Cómo incorporar su empresa en Canadá

Este artículo describe los pasos generales para la incorporación en Canadá, desde la elección de dónde incorporar mediante la reserva de un nombre corporativo y la presentación de sus documentos. Tenga en cuenta que los detalles de cada paso pueden diferir de una provincia a otra.

1. Decide si vas a incorporar federal o provincialmente.

Cuando incorpora su negocio a nivel federal, las dos ventajas son:

• su corporación podrá realizar negocios en todas las provincias y territorios (siempre y cuando registre su corporación en todas las provincias en las que realizará negocios)
• y su corporación será capaz de usar el mismo nombre en cada provincia o territorio, incluso si otra empresa ya está haciendo negocios con un nombre similar.

Las desventajas son:

• La incorporación federal cuesta más para configurar;
• Hay mucho más papeleo anual, ya que debe mantenerse al día no solo con las presentaciones requeridas por el Director de la Corporación federal, sino también con todas las presentaciones requeridas por las provincias.

Si se incorpora a nivel provincial, su corporación solo tiene derecho a realizar negocios en la provincia o territorio donde se incorpora su negocio.

La decisión de incorporarse a nivel federal o provincial depende más del alcance de su empresa que de cualquier otra cosa. Si está configurando una corporación de una persona o una pequeña empresa que no informa, planea hacer negocios en una provincia por ahora, y tal vez una o dos más tarde, probablemente no haya necesidad de incorporarla a nivel federal. Siempre puede incorporar su negocio en otra provincia (llamada incorporación extraprovincial) a medida que su negocio se expande.

2. Elija un nombre corporativo.

Seleccionar un nombre corporativo es más difícil que elegir un nombre para un propietario único o una sociedad, porque existen requisitos de nombre más estrictos cuando incorpora su negocio. En general, un nombre corporativo se compone de tres elementos;

• una parte distintiva que identifica a la corporación en particular;
• una parte descriptiva que identifica las actividades particulares de la corporación;
• y un elemento legal que identifica a la empresa como una corporación, como Limited, Incorporated o Corporation.

Un nombre corporativo no puede incluir una tergiversación de su negocio. Por ejemplo, no puede implicar que usted es una rama del gobierno, o que su negocio es la aviación cuando vende zapatos. Tampoco puede el nombre contener obscenidades o implicar que la empresa realiza actividades ilegales.

Tenga en cuenta que los nombres corporativos en Canadá pueden ser en inglés o francés, en inglés y francés, o en una versión combinada de inglés y francés.

Pero el procedimiento se complica por el hecho de que el Registrador (del Registro provincial o de la Dirección federal de empresas) exigirá un nombre corporativo que no sea idéntico ni similar a los nombres de otras compañías existentes.

3. Haga que su nombre corporativo sea buscado y reservado.

Independientemente de dónde incorpore su empresa en Canadá, deberá realizar una búsqueda de nombre para determinar la idoneidad del nombre corporativo que ha elegido.

Si se está incorporando a nivel federal, o en provincias como Ontario, deberá realizar una búsqueda de NUANS (y luego enviar el informe resultante de NUANS con sus Artículos de incorporación).

En otras provincias, como Columbia Británica y Nueva Escocia, debe realizar una búsqueda de nombre una vez que haya enviado una Solicitud de aprobación de nombre o un Formulario de solicitud de reserva de nombre. Si los resultados de la búsqueda son aceptables y se acepta su nombre, entonces se reserva durante un número determinado de días, durante los cuales debe completar el proceso de incorporación para su empresa o reiniciar el procedimiento una vez más.

Para detalles sobre el proceso de búsqueda de nombre y reserva de nombre en diferentes provincias, vea mi biblioteca de Incorporación en Canadá.

4. Prepare sus documentos, como los Artículos de Incorporación.

Generalmente, para incorporar su negocio, deberá preparar los siguientes documentos:

• El Memorando: establece las reglas para la conducta de la compañía.
• Los Artículos de Incorporación: las reglas y regulaciones que regirán la conducta de los miembros y directores de la compañía.
• Aviso de oficinas: indica la ubicación de las dos oficinas requeridas para su corporación, la oficina registrada y la oficina de registros.

Si se está incorporando al gobierno federal, también deberá preparar un Aviso de directores (y presentar un informe de NUANS con sesgo federal). Si realiza una presentación provincial, asegúrese de verificar los requisitos del documento para su provincia específica antes de continuar con el siguiente paso.

5. Archive sus documentos y solicite su incorporación.

La Dirección federal de empresas y los registros provinciales tienen sitios web donde puede incorporar su negocio en línea. También puede presentar su solicitud de incorporación a la antigua usanza al enviar los formularios y tarifas al registrador correspondiente.

Para obtener información sobre qué hacer una vez que haya registrado exitosamente su nueva corporación y haya recibido su certificado de incorporación, consulte Cómo poner en marcha su nueva corporación.