Cómo preparar declaraciones de salarios e impuestos W-2

¿Qué es la Forma W-2?

El Formulario W-2 incluye información sobre los salarios de los empleados pagados en el año calendario anterior y la retención de dichos salarios, así como información sobre los beneficios y otras deducciones de los salarios.

¿Cuándo vencen los formularios W-2?

Los W-2 se deben a los empleados a finales de enero del año calendario anterior. Si el 31 de enero es un fin de semana o feriado, los informes vencen el próximo día hábil. Estas son las fechas de vencimiento del informe de impuestos de nómina de final de año de para el año en curso.

Los formularios W-2 se deben a la Administración de Seguridad Social antes del 31 de enero. Después de haber entregado formularios W-2 a los empleados, también debe enviar estos formularios, junto con la forma de transmisión W -3, a la Administración de Seguridad Social (SSA).

La fecha límite de enero es un intento de frenar el fraude fiscal, pero significa que debe dar formularios W-2 a los empleados a principios de enero, de modo que tengan la oportunidad de revisarlos antes de que se presenten. La distribución anterior a los empleados reducirá los errores en los formularios W-2, por lo que no tiene que presentar un W-2 corregido.

Recopilación de información para preparar formularios W-2

La información para este formulario proviene de su registro de nómina, que muestra los totales anuales de cada empleado para los salarios y las retenciones, junto con las deducciones para planes médicos, cuentas de ahorros de salud y otros artículos.

Aquí hay más detalles sobre la información que necesitará para preparar estos formularios W-2.

Dificultad: Promedio

Tiempo requerido: Depende del número de empleados y el número de deducciones y pagos adicionales

Aquí se explica cómo preparar el formulario W-2

Información del empleador
Para cada W- 2 que prepare, deberá incluir información sobre su empresa: Número de identificación del empleador (EIN) y nombre y dirección del empleador.

Número de control
Es posible que desee agregar un número de control interno en cada W-2, si está pagando a muchos empleados. Puede generar el número usted mismo, o su software de preparación de nómina puede generar este número.

Ingresos de empleados También necesitará

• Salarios totales, propinas y otras compensaciones (Cuadro 1). Este es el salario bruto para todos los empleados por hora y asalariados.
• Cantidad total de retención (Recuadro 2)
• Total de sueldos de la Seguridad Social (hasta el máximo de la Seguridad Social) (Recuadro 3). Algunos pagos no están incluidos en los salarios de la Seguridad Social, por lo que deberá reducir la entrada en estos montos.
• Impuesto total a la seguridad social retenido (Cuadro 4)
• Total de salarios y propinas de Medicare (igual que el total de los salarios) (Recuadro 5)
• Impuesto de Medicare retenido (Recuadro 6). Esta cantidad incluye la cantidad de impuestos adicionales de Medicare para los empleados mejor pagados.
• Consejos de seguridad social (recuadro 7) y consejos asignados (recuadro 8)

1. A continuación, necesitará información sobre empleados y los salarios totales y las retenciones de cada empleado del año anterior:

2. Otros pagos. Es posible que haya pagado los pagos adelantados del crédito por ingreso del trabajo (crédito por ingreso del trabajo) (recuadro 9) y los beneficios del cuidado del dependiente (recuadro 10) pagados a los empleados.

3. Información sobre la participación en el plan de jubilación, empleados estatutarios
   En cada W-2 debe marcar la casilla correspondiente si el empleado participa en un plan de jubilación (casilla 13) o un plan no calificado (casilla 11), si el empleado es un empleado legal (recuadro 13), o si el empleado recibió un pago por enfermedad de un tercero (recuadro 13.

4. recuadro 12
   El recuadro 12 corresponde a montos por otras compensaciones o informes, para ingresar en 1-4 recuadros Algunas de las informaciones más comunes para el Recuadro 12:

   • Seguro Social no recaudado, RRTA (retiro ferroviario) o impuesto de Medicare, sobre propinas o seguro de vida grupal
   • Aplazamientos electivos a 401 (k), 403 (b), y otros planes de jubilación calificados
   • Pagos por enfermedad no imponible
   • Pagos con paracaídas de oro
   • Gastos de mudanza reembolsables excluibles
   • Contribuciones a cuentas de ahorro médico o cuentas de ahorro de salud
   • Opciones de compra de acciones no reglamentarias
   • Contribuciones designadas de Roth bajo los planes 401 (k) o 403 (b)
   • Costo de la cobertura de salud patrocinada por el empleador, utilizando el Código DD, según los requisitos de presentación de informes de la Affordable Care Act Box 14

5. Las entradas en el recuadro 14 son para otras deducciones o compensaciones que deben divulgarse a los empleados para sus declaraciones de impuestos. Por ejemplo,
   Pensión después de impuestos

