trabajo u otros usos personales, aún no puede deducir sus gastos para esos usos.

Costos diarios de manejo entre su hogar y sitios de trabajo temporales en su área metropolitana

• Gastos de manejo entre su hogar (no su oficina en el hogar) y un segundo trabajo, en su día libre de su trabajo principal.

Puede encontrar más detalles y definiciones relacionadas con la conducción de automóviles en la Publicación 463 del IRS: Gastos de viaje, entretenimiento, regalos y automóvil.