Antes de comprar una copiadora para su oficina pequeña u hogareña

Si bien la noción de una oficina sin papel suena genial en principio, la realidad es que muchas empresas pequeñas u hogareñas (SOHO) todavía tienen la necesidad de copiar documentos impresos con regularidad.

Las máquinas de copia de oficina independientes de estilo antiguo casi han desaparecido en la era digital, reemplazadas por impresoras multifunción que combinan las funciones de impresión, copia, escaneo y, opcionalmente, fax en un solo dispositivo.

Técnicamente, una "copiadora" en términos actuales es normalmente una impresora que tiene un dispositivo de escaneo incorporado para que la impresora pueda escanear y reproducir un documento que se va a copiar.

Al igual que con la mayoría de los dispositivos de copiadora / impresora electrónica, siguen disminuyendo los precios, pero vienen con más funciones que nunca, y la conveniencia de copiar en casa en lugar de conducir a una tienda de impresión / copia no tiene parangón.

Estos son los factores clave de compra para ayudarlo a elegir una impresora / copiadora para su SOHO.

Inyección de tinta frente a láser / LED

Para la copia de documentos de texto a gran velocidad Las impresoras láser / LED son generalmente la mejor opción. Los inyectores de tinta son capaces de imprimir a resoluciones mucho más altas y, por lo tanto, son más adecuados para gráficos y especialmente para fotografías.

Costo

Al analizar el costo de una impresora / copiadora, es importante tener en cuenta el costo continuo de los consumibles si planea hacer algo más que impresiones / copias ocasionales. Los fabricantes han cambiado de táctica en los últimos años y en lugar de obtener ganancias vendiendo impresoras / copiadoras a menudo las venden al costo (o incluso a pérdida) y en cambio obtienen grandes márgenes de ganancia al vender tinta y tóner.

Muchas unidades ahora vienen con cartuchos de tinta / tóner que tienen microchips incrustados que impiden el uso de cartuchos "no oficiales" o tienen cartuchos de tóner "iniciadores" que tienen la mitad de la capacidad normal. Esa oferta de chorro de tinta o láser no parece tan barata cuando llega el momento de reemplazar el costoso cartucho de tinta o tóner.

Las impresoras / copiadoras a color son particularmente caras ya que requieren 4 cartuchos (blanco y negro, cian, magenta y amarillo). Es típico que el costo de reemplazo de los cartuchos de inyección de tinta / tóner supere el precio de compra de una unidad completa, por lo que las impresoras son residentes comunes de los depósitos de reciclaje de productos electrónicos y los vertederos.

Afortunadamente, la mayoría de los cartuchos de tóner láser y de inyección de tinta se pueden volver a llenar a un costo mucho más bajo: empresas como Costco ofrecen recargas de inyección de tinta de una hora, por ejemplo. Los kits de recarga también están disponibles para los tipos de bricolaje, pero rellenar los cartuchos de inyección de tinta o de tóner es complicado y no para los mecánicamente desafiados. Y puede hacer que los cartuchos de tinta de impresora duren más tiempo con poco esfuerzo.

Antes de comprar una impresora / copiadora, asegúrese de consultar el costo publicado por página del fabricante.

Volumen

La mayoría de las impresoras / copiadoras orientadas a pequeñas empresas no están diseñadas para grandes volúmenes, por lo que debe verificar el uso recomendado de la unidad (páginas por ciclo de trabajo mensual). El rendimiento ISO para los cartuchos de tinta / tóner le dará una idea aproximada de la frecuencia con la que los cartuchos necesitarán reemplazo.

Tenga en cuenta que incluso si tiene una impresora / copiadora interna, puede que tenga sentido utilizar servicios de copiado / impresión locales o en línea (como Staples o UPS) para trabajos de impresión / copia más grandes o impresión especializada, como folletos.

Con el precio de los consumibles (como se describió anteriormente), no es rentable realizar copias / impresiones a gran volumen en impresoras / fotocopiadoras más económicas, especialmente con documentos en color o fotografías. Comprar una impresora / fotocopiadora de bajo costo para necesidades básicas y subcontratar trabajos de impresión / copiado más grandes es un compromiso ideal para la mayoría de las pequeñas empresas: la ejecución de 500 copias de un folleto comercial a color es un trabajo para una imprenta profesional.

Duplexing

Duplexing es la capacidad de imprimir / copiar en ambos lados de la página y es una característica muy deseable. Además de ahorrar papel, es imprescindible para hacer copias profesionales de material impreso a doble cara.

Conectividad

Para usar la máquina como impresora, cuantas más opciones tenga para conectar con el dispositivo, mejor. Además de la conectividad USB directa a una PC, la mayoría de las impresoras / copiadoras vienen con conectividad de red: cableada, wi-fi o ambas.

Si necesita imprimir desde la nube o desde dispositivos móviles, asegúrese de que su impresora sea compatible con tecnologías como Google Cloud Print o Apple AirPrint.

¿Blanco y negro o color?

La copia en color es más lenta y más costosa, pero podría ser una función que desea que tenga su impresora / copiadora si tiene la intención de producir materiales promocionales para su pequeña empresa, como folletos o copias de fotos en color.

Versatilidad de los medios

Como la razón principal para comprar una copiadora para su oficina pequeña o doméstica es la conveniencia, querrá asegurarse de elegir una copiadora que sea capaz de manejar una variedad de tamaños y pesos de papel y otros medios , como transparencias y fichas. Busque copiadoras que ofrezcan copias planas si le preocupa copiar de libros o copiar otros objetos que no quepan a través de un alimentador de hojas.

Manejo del papel

Como una persona de negocios pequeños, tiene mejores cosas que hacer que rellenar bandejas de papel o alimentar hojas sueltas a través de una impresora / copiadora. Si imprime / copia regularmente, busque un modelo con una capacidad de papel de al menos 250 hojas, o más. También querrá definitivamente un alimentador automático de documentos que contenga al menos 30 hojas.

Response Time

Las impresoras / copiadoras que no tienen tiempo de calentamiento son ideales para oficinas pequeñas y hogareñas, donde la máquina puede permanecer inactiva durante horas o días. Las velocidades de alta impresión / copia son excelentes, pero no le ahorrarán ningún tiempo si tiene que esperar minutos para que la unidad se caliente cada vez que sale del modo de suspensión. Algunas impresoras / copiadoras ahora ofrecen una primera copia de menos de 10 segundos.