   • Reembolsos automáticos
   • Impuestos especiales para California, Nueva York, Nueva Jersey y Washington
   • Contribuciones benéficas deducidas del salario del empleado
   • Seguro médico y deducciones por beneficios marginales > Deducciones uniformes (por costo de uniformes)
   • Deducciones por cuotas sindicales
   • Ingresos no tributables
   • Gastos de vehículos incluidos en salarios (100% del valor del arrendamiento del vehículo entregado al empleado e incluido en el cuadro 1 salarios)
   • Allí también es un recuadro para los artículos "Otros no incluidos en la lista" que ha deducido de los empleados
   • Información estatal y local
   • En esta sección, ingresará información sobre los salarios y las retenciones estatales y locales. Enter:

6. Tenga en cuenta que hay espacio para dos estados y dos localidades en el formulario. Si alguien ha trabajado en más de dos estados o localidades durante el año, use un segundo formulario W-2 para incluir la información adicional.
   Su código estatal de dos letras y el número de identificación fiscal de su empresa (consulte con el departamento de ingresos de su estado) (Recuadro 15)

   Salarios estatales (Recuadro 16)

   • Impuesto estatal a la renta retenido (Recuadro 17) < Salarios locales, en su caso (Recuadro 18)
   • Impuesto local sobre la renta retenido (Casilla 19)
   • Nombre de la localidad (Casilla 20)
   • Verificar exactitud
   • Dedique tiempo a asegurarse de que la información que proporciona a los empleados (y en última instancia a la Administración del Seguro Social y al IRS) es exacto. Verifique los totales de su registro de nómina para el año y ejecute un W-3 para asegurar la exactitud de toda la información que está enviando.
   • Formularios preimpresos

7. Si está imprimiendo sus propios formularios W-2, puede obtenerlos de varias fuentes:
   El formulario W-2 es un formulario de varias partes. Estas son las páginas de este formulario:

8. El sitio web de Forms Forms Order (toma de 7 a 15 días)
   Un proveedor de formularios en línea o una tienda de suministros de oficina.

   La copia A va a la Administración del Seguro Social. La copia A generalmente se imprime en forma roja.

   • Copia 1 es para la ciudad, estado o localidad
   • Copia B es para presentar con la declaración de impuestos federal del empleado
   • Copia C es para registros del empleado
   • Copia 2 es otra copia para otra ciudad, estado , o localidad
   • Copia D es para los registros del empleador.
   • Imprimir W-2s
   • Imprima los formularios, verificando que se alineen con un formato preimpreso si tiene uno.
   • Distribuir los formularios W-2

9. al empleado: copias B, C, 1 y 2
   A la Administración del Seguro Social: copia A. El SSA requiere que envíe una copia A del empleado W-2 , junto con el Formulario W-3, a fines de febrero.

10. Guarde la copia D para sus registros.

    • ¿Todavía estás confundido con la Forma W-2?
    • Respuestas a sus preguntas sobre 2011 Formulario W-2
    • Consejos sobre cómo preparar el formulario W-2

11. El número de identificación fiscal de su empresa NO es el número de identificación fiscal de ventas de su estado. Muchos estados usan el número de identificación fiscal federal (EIN) y agregan dígitos al final. Consulte con el departamento de ingresos de su estado para obtener información. Ingresos de propinas.

Los ingresos por propinas de empleados están sujetos a impuestos de Seguro Social e impuestos de Medicare, incluido el impuesto adicional de Medicare.

1. Cuadro 12: más de 4 elementos
2. Si tiene más de 4 elementos para el cuadro 12, deberá colocar los elementos adicionales en un segundo W-2. Pero no incluya el salario y la retención del empleado en este W-2 adicional. El Formulario W-3,
3. junto con la Copia A de todos los formularios W-2 de empleados, se debe entregar a la Administración del Seguro Social antes del 31 de enero. Cuando haya completado el W-3 y tenga todo el W-2 formularios, envíelos a los empleados lo antes posible, de modo que tengan la oportunidad de revisar los formularios. Si encuentran errores, puede solucionarlos antes de enviar el informe consolidado a la SSA antes del 31 de enero.
   Descargo de responsabilidad
4. La información que se proporciona en este "Cómo hacer" es para fines generales, para ayudarlo a recopilar la información que necesita preparar e imprimir formularios W-2. No pretende ser un asesoramiento fiscal y de ninguna manera esta información intenta ser exhaustiva o decirle toda la información que debe incluirse en sus formularios W-2. Hable con su asesor fiscal para obtener información sobre su situación específica. Volver a
5. Presentación de informes de salarios e impuestos de cierre de año