Pros y contras de 3 estructuras organizativas del proyecto

La estructura de su organización influye en la forma en que gestiona y ejecuta los proyectos. También puede influir en la cantidad de autoridad y alcance que tiene para hacer su trabajo como gerente de proyectos.

Hay tres estructuras organizativas comunes, y los administradores de proyectos trabajan en todas ellas: funcional, de proyecto y matriz. Echemos un vistazo a las ventajas y desventajas de cada uno, para que sepa a qué se enfrenta cuando se una a una nueva estructura.

Una estructura organizativa funcional

En una estructura de organización funcional, el director del proyecto y todos los recursos trabajan en la misma división de la empresa, como el departamento de ventas y marketing. Generalmente, el gerente funcional tendrá más autoridad que el gerente del proyecto.

Ventajas:

La estructura funcional le da la menor potencia como administrador de proyectos, pero hay muchas otras ventajas:

• Funciona bien para equipos pequeños y proyectos pequeños porque la función tiene control total sobre el los miembros del equipo y otros recursos requeridos.
• Puede acceder fácilmente a los expertos que necesita porque se encuentran en la misma área funcional.
• Es rápido reunir a todos para resolver problemas relacionados con el proyecto.
• Puede limitar las herramientas de comunicación del proyecto que necesita usar porque el equipo es relativamente pequeño y simple.
• A menudo obtienes miembros entusiastas del equipo que desean trabajar en el proyecto porque les brinda oportunidades profesionales. El trabajo del proyecto puede ser una excelente manera de motivar a su equipo.

• Si está entregando el proyecto a un equipo funcional, va a ser el equipo funcional en el que trabaja. Puede facilitar el cierre de un proyecto.

Desventajas:

Aunque esta estructura tiene muchas ventajas, también hay algunas desventajas:

• El trabajo se lleva a cabo en un silo, lo que puede significar que no tiene acceso a personas fuera de su división funcional.
• Las personas en el equipo del proyecto podrían ser más leales a su departamento o jefe de equipo que a su trabajo en el proyecto, y esto puede crear conflictos.
• Un proyecto grande puede terminar con un gerente de proyecto funcional de cada función. Puede ocasionar que el trabajo caiga por las grietas si todos los gerentes de proyecto no trabajan juntos de manera armoniosa.
• El trabajo funcional puede aislar, ya que no tiene la oportunidad de conectarse ampliamente en la empresa. Puede ser difícil mantener un enfoque estratégico.

Estructura organizativa del proyecto

Los equipos dedicados se unen para trabajar en proyectos en una estructura organizativa de proyecto. El gerente del proyecto probablemente tenga la responsabilidad de la administración de línea para los miembros del equipo del proyecto. Ejemplos de esto incluirían grandes construcciones de construcción, pero también iniciativas corporativas que requieren un equipo dedicado.El gerente del proyecto tiene la autoridad máxima, informando al patrocinador del proyecto y al comité de proyecto. Las personas en el trabajo en equipo directamente para el gerente del proyecto.

Ventajas:

La ventaja obvia de una estructura de proyecto es que tienes más control sobre el equipo, pero también hay otras ventajas.

• Los equipos pueden tener un fuerte sentido de identidad. Es la estructura más fácil dentro de la cual crear una fuerte cultura de equipo.
• Todo el equipo se centra en los objetivos del equipo, y no hay conflicto de lealtad con el trabajo diario para las personas que trabajan en el proyecto. Su trabajo diario es el proyecto.
• Los recursos están dedicados al proyecto, por lo que es mucho más fácil programar el trabajo. Sabrá cuándo están disponibles los miembros del equipo y no existe el riesgo de que se los lleve a un trabajo sin cambios para otro gerente con poca anticipación.
• Los proyectos que se ejecutan en esta estructura son excelentes entornos para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos, tanto como líder como a nivel técnico.

Desventajas:

La estructura del proyecto es la más fácil de trabajar, pero todavía tiene algunos inconvenientes.

