Aprenda cómo desarrollar un plan de subcontratación

Muchas discusiones sobre la subcontratación en los medios lo hacen parecer complejo, pero en realidad es bastante simple. Incluso en nuestros hogares, "subcontratamos" muchas tareas: cocinar, mantener nuestro césped y cuidado infantil, solo por nombrar algunas. Cuando no tenemos el tiempo, el enfoque o las habilidades para hacer el trabajo nosotros mismos, buscamos a alguien que pueda y alguien que haga el trabajo a un precio que podamos pagar. Las corporaciones funcionan de la misma manera, a pesar de que sus decisiones pueden involucrar más factores y tomadores de decisiones.

El proceso de desarrollo del plan de externalización

Pero al igual que las familias toman decisiones diferentes, las empresas pueden tomar decisiones sorprendentemente diferentes sobre la contratación externa. No existe una plantilla que funcione para todas las empresas, pero existe un proceso que todas las empresas deben tener en cuenta:

Realización

En el pasado, es posible que muchas empresas ni siquiera supieran qué era la tercerización. Hoy en día, saben de la subcontratación, pero pueden no darse cuenta de cuántos programas de externalización (y de externalización) ya operan: centros de copiado, salas de correo, administración de instalaciones, informática e incluso partes de un departamento jurídico corporativo. La subcontratación puede no resolver todos los problemas, pero conocer la generación anterior de contratos identificará nuevos proyectos y proporcionará información valiosa.

Configuración de objetivos

Para tener éxito en la creación de un programa de subcontratación, debe definir objetivos específicos, como reducir los costos corporativos generales en un cinco por ciento, concentrarse en la eficiencia para una sola ubicación, o solo mira las funciones realizadas en una unidad de negocios.

Las metas no necesitan gran detalle. A medida que aumente su experiencia de tercerización, las definiciones cambiarán.

Participación

Necesita participantes de muchas áreas de especialización para proporcionar aportes al plan, verificar suposiciones y emitir juicios de expertos. Cuando pase de un plan general a proyectos específicos, repetirá este proceso y creará subgrupos con conocimientos aún más específicos.

Identificación

Ahora que tiene objetivos y expertos para identificar e interpretar información, es hora de identificar proyectos específicos para su programa de tercerización. Cada empresa desarrolla diferentes criterios, y es impulsada tanto por la cultura como por el análisis financiero u operativo, pero existen criterios comunes que debe considerar:

• Decisiones anteriores: Es probable que su empresa haya tomado decisiones anteriores sobre el uso de empleados, tales como trabajadores temporales o contratos de servicio. Trabaje con Adquisiciones y su PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) para más detalles. Vea cómo abordaron los problemas de esta lista y recopile las lecciones aprendidas.
• Experiencia: ¿Está realizando funciones o produciendo productos sin suficiente experiencia o tiene problemas para retener a los gerentes?¿La gerencia actual tiene un plan para abordar estos problemas? Si no, este podría ser un buen proyecto de outsourcing.
• Calidad: Incluso si una función tiene personas con las habilidades adecuadas y gerentes con experiencia, es posible que no obtenga el nivel de servicio que necesita. ¿El gerente realiza encuestas a los clientes? ¿Qué dicen los clientes sobre productos o servicios? Una brecha en la calidad o una falta de interés en el servicio al cliente es otra bandera para la contratación externa.
• Costo: Un servicio excepcionalmente de alta calidad no es necesariamente un buen valor. ¿Cómo se comparan sus costos con los de la competencia? ¿La función produce informes mensuales: costos unitarios, costos operativos, tendencias de costos plurianuales? Si esta función no puede producir estos informes, un servicio subcontratado podría proporcionar una mayor transparencia en sus operaciones.
• Escala: Cuando examine toda su empresa, hará muchos descubrimientos inesperados. ¡Mantente enfocado! Un gran proyecto es un mejor candidato para la subcontratación que una serie de proyectos más pequeños. Ese único gran proyecto requerirá muchos menos recursos administrativos y de gestión. Mantenga una lista completa, pero solo seleccione candidatos que no tengan un gran impacto en su primera ola de proyectos.
• Seguridad: Ahora tiene una buena idea de los posibles proyectos. Es hora de filtrarlos de acuerdo con los estándares de seguridad. La seguridad es un tema complejo y controvertido. Se aplican diferentes estándares a diferentes industrias, y algunas empresas son más conscientes de la seguridad que sus competidores. Comprender los estándares internos y de la industria, y limitar los proyectos de subcontratación en consecuencia. Incluya legal, TI, seguridad corporativa, cumplimiento (si aplica) y cualquier departamento de "riesgo" en sus discusiones.
• Priorización: Cada ítem anterior (y tal vez otras características) debe puntuarse y luego a cada proyecto se le debe asignar un "valor de subcontratación" total. Sin duda, habrá mucho debate sobre qué características son las más importantes, si sus puntajes son precisos y si se deben considerar otras características. No se sorprenda si este proceso dura meses o incluso años.
• Comunicación: En el momento en que ha priorizado proyectos potenciales, ha celebrado muchas reuniones y hablado con mucha gente. Espere que estas discusiones sean información pública en los departamentos que ha elegido para la contratación externa. Siempre suponga que estas conversaciones llegarán a la población de empleados, a menudo en tiempo real. Las comunicaciones corporativas cuidadosamente pensadas deben estar preparadas y listas. Nunca permita que los rumores se conviertan en una mejor fuente de información que los hechos.

Ejecución de su plan de subcontratación

Al final de este proceso, tendrá su plan de externalización inicial. Hay muchos más pasos a medida que ejecuta este plan: confirmar datos, crear subcomités para proyectos específicos, identificar proveedores, ejecutar pilotos, adjudicar contratos, etc. Sin embargo, desarrollar su plan le proporciona los primeros y más importantes pasos.