Video: Cómo llevar la contabilidad de un negocio pequeño 2025
Si se tomó el tiempo para hacer una lista de todas las tareas que necesita hacer para administrar su negocio y luego las ordenó en términos de cuánto le gustaba hacerlas, ¿dónde estaría la administración de registros de gastos? ¿en? ¿Doscientos setenta? ¿O incluso más bajo?
Pero aunque la mayoría de nosotros definitivamente consideramos que la administración de registros comerciales es un trabajo descuidado y le damos una baja prioridad, una buena administración de registros no solo hace que nuestras vidas laborales sean más fáciles, sino que puede brindarnos un alivio real del estrés en los impuestos.
Esto es lo que puede hacer para facilitar la administración de registros:
1. Mantenga sus gastos comerciales y personales por separado.
Suena fácil, ¿no? Pero esta es la parte de la administración de registros que hace tropezar a la mayoría de las personas. Si lleva a un cliente potencial a una ronda de golf, por ejemplo, ¿es un gasto personal o un gasto comercial? (La respuesta es personal, porque los green fees no son un gasto comercial deducible). Los vehículos que usa por razones personales y comerciales son otro problema perenne. Debe saber qué es lo que califica como gastos comerciales legítimos y qué no, y asegúrese de que los registros de su empresa reflejen esto con precisión (consulte los Gastos comerciales que puedo reclamar).
2. Obtenga la documentación suficiente para todos los gastos comerciales.
Muchos empresarios cometen el error de pensar que las "listas" son lo suficientemente buenas para la administración de registros. Por ejemplo, tienen una lista de compras en los estados de cuenta de su tarjeta de crédito y piensan que eso es lo suficientemente bueno en términos de reclamar esas compras como gastos comerciales.
Desafortunadamente, la CRA (Agencia de Ingresos de Canadá) es más exigente. No aceptan los estados de cuenta de la tarjeta de crédito o cheques cancelados como documentación suficiente para los gastos cuando normalmente se emitirá una factura o recibo. Consulte ¿Puedo reclamar gastos comerciales sin recibos? El IRS es más indulgente y, en ausencia de un recibo, generalmente aceptará estados de cuenta de tarjeta de crédito y cheques cancelados como prueba de reclamación de gastos.
En términos de mantener registros, hay dos puntos a tener en cuenta:
a) Obtenga siempre un recibo . Adquiera el hábito de pedir un recibo cada vez que realice una compra, sin importar cuán pequeño sea. También se suman pequeños gastos y necesita la documentación de sus registros comerciales.
b) Etiquete sus recibos, si es necesario . Todavía hay empresas repartiendo recibos que no tienen nada, excepto la fecha en que se compró el artículo y cuánto costó, lo que no es muy útil cuando estás mirando un recibo tratando de descubrir qué el ítem en cuestión era y en qué categoría de gasto comercial encaja.
Cuando reciba un recibo, mire y escriba la información faltante / relevante en él, como para qué es el recibo y la categoría de gastos.Vea 4 Consejos para manejar recibos para obtener más información sobre cómo hacer que sus recibos sean más fáciles.
3. Obtenga una cuenta bancaria separada para su negocio, y úsela.
Si bien las tarifas de las cuentas bancarias comerciales son notoriamente altas en comparación con las cuentas personales, una cuenta bancaria comercial es absolutamente necesaria para una buena administración de registros comerciales. Una cuenta bancaria comercial le ayuda a mantener separados sus gastos comerciales y personales. Usted depositará todos los ingresos de su negocio en la cuenta comercial y retirará los gastos o pagos relacionados con el negocio solo de la cuenta comercial.
¿Qué tipo de cuenta bancaria comercial debería obtener? Una cuenta de cheques, preferiblemente una que entregue estados de cuenta mensuales y le devuelva sus cheques cancelados.
Las comprobaciones comerciales ayudan a simplificar la administración de registros porque puede usar la línea de notas en el frente de cada cheque para documentar el objetivo comercial del gasto.
4. Tenga y use una tarjeta de crédito por separado para gastos comerciales.
Usar sus tarjetas de crédito personales para fines comerciales lo llevará rápidamente a un atolladero de administración de registros. Una tarjeta de crédito comercial simplifica en gran medida la administración de su registro comercial al ayudar a mantener separados sus gastos personales y comerciales. (También ayuda a que su negocio se vea más profesional.)
