Registros que los propietarios deben guardar para los impuestos

Uno de los grandes beneficios de ser propietario es la deducción de impuestos que puede aprovechar. Estas deducciones, sin embargo, pueden ser complicadas, por lo que es importante que mantenga registros detallados de todos los documentos, ingresos y gastos importantes durante el año. Ser organizado y mantener los documentos adecuados puede ayudarlo a maximizar sus deducciones y reducir el estrés.

4 razones para mantener registros

Hará que sea mucho más fácil presentar sus impuestos.
Tener todo registrado le ayudará a no perderse ninguna deducción, lo que le ahorrará dinero.
Lo ayudará a asegurarse de que está presentando reclamos precisos. En lugar de adivinar, "Creo que le pagué $ 1,000 a ese contratista", al levantar rápidamente una hoja de cálculo, sabrá que le pagó $ 850 el 17 de julio.
En caso de que sea auditado o el IRS tenga alguna preguntas sobre los artículos en su declaración de impuestos, tendrá la prueba para respaldar su reclamo. Si no tiene esta documentación, se encontrará gastando tiempo y dinero tratando de encontrar la prueba. Peor aún, si no puede obtener un recibo, su reclamo no será respetado e incluso tendrá que pagar impuestos y multas adicionales.

¿Qué registros debo seguir?

¡La respuesta corta es que debes hacer un seguimiento de todo! El IRS es conocido por auditar pequeñas empresas, especialmente aquellas que muestran una pérdida en años consecutivos. Además, muchos agentes del IRS no entienden los matices fiscales que se aplican a los inversores inmobiliarios, lo que los hace más propensos a cuestionar su presentación.

Tendrá que presentar una prueba si el IRS cuestiona alguno de sus artículos o, incluso en el curso de los negocios cotidianos, si alguien intenta cuestionar un pago.

Los dos tipos de registros que deberá conservar son los registros permanentes y los registros a corto plazo.

1. Registros permanentes

Estos son documentos que deseará conservar indefinidamente.

¿Cuáles son algunos ejemplos de registros permanentes?

Estos son documentos que serán relevantes y valiosos para usted mucho más allá del año fiscal actual, tales como:

Todos los arrendamientos de arrendamiento.
Cualquier tipo de documentos legales: Multas, informes de inspección, comparecencias judiciales.
Cualquier tipo de permiso que haya sacado en la propiedad.
Cualquier cosa que deprecie, como propiedades o mejoras.
Si tiene su compañía incorporada como LLC, LP, S Corporation u otra, querrá conservar todos los registros relacionados con esto.
Políticas de seguro.
Documentos de préstamos: como hipotecas.
Impuestos de años anteriores.
Título de la propiedad / escritura.

2. Registros a corto plazo

A corto plazo, no me refiero a un par de meses. Deberá conservar los documentos que considere lo suficientemente importantes como para reclamar sus impuestos durante un mínimo de cinco años.Cuánto tiempo después de eso depende de tu nivel de comodidad. Esto lo ayudará en caso de que alguna vez sea auditado o demandado.

¿Cuáles son algunos ejemplos de registros a corto plazo?

Cualquier cosa que cuente como ingreso o gasto para el año fiscal dado, como por ejemplo:

Costos de publicidad para su negocio o propiedad.
Gastos de entretenimiento: como cenas o almuerzos para clientes actuales o potenciales.
Interés pagado en la hipoteca y cualquier tarjeta de crédito para uso comercial.
Honorarios legales / profesionales: para contadores, abogados, agentes de seguros, agentes inmobiliarios.
Gastos de oficina: Internet, segunda línea telefónica para negocios, suministros de oficina, deducción de la oficina en el hogar si tiene una oficina en el hogar utilizada exclusivamente para negocios.
Alquiler recibido.
Reparaciones realizadas.
Depósitos de seguridad recibidos. - Cuando finaliza el arrendamiento de un inquilino, si conserva parte del depósito de seguridad, debe registrarlo como ingreso. Si conserva parte de ella para pagar las reparaciones, el dinero que gasta en la reparación se considera un gasto, que puede deducir de sus impuestos.
Gastos de viaje para empresas: como millas para actividades de alquiler.
Utilidades pagadas.
Salarios pagados a empleados o contratistas independientes.

¿Cómo debo hacer un seguimiento de mis registros?

Debe conservar una copia digital (computadora) y una copia impresa (papel) de todos sus registros.

1. Copia digital

Deseará usar una hoja de cálculo o un programa como Quicken Rental Property Manager para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos.

Debería hacer esto tan pronto como ingresen los ingresos o se produzca el gasto. Deberá incluir la mayor cantidad de información detallada posible:

Fecha,
Tiempo,
Quién le pagaron o quién le pagó,
Naturaleza del ingreso o gasto
Monto.
Incluso puede incluir cómo se pagó o en qué se incurrió (efectivo, número de cheque, tarjeta de crédito, giro postal, etc.).

El nivel de detalle dependerá del software que use o cree. Algunos programas se vincularán directamente a sus cuentas bancarias y registrarán sus ingresos y gastos para usted.

Incluso si elige un programa menos costoso, o mantiene sus registros en hojas de cálculo personales, aún debe configurar registros separados para cada propiedad, para cada tipo de gasto y para tipos de ingresos por separado. El objetivo es registrar la mayor cantidad de información posible al momento de la transacción, para que pueda crear fácilmente informes financieros en el futuro.

Siempre debe realizar una copia de seguridad en un CD, en un disco duro externo, en una nube e incluso con una copia en papel. Deben imprimirse al final de cada mes y / o fin de año.

2. Copia impresa

Deseará asegurarse de tener una copia en papel de sus documentos más importantes. Si es posible, deseará guardarlos en algún tipo de sistema de archivo ignífugo o caja de seguridad. Si no puede encontrar uno lo suficientemente grande para todos sus archivos, querrá guardar los más importantes, como los títulos de la propiedad en este cuadro. Categorice todo por año y luego clasifique alfabéticamente los archivos para que sean fáciles de encontrar.