¿Qué es un libro de registros corporativos? - Definición

¿Qué son los registros corporativos?

Registros corporativos son aquellos registros que una corporación estadounidense necesita conservar para demostrar que está funcionando de la manera requerida por el Servicio de Impuestos Internos y las leyes del estado en el que se incorpora el negocio (formado como un entidad comercial corporativa).

¿Por qué son necesarios los registros corporativos?

Los registros corporativos son necesarios para demostrar que la corporación está funcionando adecuadamente según lo requerido por el Servicio de Impuestos Internos, para mostrar que la corporación es una entidad separada y para mantener el escudo corporativo de responsabilidad.

¿Qué es un libro de registros corporativos?

Algunas corporaciones tienen un "libro" de registros corporativos que incluye todos los documentos requeridos. En otros casos, los registros corporativos se mantienen en línea o en un archivador. Los registros deben estar en un solo lugar y disponibles si el Servicio de Impuestos Internos audita a su corporación.

También puede mantener sus registros corporativos "en la nube", pero estos registros pueden incluir información confidencial y procesos propietarios, por lo que debe asegurarse de que su servidor sea seguro. Susan Ward, Experta de Small Business-Canada, tiene un excelente artículo sobre administración de documentos que puede ayudarlo con este proyecto.

¿Cómo se crean los registros corporativos? ¿Quién mantiene los registros corporativos?

Los registros corporativos son generados por la junta directiva de su corporación. La junta crea documentos tales como los artículos de incorporación de la corporación y los informes anuales. La junta también crea y edita documentos tales como mociones y actas durante el curso de las reuniones de la junta.

El secretario corporativo generalmente se designa para mantener todos los registros corporativos. Por supuesto, todos los registros deben estar firmados, y cualquier acción que se tome debe tener documentación. Si la corporación tiene acciones, la secretaria corporativa (generalmente la oficina de este individuo) realiza un seguimiento de los registros de propiedad de acciones.

El secretario corporativo también convoca un rollo en cada reunión de la junta, señalando qué miembros de la junta están presentes y ausentes.

Mantener un registro de las resoluciones de la Junta

Las juntas corporativas aprueban las políticas y resoluciones generales (decisiones), y no se involucran en la toma de decisiones cotidianas de la empresa. Una de las actividades más importantes de una junta corporativa es hacer resoluciones. Las resoluciones son básicamente documentos que registran las decisiones de la junta. Las resoluciones corporativas se pueden tomar en muchos asuntos, incluyendo:

• Registros de transacciones importantes de la corporación
• Aprobaciones de contratos
• Registros de venta o compra de bienes inmuebles (terrenos y edificios)
• Contratación o despidos de gran cantidad de empleados
• Expansión a un nuevo mercado o una nueva ubicación

Todas estas decisiones, y más, deben registrarse.

¿Qué otros registros deberían incluirse?

• sus artículos de incorporación y cualquier artículo que modifique este documento. Estos artículos se archivan con su estado, pero aún necesita una copia del original y de todos los cambios.
• Estatutos corporativos. Los estatutos son los principios rectores que rigen el trabajo de la junta directiva de la corporación. Los estatutos incluyen los deberes de los funcionarios corporativos, información sobre la reunión anual y cómo la junta establece las políticas y los votos.
• Actas de todas las reuniones de accionistas y directores, incluida la reunión anual
• Informes anuales
• Un registro de acciones para realizar un seguimiento de las transacciones de valores y la posesión de acciones.
• Resoluciones empresariales y tributarias
• Resoluciones de contratación y nombramiento
• Resoluciones del Director Conflicto de intereses
• Resoluciones para préstamos ay por la empresa
• Resoluciones relativas a beneficios para empleados y planes de jubilación
• Resoluciones de dividendos en acciones

Siga la ley estatal para formar su junta directiva y llevar registros

Al formar su corporación, deberá consultar con su estado para asegurarse de estar siguiendo las pautas estatales para organizar y administrar su corporación. Todos los estados tienen regulaciones específicas que gobiernan las corporaciones. Consulte con la secretaria de Estado de su estado o con su abogado para obtener más información.

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