5. Mantenga un registro de kilometraje de su viaje de negocios.
Si utiliza alguno de sus vehículos para fines comerciales, un registro de kilometraje será de gran ayuda en la administración de registros.
Tenga en cuenta la lectura del kilometraje (o kilómetro) en el cuentakilómetros al principio del año y luego ingrese el millaje por fecha cada vez que use el vehículo para fines comerciales. Mantener su registro de kilometraje en la guantera de su vehículo lo hará más fácil. Si tiene más de un vehículo que utiliza para fines comerciales, mantenga un registro de kilometraje en cada uno. Ver también: Gastos de vehículos motorizados (Impuesto a las ganancias en Canadá).
6. Mantenga todos sus registros comerciales para un año fiscal en particular juntos y en un solo lugar.
Tener los registros de su negocio dispersos por todos lados es una pérdida de tiempo real cuando se trata de contabilizar o preparar sus impuestos, y organizar su sistema de administración de registros comerciales por año fiscal hará que sea mucho más fácil encontrar los registros comerciales que necesita cuando los necesitas.
¿Necesitas ayuda para configurar un sistema de archivo? Consulte Dominar su sistema de archivos para obtener sugerencias.
7. Mantenga sus registros comerciales por el tiempo correcto.
Por alguna razón, parece haber mucha confusión sobre cuánto tiempo debe mantener sus registros comerciales. A efectos impositivos, "si presenta su declaración a tiempo, conserve sus registros durante un mínimo de seis años después del final del año impositivo al que se refieren" (CRA). Este período de seis años comienza desde la última vez que usó los registros comerciales, no desde el momento en que ocurrió la transacción. Para obtener más información sobre el mantenimiento de los registros comerciales de la CRA, consulte ¿Cuánto tiempo debo conservar mis registros comerciales?
Para declaraciones de impuestos de EE. UU., "Mantenga registros durante 3 años desde la fecha en que presentó su declaración original o 2 años desde la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde, si usted presenta un reclamo de crédito o reembolso después de presentar su declaración.Mantenga registros de 7 años si presenta un reclamo por una pérdida de valores inútiles o deducción de deudas incobrables "(IRS).
8. El software de contabilidad lo hace más fácil
Con su facilidad de uso, accesibilidad desde dispositivos móviles, y bajo costo, los paquetes de software de contabilidad para pequeñas empresas actuales pueden simplificar en gran medida la administración de registros (ver 6 Ventajas del uso de software de contabilidad para pequeñas empresas). Por alrededor de $ 10 / mes, vendedores de software como FreshBooks y Zoho paquetes adecuados para autónomos y propietarios únicos, incluida la facturación, el seguimiento de gastos y la presentación de informes simples. Piense en las ventajas de poder, por ejemplo, enviar una factura directamente desde su teléfono inteligente, tomar una foto de un recibo de almuerzo con un cliente y grabar como un gasto, o rastrear el tiempo facturable con un temporizador incorporado.
Estas ocho cosas que puede hacer para facilitar su gestión de registros no son difíciles. negocios, solo requieren establecer buenos hábitos y persistencia. Pero si aplica estas reglas ahora y cumple, verá una gran diferencia en la próxima hora de impuestos y su contabilidad será más fácil durante todo el año.
Vea también:
7 formas de controlar el caos en su pequeña empresa
No solo rastree su tiempo; ¡Administrarlo!
Registros de activos comerciales para una declaración de impuestos comerciales
Descubra qué registros de acceso empresarial debe conservar para los impuestos y por qué son importantes para los cálculos de depreciación y ganancias y pérdidas de capital.
Formas de mantenerse fácilmente al tanto de las noticias y tendencias comerciales
Las tendencias comerciales pueden proporcionar información valiosa visión que puede usar en su pequeña empresa. Aquí hay algunas maneras de mantenerse al día con las noticias cuando tiene poco tiempo.
Cómo deducir los gastos médicos como gastos comerciales en su bufete de abogados
Bufetes de abogados puede deducir los gastos médicos de sus impuestos configurando cuentas de reembolso de salud para los empleados y siguiendo unas simples reglas.