Video: COLABORACIÓN - Accediendo a un nuevo paradigma 2025
Este es un artículo invitado por Jason Westland, CEO de ProjectManager. com.
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La colaboración sigue siendo la palabra de moda administrativa del momento . Todos los líderes quieren que su equipo colabore, porque todos hemos leído cómo la colaboración conduce a la innovación. Pero si ha estado probando una variedad de estrategias y herramientas de colaboración, y no está recibiendo la innovación o el retorno de la inversión (ROI) que depositó en … bueno, ¿qué está pasando?
Todo gerente sabe que el liderazgo comienza en la cima. Entonces la pregunta tiene que hacerse … ¿Podría ser usted el problema?
En un estudio reciente que realicé con el grupo de LinkedIn de más de 300 mil líderes y gerentes de proyecto de la compañía, me sorprendió saber que solo el 15 por ciento de los encuestados dijeron usar las características de colaboración de su software de proyecto. .
Otro estudio de Harvard Business Review exploró las razones por las cuales los altos directivos no colaboran, y otro artículo de HBR exploró la posibilidad de que muchas personas se sientan sobrecargadas por las prácticas de colaboración promovidas por sus organizaciones.
¿Podría ser que los mismos líderes del proyecto que podrían beneficiarse más de la colaboración impidan a sus equipos cosechar los beneficios de la colaboración?
Colaboración, definida
Antes de seguir adelante, analicemos lo que quiero decir con colaboración, especialmente en el contexto de la innovación.
Como fundador de una empresa de software, nuestro equipo se está volviendo cada vez más ágil en nuestras metodologías de desarrollo.
Agile es una metodología para gestionar proyectos de TI de forma colaborativa e iterativa. Define una clara ruptura con los métodos tradicionales de administración de proyectos de arriba hacia abajo para proyectos más grandes y estructurados donde los gerentes de proyecto dictan el esfuerzo por hora y el plan es inflexible en sus requisitos de tiempo y capacidad de entrega.
Agile ha sido elogiado por su capacidad para promover la innovación en el desarrollo de productos, porque los equipos de proyectos pueden ser más adaptables a las cambiantes condiciones del mercado y posibles disruptores.
Y otros equipos comenzaron a ver los beneficios del proceso ágil y de colaboración, especialmente cuando se invita a diferentes áreas de práctica o departamentos a contribuir con el producto en general.
Mientras que algunas personas se refieren a la colaboración estrictamente en términos de herramientas como aplicaciones sociales o holguras que fomentan las conversaciones multipartitas, o estrictamente en términos de ideación prácticas como tormenta de ideas o talleres de pensamiento de diseño, creo que la colaboración debe integrarse como una cultura dentro de cada organización, a fin de obtener los beneficios y un claro retorno de la inversión (ROI).
Hablando de ROI
Según el estudio HBR antes mencionado que explora por qué los gerentes no colaboran , la autora del estudio y profesora de Harvard Heidi Gardner señaló que hay claros beneficios financieros para la colaboración, si medido apropiadamente
Su estudio se centró en organizaciones de servicios profesionales, como despachos de abogados y empresas de consultoría, donde tradicionalmente existe un entorno muy competitivo para impulsar las ventas individuales de los clientes. Sin embargo, incluso en esas culturas, los ingresos promedio de los clientes crecieron 4 veces, a medida que más grupos de la empresa colaboraron para atender al cliente.
Otros estudios han abordado los claros beneficios de ROI al evitar las interrupciones mediante mejores prácticas de colaboración que respaldan los compromisos e interacciones entre equipos.
El desafío, según Gardner y otros, consiste en medir la colaboración con otros miembros del equipo como parte de las revisiones anuales para que los beneficios de la colaboración se sientan no solo a nivel de empresa, sino también en incentivos individuales.
Cómo los gerentes subvierten la colaboración inconscientemente
Si usted es un gerente que ya cuenta con equipos que colaboran, puede saber por experiencia que la colaboración a veces es más una distracción del trabajo diario básico, mientras que la innovación parece difícil de cuantificar.
De hecho, a veces la colaboración se parece mucho a jugar, no a trabajar.
Para algunos gerentes, ver a su equipo de desarrollo pasar tiempo descansando en la sala de descanso con los gerentes de cuenta, puede hacer que se vean rojos.
Nadie parece estar trabajando, tal vez porque no recibió el memo sobre esta reunión.
O tal vez, tiene algunos colaboradores estrella … Las personas a las que todos acuden en busca de ayuda y retroalimentación e información sobre sus proyectos. Puede alentar a las personas a referirse a esa persona repetidamente, sin pensar realmente en el impacto en su estrella. Ella puede sentirse sobrecargada por múltiples solicitudes de reuniones (a petición suya), pero cargada por su propia carga de trabajo.
La ves quedarse hasta tarde trabajando en sus tareas principales y pensar, "Muchacho, que Linda es realmente dedicada. " Lo que no ves es una estrella estresada al borde del agotamiento.
Finalmente, puede haber promovido algunas nuevas herramientas de colaboración para ayudar a fomentar una mayor transparencia en su organización. Se supone que esto es bueno para la colaboración. Sin embargo, te encuentras bebiendo café cada mañana y escaneando la charla en busca de signos de memes de gato o conversaciones excesivas sobre deportes.