• Tener un equipo dedicado a un proyecto es un compromiso costoso. Tiende a ser una opción solo en grandes proyectos.
• Si elimina a personas de sus puestos de trabajo funcionales, es posible que les resulte difícil regresar, especialmente si el proyecto es largo. El trabajo del proyecto se extiende y vuelve a lo que usted hizo antes después de un período de trabajo en un entorno multidisciplinario en un proyecto nuevo y desafiante. No es una perspectiva atractiva para muchas personas. Puede hacer que sea aún más importante para usted administrar la transición del equipo cuando cierra un proyecto.
• A veces, cerrar un proyecto puede significar perder su trabajo si el negocio ha cambiado y no hay otro rol disponible para que pueda mudarse.
• Por su naturaleza, los equipos dedicados absorben recursos para trabajar en una sola cosa. Puede limitar el número de proyectos que la empresa puede hacer en cualquier momento, especialmente cuando diferentes proyectos requieren las mismas habilidades.
• Los gerentes de proyecto en este tipo de estructura también hacen administración de línea para sus equipos. Significa dedicar tiempo y esfuerzo en tareas de recursos humanos que no tendrías que hacer en otras estructuras. Si disfrutas este elemento de trabajo con personas, esto podría ser una ventaja.

Estructura organizativa de Matrix

La tercera opción es una estructura matricial. Los recursos se comparten en el trabajo de rutina y en el trabajo de proyectos. Puede significar tener dos gerentes o responsabilidad de "línea de puntos" con un gerente de proyecto y con el gerente del equipo. La estructura de la línea de administración funcional normalmente está en su lugar primero, y el gerente del proyecto toma la línea punteada.

Esta estructura divide el poder y la autoridad entre el gerente del equipo funcional o de división y el gerente del proyecto. ¡Deberá usar sus habilidades de negociación con todo su poder!

Ventajas:

Las estructuras de matriz son muy comunes porque permiten a los gerentes tomar decisiones realmente flexibles con respecto a la forma en que las personas pasan su tiempo.Es muy probable que trabaje en un entorno de matriz en algún momento de su carrera. Las ventajas de esta estructura incluyen:

• Los recursos se utilizan de manera eficiente y pueden moverse entre proyectos según sea necesario.
• Puedes trabajar en muchas cosas diferentes, a veces en paralelo, aunque se puede argumentar que esto también es una desventaja.
• Los equipos y las personas pueden ser muy receptivos. Si aparece un nuevo proyecto que tiene que tener prioridad, es bastante fácil pivotar y enfocarse repentinamente en otra cosa. No se puede hacer eso fácilmente en una estructura de proyecto, que demora más en disolverse y reagruparse.
• La estructura requiere que todos utilicen la misma metodología y el ciclo de vida de administración de proyectos, por lo que es fácil moverse entre proyectos. Las personas pueden unirse a un equipo de proyecto con poca integración requerida cuando la terminología y los procesos son comunes.

Desventajas:

Al igual que con todas las configuraciones, esta también tiene sus inconvenientes. A pesar de ser una estructura común, no creo que muchos lugares de trabajo modernos hayan resuelto los problemas de la sobrecarga. Puede ser fácil dar demasiado a un individuo si no tiene sistemas implementados para administrar y monitorear la totalidad de su carga de trabajo. Otras desventajas incluyen:

• El conflicto entre proyectos es común porque podrías estar peleando por los mismos recursos que otro proyecto.
• El otro proyecto podría haber delimitado los mejores recursos (las personas más adecuadas con las habilidades adecuadas) o su gerente de línea podría no ponerlos a disposición para el trabajo del proyecto.
• Puede haber algún conflicto entre las tareas habituales y el trabajo en proyectos para las personas, especialmente cuando ambos gerentes les otorgan diferentes prioridades.
• Los recursos pueden tener un conflicto sobre qué camino de desarrollo tomar para sus futuras carreras. Aunque es posible que sepa que desea permanecer en la administración de proyectos, es posible que tenga la opción de pasar a un rol funcional más antiguo o un rol más orientado a proyectos. Pero muchas opciones de carrera profesional son buenas, incluso si se toman decisiones difíciles.

Una estructura organizativa que funciona perfectamente para todo el trabajo habitual no siempre funciona para los proyectos, y debe administrarse dentro del entorno en el que trabaja. Es una buena idea obtener algo de experiencia en cada una de estas estructuras si puede para que pueda experimentarlas de primera mano. Le ayudará a decidir qué entorno le conviene más y se adapta a sus habilidades y preferencias. Luego puede tomar una decisión informada si tiene la oportunidad de decidir su futuro entorno de trabajo.

Comprender los pros y los contras de cada uno le dará la oportunidad de decidir cuál es el mejor momento para dedicar su tiempo e influencia a fin de obtener el máximo rendimiento de su equipo y ayudar a que su proyecto concluya con éxito.