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Como empleador, usted recauda los impuestos sobre la nómina de los empleados. Luego debe pagar esos impuestos al IRS. Pero muchos empleadores retrasan hacer esos pagos por varias razones.
Ahora, el IRS tiene un nuevo sistema para monitorear los pagos de impuestos de nómina, y ha intensificado sus esfuerzos para asegurarse de que los empleadores envíen esos pagos requeridos a tiempo.
El nuevo Sistema de Monitoreo de Impuestos de Nómina del IRS
Se llama la "Iniciativa de interacción temprana". ¿No te encantan los eufemismos del IRS?
Su objetivo es "ayudar a los empleadores a estar al día con sus impuestos sobre nómina". También ayuda al IRS a cerrar la "brecha fiscal", generando más ingresos. El IRS quiere asegurarse de que estos impuestos se paguen a tiempo, para minimizar el costo de cobros para el IRS y el costo de multas y multas para los empleadores.
Impuestos de nómina son impuestos de fondo fiduciario
Las empresas con empleados deben retener impuestos federales sobre la renta y FICA (impuestos de seguridad social y Medicare) de los empleados y agregar a estas retenciones una cantidad igual al impuesto FICA del empleador. Estos impuestos deben reservarse para el pago al IRS, no utilizados para otros fines comerciales. Se llaman impuestos del fondo fiduciario porque se mantienen en fideicomiso.
Cómo el IRS supervisará el programa
El IRS comenzará revisando los pagos del empleador por los impuestos a la nómina, todos los cuales se realizan a través del proceso del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos (EFTPS). Estos depósitos de impuestos deben hacerse por 8 p. metro. el día antes de la fecha de vencimiento, que se contará como a tiempo.
El IRS dice que "supervisará los patrones de depósito e identificará a los empleadores cuyos pagos disminuyen o llegan tarde".
Los empleadores que no han pagado impuestos sobre la nómina pueden recibir uno o todos estos avisos:
- Algunos empleadores pueden recibir cartas del IRS pidiéndoles que se comuniquen con el Servicio.
- Es posible que otras empresas reciban llamadas automáticas con información y sugerencias de asistencia.
- Y, "cuando corresponda", y el funcionario de impuestos del IRS puede acudir personalmente a un negocio.
Tenga en cuenta que el IRS no esperará hasta que se reciba el informe trimestral de impuesto a la nómina (en el Formulario 941) para comenzar este proceso. El sistema computarizado puede emitir una alerta dentro de unos días después del vencimiento del pago del impuesto.
El contable Kenneth Reid informa que, si la empresa no paga a tiempo después de estos esfuerzos iniciales, el IRS puede solicitar medidas cautelares para exigir el pago puntual.
Quién es responsable de los impuestos sobre la nómina
Tener un negocio, incluso una corporación, no lo exime de la responsabilidad personal del pago de los impuestos sobre la nómina. Su responsabilidad por los impuestos a la nómina como empleador incluye todos los aspectos del proceso, incluida la recaudación, la retención de montos correctos y la presentación de informes de impuestos sobre la nómina.
El IRS examina a las partes responsables, básicamente a cualquier persona responsable de recaudar, contabilizar o pagar impuestos sobre la nómina.
Sanciones por pago atrasado de impuestos de nómina
Las multas por el pago atrasado de los impuestos a la nómina se llaman multas del fondo fiduciario, según el impuesto al fondo fiduciario que mencioné anteriormente. Las multas y sanciones pueden acumularse rápidamente. Las tasas de penalización son del 2% al 10% del depósito vencido, en función de la tardanza del pago.
Además, se puede aplicar una "Pena de Recuperación de Fondos Fiduciarios", impuesta a "todas las personas que el IRS determine que son responsables de recaudar, contabilizar o pagar estos impuestos, y que actuaron voluntariamente al no hacerlo. . "
Cómo evitar la notificación del IRS sobre los impuestos a la nómina tardía
La forma más sencilla de evitar que el IRS se contacte con usted acerca de los pagos de impuestos a la nómina es realizar los pagos a tiempo.
Si no está seguro de lo que se debe y cuando , aquí hay algunas líneas de tiempo:
- Cuando debe hacer depósitos de impuestos de nómina depende del tamaño de su nómina. Las empresas más pequeñas con menos empleados hacen depósitos mensuales, mientras que las empresas más grandes deben hacer depósitos en forma semestral.
- Los impuestos de desempleo (también parte de esta iniciativa) se deben pagar trimestralmente, para cualquier trimestre en el que tenga que pagar $ 500 o más en concepto de impuesto de desempleo.
Si está haciendo su propia nómina, usando el software de contabilidad y nómina, verifique que su software pueda proporcionarle avisos cuando vencen estos impuestos. También puede configurar su propio calendario de impuestos de nómina para asegurarse de no perder un pago.
Si tiene sus impuestos de nómina hechos a través de un servicio de nómina , asegúrese de que su servicio realice pagos puntuales o que le avise que haga estos pagos. Incluso si el servicio está haciendo los cálculos y posiblemente enviando los pagos, usted, como propietario de la empresa, es el responsable final de esta tarea.
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