Se prometió que este enfriador de agua virtual sería ventajoso para los negocios, pero parece más como si nada estuviera sucediendo, sino una charla intrascendente. Usted decide realizar una reunión de la compañía para transmitir sus inquietudes. Mientras tanto, has contrariado al equipo que siente que los has estado espiando desde arriba.
Pronto, toda la colaboración real se detiene, y una cultura de desconfianza ha prevalecido.
Entonces, ¿cómo fomenta (y no inhibe) una cultura de colaboración?
Por ahora, debe estar convencido de que, a pesar de algunos obstáculos que debe superar, la colaboración tiene más ventajas que inconvenientes, cuando se ejecuta correctamente.Pero, ¿cómo comienzas a apoyar una cultura colaborativa con tus equipos y en tu organización para que puedas obtener los beneficios prometidos de un mayor ROI e innovación?
1. Promueva una comunicación transparente
Su equipo no va a colaborar si se sienten incapaces de comunicarse libremente sin censura. Pero la comunicación es más que tener acceso a una herramienta de chat. La comunicación es una calle de doble sentido, y un verdadero líder escucha y promueve un intercambio libre de ideas todo el tiempo .
La colaboración se basa en la comunicación que busca aportes de todos los miembros de su equipo, desde arriba hacia abajo y entre silos, especialmente. Asegúrese de alentar verbal y activamente las comunicaciones entre departamentos, y esté dispuesto a recibir (y actuar sobre) el producto de esas conversaciones.
2. Configurar reglas (y KPI) para colaboración
Para que la colaboración funcione, todos necesitan acceso a documentos, personas y deben sentirse libres de involucrarse con personas de toda la organización. Sin embargo, también deben ser empoderados y alentados para que encuentren sus propias respuestas y documentos para sí mismos , en lugar de pedirles a los colaboradores estelares que les aconsejen o darles este documento o aquello, como primer recurso.
Además, nadie quiere sobrecargarse. Tiene que haber un propósito central para la colaboración, con metas y resultados definidos que puedan medirse.
La colaboración requiere algunas reglas de participación. No se trata de una temporada abierta en toda la organización. Pero defina los procesos estructurados, los KPI que respaldan la colaboración y las herramientas para interactuar eficientemente con equipos remotos y globales, y encontrará sesiones de colaboración dedicadas sobre objetivos específicos con resultados cuantificables.
3. Proporcionar capacitación
No es suficiente proporcionar herramientas, también debe proporcionar capacitación en colaboración y el uso de herramientas que admite la colaboración.
Modele los tipos de colaboración productiva que espera ver dentro de su organización, y luego proporcione un marco de cómo otros pueden replicar su modelo.
4. Build Trust
La colaboración requiere una gran confianza entre los equipos y los líderes. Culturalmente, puedes tener algunos equipos que tienen animosidad hacia otros equipos. Y cuando esos equipos están remotamente dispersos por todo el mundo, construir esa confianza puede ser aún más problemático, porque es más difícil de ver.
En primer lugar, debe elogiar a sus equipos por colaborar y recompensarlos cuando cumplan con sus objetivos. Puede establecer incentivos que se basen en trabajar de forma interdisciplinaria o con equipos globales de maneras innovadoras.
Pero es esencial establecer objetivos claros, para que todos sepan cómo pueden medir su propio rendimiento colaborativo. Esto podría hacerse a través de una revisión de la cartera, o a través de datos tales como métricas definidas sobre la retención de clientes o nuevas ventas de compromisos entre equipos.
El objetivo es promover una atmósfera donde el éxito sea posible y medible a través de colaboraciones, y que los equipos sean recompensados por trabajar juntos, contra uno contra otro.
5. Tener las herramientas correctas en línea
Recientemente ha surgido una industria artesanal de herramientas en línea para ayudar a los equipos a comunicarse de una manera más colaborativa. Debe conocer estas aplicaciones y decidir cuáles se adaptarán a sus prácticas de colaboración.
Observe las herramientas que ya tiene en uso y las funciones de colaboración incorporadas en esas herramientas. Por ejemplo, en el software de gestión de proyectos que desarrollé, contamos con colaboración incorporada en cada aspecto del proyecto, desde el nivel de tareas hasta un feed social global que captura todas las conversaciones relacionadas con el proyecto.
Los equipos son más productivos cuando usan las herramientas integradas dentro de las aplicaciones empresariales existentes, porque la información relacionada con ese trabajo está en un solo lugar. Entonces, vea dónde tiene algunas herramientas existentes.
Pero también hay aplicaciones que su equipo probablemente ya esté usando, ya sea en pequeños grupos o en equipos completos. No inhiba estas herramientas, acéptelas integrándolas en las herramientas existentes para que puedan vincularse con la organización global.
The Bottom Line:
Ha sido mi experiencia como CEO de un equipo global que los métodos colaborativos funcionan cuando aplica estos principios básicos de colaboración. Los gerentes deben invertir y dedicar tiempo para que la colaboración genere beneficios y para asegurarse de que no sean los que se interpongan en el camino.
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Sobre el autor:
Jason Westland es el CEO de ProjectManager. com. Jason fundó ProjectManager. com en 2008. Es autor del exitoso libro "The Project Management Life Cycle" y escribe para Computerworld y CIO Magazine.
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