Cómo desarrollar una agenda de reuniones efectiva

La agenda de una reunión es la lista de elementos que los participantes esperan lograr en una reunión. La agenda debe distribuirse a los participantes varios días antes de la reunión, como mínimo 24 horas para que los participantes tengan la oportunidad de prepararse para la reunión.

En combinación con los minutos de la reunión, la documentación que los participantes reciben después de una reunión, la agenda es el plan para la reunión y el seguimiento informado para la reunión anterior.

Cuando desarrolla una agenda para una reunión que no está programada regularmente, los siguientes pasos lo ayudarán. Más adelante en este artículo, verá una plantilla para una reunión programada regularmente. Los dos tipos de reuniones comparten elementos similares de la agenda, pero no son exactamente iguales.

Desarrollar una agenda de reuniones

Primero, identifique si se necesitan otros empleados para ayudarlo a planificar la reunión. Luego, decida qué espera lograr al celebrar la reunión. Establezca objetivos factibles para su reunión. Los objetivos que establezca establecerán el marco para un plan de reunión efectivo.

Como Stephen Covey dice en los Siete hábitos de personas altamente efectivas , "Comience con el fin en mente". El propósito de su reunión determinará el enfoque de la reunión, la agenda de la reunión y los participantes de la reunión.

Crear una agenda es hacer un plan para la reunión. Comienza con el objetivo principal o el objetivo que está tratando de lograr mediante la celebración de la reunión.

Una vez que haya decidido su objetivo, debe determinar si necesita la asistencia de empleados adicionales para planificar su agenda. Si es así, invítelos a unirse a usted.

Después de determinar su objetivo general, usted o su equipo deben tomar las siguientes decisiones. Además del propósito u objetivo de la reunión, cada uno de estos elementos aparece en la agenda de la reunión.

• Participantes necesarios para la reunión real,
• Los elementos que necesitan discusión o acción que conduzcan al logro de la meta o propósito,
• La cantidad de tiempo que anticipa que el grupo necesitará para la discusión de cada elemento,
• Una fecha y hora de la reunión,
• Una ubicación adecuada, que mantendrá a todos los participantes cómodamente, para la reunión,
• Pretrabajo para la reunión. Esto incluirá cualquier lectura, documentación, datos, actas de reuniones de una reunión anterior o cualquier otra preparación que haga que su reunión sea exitosa. Esta preparación debe adjuntarse al aviso y agenda de la reunión cuando los distribuya a los participantes invitados.

Además de los puntos de decisión anteriores, los ítems estándar de la agenda deben incluir:

• Revisar el propósito de la reunión, la agenda y los resultados esperados y el producto.
• Revise el acta de la reunión anterior.
• Revise el progreso de los participantes sobre los compromisos y los puntos de acción hechos en la reunión previa.
• El tomador de notas o el líder debe revisar los compromisos asumidos por los participantes durante la reunión como un elemento final de la agenda.

Decida quién debe participar para lograr su agenda

Una vez que haya decidido que una reunión es necesaria para lograr su objetivo, debe desarrollar la lista de participantes.

No todos los empleados pueden o deberían participar en cada reunión, pero invitar a los participantes correctos aumentará su probabilidad de éxito. Determine a sus participantes formulándose preguntas como las siguientes.

Agenda de la reunión para reuniones programadas regularmente

No todas las reuniones necesitan una agenda desarrollada a medida. La mayoría de los empleados tienen reuniones programadas regularmente para sus departamentos o grupos de trabajo. También tiene equipos y proyectos que participa ni.

Es posible que un proyecto en curso no requiera una agenda recientemente desarrollada para cada reunión, pero su equipo estará bien servido al adoptar un enfoque estándar para su reunión.

La reunión programada regularmente se divide en tres segmentos que tienen elementos de agenda estándar: elementos informativos, elementos de acción y planificación futura.

Agenda de reuniones

Elementos informativos

Elementos de acción

Planificación anticipada

Si sigue estas pautas cuando desarrolla su agenda de reuniones, aumenta la probabilidad de que su reunión produzca resultados.

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• ¿Quién debe poseer la solución que desarrolla el grupo?
• ¿A quién pertenece el proceso que el grupo está discutiendo?
• ¿Quién necesita saber la información que está distribuyendo?
• ¿Quién puede proporcionar datos y hechos para guiar la toma de decisiones?
• ¿Quién tiene experiencia o experiencia para compartir con el grupo?
• ¿Quién debe apoyar la implementación de cualquier solución o tarea?
• ¿Quién debe proporcionar permiso o recursos para lograr el resultado de la reunión?
• ¿Quién puede oponerse a la implementación de cualquier solución o dirección?
• Calentamiento y saludos. Considere un breve rompehielos según la frecuencia con que el grupo se reúna.
• Revise el propósito de la reunión, la agenda y los resultados esperados y el producto.
• Revise el acta de la reunión anterior.
• Proporcione información departamental y de compañía apropiada que el equipo necesita.
• Revisar el progreso en los elementos de acción, planes de acción y compromisos. El grupo de revisión progresa en los objetivos.
• Discuta y tome decisiones sobre los puntos de la agenda de esta reunión.
• Identifique los próximos pasos.
• Identifique el propósito, el resultado y la agenda para la próxima reunión.
• El tomador de notas debe revisar los compromisos asumidos por las personas durante la reunión.
• Identifique cualquier ayuda que necesiten las personas que no pertenecen al grupo y asigne participantes para establecer contacto.
• Enviar minutos dentro de las 24 horas de la reunión.

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