Cómo deducir los gastos de comidas y entretenimiento comerciales

Sacar a clientes, proveedores o empleados potenciales para una comida y entretenimiento es una excelente manera de desarrollar su negocio. Y las comidas y entretenimientos para fines comerciales son una deducción fiscal de negocios legítima, pero existen límites a lo que puede deducir.

Tomar estas deducciones para comidas y entretenimiento es un proceso de tres pasos:

Primero, debe verificar que estos gastos son gastos comerciales legítimos.

Algunos de estos gastos son deducibles, mientras que otros pueden no serlo. Explicaré más sobre lo que es deducible y lo que no.

En segundo lugar, debe tener los documentos para respaldar la deducción. No necesita incluir estos documentos en su declaración de impuesto comercial, pero los necesitará en caso de una auditoría.

Finalmente, debe determinar si puede tomar el monto total como una deducción o si los montos están sujetos a la "regla del 50%", que limita la deducción a 50 %

Aquí están los detalles:

Cómo deducir los gastos de comida

Puede deducir 50% de los costos de comidas de negocios, ya sea que vaya a almorzar con un cliente o que viaje de pueblo. Las dos formas de determinar los costos de las comidas son:

• Costos reales para comidas
• Use la asignación estándar de comida del IRS

Con cualquiera de los métodos, debe conservar los recibos y hacer un seguimiento de los costos reales. Puede encontrar la asignación de comida estándar (llamada tasa "Meal and Incidental Expense" (M & IE) para la mayoría de las principales ciudades de EE. UU. En IRS Publication 1542 (Per Diem Rates) (PDF)

Cómo deducir gastos de entretenimiento

Si entretenga clientes o clientes, puede deducir hasta el 50% de estos costos. Asegúrese de mantener un buen registro de quién estuvo presente, las fechas y horas, y las razones de las discusiones comerciales y de entretenimiento que tuvieron lugar.

Más instrucciones sobre la Deducción de Comidas y Gastos de Entretenimiento

• Los gastos deben ser gastos comerciales "ordinarios y necesarios"
• Los gastos deben cumplir con una de las dos pruebas:
  • Se aplica la prueba directamente relacionada si puede mostrar que el objetivo principal de la actividad era el negocio. Por ejemplo, si se está reuniendo con clientes en su oficina, los gastos de comida durante la reunión probablemente cumplirían con la prueba "directamente relacionada".
  • La prueba asociada se aplica si el gasto está asociado con (junto con, junto con) un "subst antial "discusión comercial. Por ejemplo, si tiene una reunión con clientes en un restaurante y luego lleva a los clientes al teatro, esto podría satisfacer la prueba "asociada".

Gastos de comidas y entretenimiento NO sujetos al límite del 50%

Puede deducir comidas provistas a los empleados. Si los alimentos o bebidas que proporciona a los empleados califican como un beneficio de minimis (es decir, son montos pequeños proporcionados ocasionalmente), no está limitado al 50%. Puede deducir el costo total. Ejemplos de de minimis alimentos y bebidas para los empleados podrían ser café y donas en una reunión de personal o una pizza ocasional si los empleados deben trabajar horas extras. El límite de deducción en las comidas se trata en el capítulo 2 de la Publicación 535 del IRS - Gastos comerciales. Si los gastos no se consideran de minimis , están sujetos a la regla del 50%.

Algunos gastos de comidas y entretenimiento pueden deducirse por completo. Es decir, su deducción no tiene que limitarse al 50% de estas actividades:

• En un evento a promover la buena voluntad en la comunidad , como patrocinar un evento comunitario.
• En un evento en el que los ingresos del van a una organización de caridad (asegúrese de que la organización benéfica cumpla con los requisitos del IRS)
• Si la comida o entretenimiento es una parte esencial del negocio función, como con un crítico de restaurante, blogger de alimentos o periodista deportivo.
• Para comidas para empleados según la conveniencia del empleador (como en un caso en que los empleados deben trabajar horas extras), o para un evento ocasional, como el picnic anual para empleados.

Gastos de comidas y entretenimiento NO puede deducir

No puede deducir los costos de comidas y entretenimiento por motivos personales mientras viaja. Si el viaje es "principalmente" de negocios, la mayoría de los gastos se considerarán como gastos comerciales.

Si el viaje es "principalmente" personal y lleva a cabo un negocio mínimo, solo los costos directamente relacionados con el negocio que usted realiza pueden ser deducibles.

Dónde mostrar estos gastos en su declaración de impuestos comerciales

• Para propietarios únicos y LLC de un solo miembro, muestre estos gastos en la sección "Gastos" del Anexo C. La línea 24b es el lugar para ingresar comidas deducibles y gastos de entretenimiento . Ingrese el 50% de la cantidad aquí.
• Para asociaciones y LLC de miembros múltiples, muestre estos gastos en la sección "Deducciones" del Formulario 1065
• Para corporaciones, muestre estos gastos en la sección "Deducciones" del Formulario 1120.
• Puede usar viáticos tasas para calcular los gastos de viaje dentro de los EE. UU., según la publicación del IRS 1542, tarifas diarias. Esta publicación enumera las tasas de viáticos para la mayoría de las principales ciudades de EE. UU. Y actualiza estas tarifas periódicamente.
• Tenga en cuenta que la limitación del 50% también se aplica a la asignación de comida estándar Cuando enumera todos los costos de comida en la línea correspondiente en el Anexo C, por ejemplo, se aplica el límite del 50%, de modo que el total de todos los costos de comida es reducido en un 50%

Para obtener más información sobre los gastos de comida y entretenimiento comercial, consulte la Publicación 463 del IRS, Capítulo 2.

Cómo conservar registros de comidas comerciales y gastos de entretenimiento

Debido a que estos gastos ocurren a menudo mientras viaja, puede ser difícil mantenga buenos registros, pero es importante registrar todos los detalles sobre el propósito comercial de estos gastos.Tenga en cuenta el objetivo comercial en los recibos, use una aplicación o tome fotos de los recibos, y archive todos los recibos para que pueda mostrarlos en caso de una auditoría.

Descargo de responsabilidad Este artículo presenta información general y no pretende ser un asesoramiento fiscal o legal. Consulte las publicaciones del IRS y analice posibles deducciones de impuestos con su preparador de impuestos.