¿Cuál es el procedimiento de contabilidad adecuado para los procesadores de pagos en línea?

Muchas empresas ahora usan procesadores de pagos en línea para manejar sus transacciones. Si bien a menudo son más baratos y más convenientes que los procesadores de pago tradicionales, es posible que requieran pequeños ajustes de sus métodos contables tradicionales. A continuación se explica cómo registrar adecuadamente estas transacciones.

¿Cuándo debe registrar los ingresos de los procesadores de pagos en línea?

Cuando registra los ingresos de los procesadores de pagos en línea depende de si está usando la contabilidad de acumulación o en efectivo.

En la contabilidad de valores devengados , debe registrar inmediatamente todas las ventas como ingresos. Si realiza una venta el 31 de diciembre de 2016, informe ese ingreso para 2016, incluso si el procesador de pagos no le envía los fondos hasta 2017.

En base contable de efectivo , depende de cuándo se encuentre control de los fondos.

• Si usa un procesador de pagos que funciona como una cuenta bancaria, debe considerar su procesador de pagos como una cuenta de efectivo y registrar la venta cuando el procesador de pagos tenga el dinero. Esto se aplica a procesadores de pago como PayPal que le permiten mantener fondos, enviar dinero a otras personas / empresas y elegir cuándo transferir fondos a otra cuenta.
• Si usa un procesador de pagos que funciona como un cheque por correo, debe considerar su procesador de pagos como una cuenta de cuentas por cobrar y registrar la venta cuando el dinero está en su cuenta bancaria. Esto se aplica a los procesadores de pago como Stripe que automáticamente transfieren fondos a su cuenta bancaria en un horario establecido y no le permiten acceder a los fondos antes de eso.

¿Cómo se manejan las tarifas de procesamiento?

Muchas empresas contabilizan incorrectamente solo los fondos netos que reciben de su procesador de pagos como ventas. Debe informar sus ingresos brutos como ventas y deducir los honorarios del procesador de pagos como un gasto. Al utilizar la contabilidad de doble entrada, debe tener una cuenta de efectivo o cuentas por cobrar para los fondos en poder del procesador de pagos y una cuenta de gastos para las tarifas del procesador de pagos.

Ingrese cada transacción de la siguiente manera:

1. Débito a la cuenta de efectivo de su procesador de pagos por el monto total de la venta.
2. Acredite su cuenta de ingresos por ventas por el monto total de la venta.
3. Dé crédito a la cuenta de efectivo de su procesador de pagos por la tarifa del procesador de pagos.
4. Débito a su cuenta de gastos de honorarios del procesador de pagos por la tarifa del procesador de pagos.
5. Cuando retira fondos en su cuenta bancaria, ingrese en la cuenta de efectivo de su procesador de pagos el monto de la transferencia.
6. Débito a la cuenta bancaria por el monto de la transferencia.

Esta es una gran cantidad de entradas para hacer, pero es la única forma de mantener sus libros con precisión. Los servicios de contabilidad externalizados y los especialistas en tecnología contable pueden ayudar a conectar su procesador de pagos y cuentas bancarias para crear automáticamente las entradas para usted.Cuando se configura correctamente, esto casi eliminará la entrada de mano y los tediosos requisitos de contabilidad, así como también reducirá el riesgo de datos inexactos.

¿Qué haces si recibes un Formulario 1099-K?

Si acepta más de $ 20,000 en pagos y tiene más de 200 transacciones a través de un procesador de pagos, recibirá un Formulario 1099-K al final del año. Este formulario es solo para fines informativos, y no lo ingresa en una línea en su declaración de impuestos.

Los ingresos reportados en el 1099-K ya deberían estar incluidos en sus totales de ventas. Use las líneas de gastos correspondientes para ingresar cualquier devolución, tarifa u otra reducción a los ingresos. Si alguno de los ingresos en su 1099-K no proviene de ventas, como un propietario que hace una inversión adicional con su tarjeta de crédito personal, no agregue esos ingresos a las ventas. Omita o incluya en la línea correspondiente en su declaración de impuestos.

El Formulario 1099-K solo entra en juego como fuente de información para el IRS si deciden auditar su negocio. Si utiliza un asesor impositivo profesional, un servicio de teneduría de libros externo o tiene otros controles contables fuertes, podrá demostrar fácilmente que informó correctamente sus ganancias y pérdidas. El mantenimiento sólido de registros, los controles adecuados de ingreso de datos y los sistemas automatizados deberían servir para respaldar sus necesidades generales de procesamiento de pagos.