5 Formas de evitar problemas legales con voluntarios

Los voluntarios son geniales e incluso esenciales para su organización benéfica. Pero, si algo sale mal con un voluntario, puede significar malas noticias para su organización.

Por ejemplo, ¿qué ocurre si un voluntario tiene un accidente mientras presta servicio con usted? ¿Qué pasa si el voluntario infringe la ley o lastima a alguien más? Su organización podría ser responsable.

Aquí hay cinco formas de evitar que tenga problemas con sus voluntarios.

Algunos de estos pueden parecer onerosos, pero tómese el tiempo para hacerlo bien y proteger tanto a su organización como a sus voluntarios.

1. Desarrollar políticas y procedimientos voluntarios.
Consulte a un abogado o especialista voluntario para asegurarse de que sean adecuados. Las políticas deben detallar los deberes de los voluntarios y abordar cuestiones como la discriminación, el acoso y otros comportamientos posiblemente ilegales.

Al prohibir explícitamente el mal comportamiento, su organización puede estar protegida de responsabilidad. Asegúrese también de incluir protecciones para el voluntario del abuso por parte de la organización y su personal.

2. Escriba descripciones de trabajo para todos los puestos de voluntario.
Sea explícito sobre las expectativas para el voluntario y lo que puede y no puede hacer. Explique cualquier posible riesgo al voluntario y solicite una liberación firmada de responsabilidad. Una descripción del trabajo completa y concisa puede ayudar a proteger a la organización de responsabilidad si el voluntario va más allá de lo que le está permitido hacer.

Aquí hay algunas cosas para incluir en las descripciones de trabajo:

• el objetivo de su organización sin fines de lucro
• requiere capacitación para este puesto
• las tareas que se esperan del voluntario
• el tiempo necesario para hacerlo la tarea
• la ubicación donde el voluntario realizará el trabajo

3. Requiere que cada voluntario complete una solicitud.

La mayoría de las veces, vale la pena requerir una aplicación.

Sin embargo, a veces con proyectos grupales que involucran una "llamada de ganado" para voluntarios, simplemente puede hacer que los voluntarios completen una exención que libera a la organización de responsabilidad.

La complejidad de la aplicación dependerá de la posición. Si el voluntario está trabajando con personas vulnerables como niños o ancianos, la barra debe ser más alta. Para tareas domésticas con poco riesgo para cualquier persona, una aplicación más corta sería adecuada. Tenga cuidado de tener diferentes aplicaciones para diferentes trabajos. No tiene sentido desalentar a algunos voluntarios con una forma larga si no es necesario.
Aquí hay algunas cosas para incluir en una aplicación, cuando corresponda:

• Información personal como dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, persona a contactar en caso de enfermedad o accidente, licencia de conducir, comprobante de seguro personal, etc.
• Calificaciones, cuando sea necesario para el trabajo, como habilidades especiales o logros educativos.
• Referencias que pueden dar fe del buen carácter o la ética de trabajo del solicitante. Las referencias pueden ser de un miembro de la comunidad, otra organización sin fines de lucro donde el solicitante se ofreció como voluntario o un empleador.
• Permiso por escrito para realizar una verificación de antecedentes, esencial si los voluntarios trabajarán con niños u otras poblaciones en riesgo
• Renuncia a la confidencialidad para que pueda reunir la información que necesita y compartirla adecuadamente.

4. Llevar a cabo una detección adecuada.

Ten cuidado aquí. La detección es especialmente importante para los voluntarios que pueden estar en contacto con personas vulnerables, o que tienen que conducir mientras realizan su trabajo voluntario o se dedican a otro tipo de trabajo peligroso.
Sin embargo, el 31 por ciento de las organizaciones sin fines de lucro no realizan exámenes voluntarios de acuerdo con un estudio. Las organizaciones sin fines de lucro a menudo piensan que pueden controlar a sus propios voluntarios y descuidar la realización de verificaciones de antecedentes. Pero eso puede dejar a la organización abierta a responsabilidad. Piense en la detección como parte de sus procedimientos de seguridad y gestión de riesgos.
Las evaluaciones siempre deben ser respetuosas y proteger la privacidad de los voluntarios tanto como sea posible. Obtenga el consentimiento por escrito para la detección antes de continuar.

También revise de vez en cuando como medida de precaución.
La evaluación puede ser tan simple como una entrevista personal, o puede incluir:

• verificación de antecedentes penales
• registros y licencias de conducción
• confirmación de cobertura de seguros
• detección de condiciones de salud o solicitud de pruebas de ciertas vacunas
• verificación de credenciales, como un certificado de enseñanza o evaluaciones de habilidades especiales

5. Proporcione una excelente capacitación y administración.
Nunca solo suelte a un voluntario sin una capacitación adecuada. Los voluntarios aprecian que se les capacite para que sepan qué hacer y cuándo. Entrena en grupos o uno a uno. Desarrolle materiales escritos que el voluntario pueda llevar consigo y capacítese en sus tareas específicas. Asignar el voluntario a un miembro del personal para su supervisión.
La capacitación puede incluir:

• el código de conducta de su organización
• cómo actuar al representar a la organización
• cómo identificar e informar el abuso
• cómo mantener la confidencialidad de la organización y las personas a las que sirve
• lo que espera específicamente del voluntario
• cómo informar cualquier problema
• quién está a cargo y cómo llegar a ellos

Por último, esté dispuesto a despedir a un voluntario si violan alguna de las reglas, difícil de entender, no son confiables o son abusivos de ninguna manera. Desarrolle un procedimiento escrito para el personal si deben dejar ir a un voluntario.
Siempre informe al voluntario por qué los deja ir, y luego documente el despido, tal como lo haría con un miembro del personal pago. Tener un procedimiento, seguirlo y registrar la acción lo ayudará si el voluntario decide presentar una queja ante su alta gerencia o si no trata de responderle.
No olvide tener políticas para su personal que cubran cómo deben tratar a los voluntarios.Describe qué es el acoso y cómo evitarlo. Establezca un procedimiento de queja que los voluntarios puedan usar para informar cualquier abuso.

Los voluntarios quieren hacer el bien y están agradecidos cuando una organización está preparada para trabajar con ellos. Quieren buenas políticas y una capacitación y gestión adecuadas. Mantener a los voluntarios cerca requiere no solo gratitud por su parte, sino también un enfoque organizado que proteja tanto a los voluntarios como a su organización sin fines de lucro.

Recursos recomendados:

Voluntarios: equilibrar el riesgo y la recompensa (grupo sin fines de lucro de Alliance Insurance)

Screening voluntario: de Energize, un centro de expertos voluntarios.