Cómo dirigir un proyecto cuando no administra a las personas

Una de las peores partes de la escuela fue el temido proyecto grupal. Inevitablemente, cada grupo de cuatro tenía un vago completo y total, dos trabajadores duros pero bastante mediocres, y una persona que arrastró a todos los demás al éxito. Estos grupos siempre fueron frustrantes (a menos que usted fuera el holgazán) y no reflejaron la vida real en absoluto.

¿Por qué? Porque en el mundo de los negocios, en el mundo real, cada proyecto tiene un gerente de proyecto y esta persona puede repartir las consecuencias reales, e incluso despedir a los gandules.

Si bien esto a menudo es cierto, también es cierto que muchas veces el gerente del proyecto no tiene autoridad disciplinaria sobre su equipo, y mucho menos contratar y despedir a la autoridad.

No puede elegir a la gente en el proyecto, y no puede despedirlos si están haciendo un mal trabajo. Tampoco tiene el poder de recompensar a una persona exitosa con algo más que palabras amables. ¿Cómo manejas un proyecto cuando estás en esta situación? Aquí hay seis consejos sobre cómo dirigir un proyecto cuando los miembros del equipo no le informan.

Aclare sus límites con el jefe

Antes de tener su primera reunión del equipo, siéntese con la persona que lo asignó a este proyecto y hable sobre las expectativas de la administración. Esto es más fácil, por supuesto, si usted y todos los miembros del equipo reportan a la misma persona, pero incluso si no, necesita tener esta conversación.

Estas son preguntas que querrá hacer:

• ¿Tiene el poder de eliminar / reemplazar personas en el equipo si no funcionan?

• ¿Este proyecto tiene prioridad sobre otros proyectos? Si no, ¿dónde se encuentra su proyecto en la jerarquía? En otras palabras, ¿puede decirle a los miembros de su equipo que deben dejar de hacer un proyecto diferente para cumplir con un plazo?
• Si tiene problemas con el rendimiento de los miembros del equipo, ¿el jefe con poder disciplinario lo respaldará, o se lo considera igual que los miembros del equipo?

Si ha establecido sus límites antes de que comience el proyecto, sabrá qué tan lejos puede llegar y qué puede pedirle a los miembros de su equipo. Un jefe que dice: "este proyecto es la máxima prioridad", pero no lo respaldará en eso, es lo mismo que el jefe diciendo: "esta no es la máxima prioridad. "Entender y resolver esto al principio puede ahorrarle tiempo y estrés.

Tener control sobre la membresía del equipo es ideal, pero no suele estar disponible, incluso si normalmente tiene el poder de contratar y disparar a los miembros del equipo. ¿Por qué? Debido a que la mayoría de las compañías están estiradas y carecen de recursos para cambiar a la gente. Pero, saber de antemano puede ahorrarle dolores de cabeza y evitar que haga falsas amenazas.

Hable con su equipo antes de hacer asignaciones

Cuando tiene un equipo interinstitucional, es fácil hacer asignaciones.Jane de marketing se encargará de las tareas de marketing. Karen de finanzas se encargará de las finanzas. Pero incluso cuando las responsabilidades son claras, primero hable con los miembros de su equipo.

Puede descubrir que tanto Karen como Jane pidieron formar parte de este equipo para obtener más información sobre otras áreas de la empresa, por lo que cuando las asigna a sus áreas de experiencia, pueden frustrarse.

Esta conversación es crítica para tener una gran relación de equipo.

Aunque usted es responsable del resultado final del proyecto, no obtendrá grandes resultados sin los miembros del equipo que están a bordo. Solicite su opinión y pregunte por sus inquietudes. Asegúrese de tomar todo en consideración y explicar sus decisiones.

Verificación doble con el jefe

Si, después de hablar con los miembros del equipo, determina que la única forma de lograr esta tarea es asignar tareas que una o más personas encontrarán desagradables, hable con su jefe antes de realizar la tarea. asignaciones.

¿Por qué? Desea asegurarse de tener la copia de seguridad que necesita y de no haber descuidado una opción que hará que las tareas sean más satisfactorias para los miembros del equipo.

Tome al menos una mala tarea por sí mismo

Por diversión, suponga que la tarea es redecorar la oficina. Todos quieren ir a la tienda de muebles y probar las sillas, pero nadie quiere limpiar las paredes antes de volver a pintar.

¿Adivina quién participará en el equipo de limpieza de paredes? Está bien. Tú.

¿Por qué, cuando todos saben que fueron elegidos para dirigir este equipo debido a su fabulosa comprensión de los principios ergonómicos? Porque es un trabajo pésimo y alguien tiene que hacerlo y que alguien es el líder del equipo.

Hacer algo difícil o desagradable envía el mensaje de que usted es parte del equipo y que se preocupa por sus compañeros de equipo. Asignar las tareas desagradables envía el mensaje de que crees que eres mejor que tus compañeros de equipo. Tu no eres.

Esto no significa que tenga que hacer todas las tareas pésimas. Pero asegúrese de que estén bastante divididos entre los miembros del equipo. Lo que es desagradable varía de un equipo a otro, pero cada proyecto tiene algo que nadie quiere hacer. A menudo hay numerosas tareas que a todos les gustaría evitar. Asegúrese de que estén divididos de manera justa y que tome su parte.

Give Prompt Feedback

Recuerde que los comentarios son más que decir, "great job" o "bad job" es "que fue un gran trabajo porque …" y "eso no resultó tan bien porque …" Sin el porque las frases nadie aprende. Y en la medida en que desee proporcionar sus comentarios, asegúrese de aceptar los comentarios de los miembros de su equipo.

No eres su jefe y deberían sentirse cómodos dándote el valor de dos centavos. (Por supuesto, incluso si usted fuera su jefe, todavía deberían sentirse cómodos dándole su valor de dos centavos).

Mantenga a todos informados

Como líder del equipo, informará sobre el progreso a los gerentes y líderes principales de su organización. Asegúrese de llevar la información de esas reuniones a su equipo.Además, deje que su grupo sepa lo que va a decir en estas reuniones.

Además, dales crédito a todos, especialmente cuando se trata de elogios. ¿Está yendo bien el proyecto porque eres fabuloso? Bueno, por supuesto, pero no digas eso. Diga que el proyecto está yendo bien porque el equipo es fabuloso. Todos sabrán que formas parte del equipo.

¿Pero y si el proyecto está yendo horriblemente? ¿Compartes la culpa? Sí, pero solo en privado. Acude individualmente a los miembros del equipo y trabaja para ayudar a cambiar su dirección o contribución. Si eso no funciona, acude a su jefe y soluciona los problemas.

Si tiene el poder de eliminar personas del equipo, ahora es el momento de hacerlo, pero si no lo hace, puede hablar con la persona que lo hace. Pero haga lo que haga, no comience a chismorrear ni a quejarse de los miembros de su equipo. Destruirá su moral y empeorará las cosas.

Recuerde que un proyecto de equipo dirigido con éxito puede impulsar su carrera, mejorar su reputación profesional y hacer que su trabajo sea visible en su organización para tareas adicionales. Así que dale todo al proyecto.