7 Elementos de su propuesta de negocio de planificación de eventos

Los planificadores de eventos profesionales usan muchos sombreros y asumen una variedad de responsabilidades, dependiendo de las circunstancias individuales de un evento. Esta profesión requiere un conjunto de habilidades únicas: puede necesitar ser un asistente multitarea en un minuto y el siguiente ser un solucionador de problemas experto que puede resolver una situación con facilidad y eficiencia.

Además, los planificadores de eventos necesitan ciertas habilidades comerciales para ejecutar de manera efectiva un negocio de planificación de eventos.

Uno de ellos es saber cómo preparar una propuesta de negocio de planificación de eventos, un paso importante para comercializar sus servicios y asegurar el negocio de un cliente.

¿Por qué necesito una propuesta de negocio de planificación de eventos?

Este es un escenario familiar para un planificador de eventos: tiene una reunión de negocios con un cliente potencial para discutir un evento próximo.

Estuvo bien. Usted detalló su experiencia, los servicios de planificación de eventos que brinda y explicó cómo se adapta bien a lo que el cliente está buscando. Usted se dio la mano, les agradeció su tiempo y luego … ¿qué? El siguiente paso es hacer un seguimiento y enviar al cliente una propuesta comercial de planificación de eventos detallada.

¿Qué es exactamente una propuesta de negocio de planificación de eventos?

Una propuesta comercial de planificación de eventos es un documento integral que describe los servicios que proporcionará para un evento. Es el folleto de su empresa, su campaña de marketing y su discurso de ventas todo en uno.

Esta propuesta de negocio de eventos debe presentarlo como un profesional experimentado y calificado que está calificado de manera única para ejecutar este evento. Debería distinguirte de otros planificadores de eventos y establecerte como alguien en quien el cliente puede confiar.

Una propuesta comercial de planificación de eventos debe estar bien escrita, contener detalles sobre qué servicios se incluyen en la propuesta (y cuáles no), e ilustrar cómo se llevará a cabo el evento, brindando los servicios necesarios. detalles para que el cliente pueda imaginar fácilmente lo que está proponiendo.

Dale el toque personal

Claro, es más fácil descargar una plantilla para "propuesta de negocio" y simplemente ingresar la información faltante y enviarla con su tarjeta de visita. ¿Pero realmente es así como quieres representar a tu empresa o tus servicios?

Si no se toma el tiempo para armar una propuesta de negocios de planificación de eventos reflexiva e investigada para un posible cliente, ¿qué dice eso sobre el esfuerzo que pondrá para un cliente que ya le ha entregado un depósito?

Su relación comercial comienza con la primera comunicación que tiene con un cliente y las primeras impresiones sí cuentan. Así que tómate tu tiempo y hazlo bien.Cree una propuesta de negocio de planificación de eventos profesional y personalizada para el evento de su cliente, un reflejo de los servicios de planificación de eventos profesionales, reflexivos y únicos que brinda.

7 cosas que se deben incluir en un evento Planificación de la propuesta comercial

1. Introducción empresarial

Brevemente presente su negocio de planificación de eventos. Discuta sus antecedentes, las certificaciones profesionales y el tiempo de trabajo, experiencia relevante y su nicho particular si tiene uno.

2. Descripción del evento

Proporcione un alcance general del evento, incluidos los detalles que se discutieron durante su reunión inicial con el cliente, como el objetivo del evento, las fechas posibles, los lugares a considerar, el número de invitados, etc.

3 . Servicios de planificación de eventos que se proporcionarán

Sea muy específico en esta sección, enumerando todos los servicios que proporcionará para este evento. La lista de elementos con viñetas o subtítulos es muy efectiva ya que es una manera fácil para que el cliente vea la gama de servicios incluidos. Haga una lista de los proveedores que usará y cualquier servicio que sea opcional por una tarifa adicional. Es importante ser muy detallado en esta sección para que el cliente tenga una comprensión clara de lo que se incluye y lo que es adicional.

4. Ejemplos de su trabajo

Si ha planificado un evento similar al que está proponiendo a este cliente, entonces esta es su oportunidad de mostrar esas habilidades. Incluya fotos, bocetos, recortes de noticias o cualquier otro elemento visual que le ayude a dibujar una imagen en la mente del cliente de lo que puede hacer. Esta es una gran manera de comercializar su negocio de planificación de eventos.

5. Costos propuestos

Articular cuidadosamente todos los costos asociados con la planificación y ejecución de este evento.

Formatear esta sección como una serie de pasos guiará a su cliente a través de todas las fases del evento, ayudándolo a visualizar cada aspecto a medida que se desarrolla.

Sea específico dentro de una categoría general de costos. Por ejemplo, si tiene un artículo de línea para la restauración, separe los costos individuales de los alimentos indicando la cantidad por persona, la cantidad de servidores requeridos y la tarifa por hora, los gastos de alquiler de la mesa, ropa de cama, etc.

En lugar de preparar una propuesta con una gran etiqueta de precio en la parte inferior, escriba una propuesta detallada para que su cliente pueda comprender los costos individuales.

Esto es útil por dos razones:

1. que frustra el inevitable "impacto sorpresa" cuando todos los artículos se contabilizan y hay una gran etiqueta de precio en la parte inferior; y
2. le da a su cliente la oportunidad de decidir si vale la pena el costo de la hora extra de cóctel.

6. Próximos pasos

En la parte inferior de su propuesta de negocio de evento, incluya cualquier detalle relacionado con el tiempo o los próximos pasos.

Si el evento tiene una fecha firme, asegúrese de indicar que se debe recibir un contrato firmado antes de una fecha determinada para poder planificar y ejecutar el evento.

Especifique el depósito que se requiere y la fecha en que debe recibirse.

7. Información de contacto

Asegúrese de incluir su información de contacto comercial en la parte inferior de la propuesta comercial del evento.Haga una lista de su sitio web, dirección de correo electrónico, números de teléfono, números de fax y dirección postal. Adjunte una tarjeta de visita a su propuesta, así como una referencia fácil.

Mantener abiertas las líneas de comunicación

Después de enviar al cliente su propuesta de negocio de planificación de eventos, comuníquese con ellos para informarles que la propuesta está en camino. Dígales que hará un seguimiento en unos días para ver si tienen alguna pregunta. Mantenga abiertas las líneas de comunicación. Sea receptivo y brinde atención personalizada. Es un indicador de cómo hacer negocios y cerrar el trato.