Datos básicos sobre el formulario W-2

¿Qué es un formulario W-2? El formulario

A W-2 es una declaración que los empleadores deben preparar todos los años para los empleados, que muestre los ingresos brutos totales del empleado, los ingresos del Seguro Social, los ingresos de Medicare y los impuestos federales y estatales retenidos del empleado. El propósito de este formulario es proporcionar al empleado la información que debe incluirse en su formulario de impuesto a la renta. También le da a la Administración del Seguro Social y la información del IRS para verificar la declaración del impuesto sobre la renta del empleado.

¿Cuándo vence el formulario W-2?

CAMBIO IMPORTANTE: A partir de los informes fiscales anuales de 2016 y para todos los años subsiguientes, los formularios W-2 y W-3 deben presentarse ante la Administración del Seguro Social (SSA) antes del 31 de enero del año próximo. Por lo tanto, para los pagos de impuestos de 2017, debe presentar su solicitud antes del 31 de enero de 2018. El cambio se ha implementado para reducir el fraude fiscal. Los 2018 plazos anuales del informe de nómina salarial para los pagos de impuestos de 2017 muestran los plazos exactos para el año en curso.

El formulario W-2 debe entregarse a los empleados a más tardar a fines de enero, con información del año calendario anterior. Esta fecha límite no ha cambiado. Los W-2 deben incluir un formulario de transmisión W-3 a menos que usted presente una declaración en línea con el SSA. La fecha límite del 31 de enero se aplica a las presentaciones enviadas por correo y en línea a la SSA. La presentación después de la fecha límite puede dar lugar a sanciones por presentación tardía.

Sí, debe presentar W-2 con la Administración del Seguro Social (SSA) antes de la misma fecha límite en que entrega los formularios a los empleados.

Esta es una buena razón para dar a los empleados sus formularios a principios de enero, para que pueda encontrar y corregir los errores antes de presentarlos ante la SSA.

Partes del formulario W-2

Un formulario W-2 es un formulario de varias partes:

• La copia A va a la Administración del Seguro Social. La copia A generalmente se imprime en una forma roja escaneable por láser espacial. Si está archivando una copia en papel, debe usar solo el papel provisto por la SSA.
• Copia 1 es para la ciudad, estado o localidad
• Copia B es para presentar con la declaración de impuestos federal del empleado
• Copia C es para registros del empleado
• Copia 2 es otra copia para una ciudad, estado , o localidad
• Copia D es para los registros del empleador.

¿Dónde puedo obtener formularios W-2?

No puedes copiar el formulario W-2 de internet. Como se indicó anteriormente, la Copia A del formulario está impresa en papel especial. Debe usar los formularios "oficiales". Puede obtener los formularios oficiales W-2 en una tienda de copia, desde algunos programas de software impositivo (busque la versión para pequeñas empresas), o desde su preparador de impuestos.

¿Qué información necesito para completar los formularios W-2?

Información sobre su empresa

Para cada W-2, deberá incluir información sobre su empresa:

• Su número de identificación de empleador
• Su nombre comercial
• Su dirección comercial
• Su negocio Número de identificación fiscal del estado (consulte con el departamento de ingresos de su estado)

Información sobre sus empleados

Para cada empleado, necesitará información personal actualizada:

• Número de seguridad social u otro número de identificación fiscal < Nombre
• Dirección
• Información sobre ganancias de empleados

A continuación, necesitará información sobre los salarios totales y las retenciones de cada empleado el año pasado:

Salarios totales, ingresos de propinas y otras compensaciones

• Total de salarios de la Seguridad Social (hasta el máximo del Seguro Social)
• Total de salarios de Medicare (igual que los salarios totales)
• Consejos de seguridad social y consejos asignados

Información sobre planes de jubilación En el cuadro 12, Deberá indicar, para cada W-2, si cada empleado participa en un plan de jubilación o un plan no calificado con su empresa, si este empleado es un empleado estatutario, o si la persona recibió un pago por enfermedad de un tercero.

Información sobre beneficios especiales

El recuadro 13 de la W-2 requiere información sobre las deducciones para los planes de beneficios para empleados y otras deducciones que se deben informar en la declaración del impuesto sobre la renta del empleado. Las instrucciones para el Formulario W-2 contienen una guía de referencia para los códigos del Cuadro 13.

Número de control (opcional)

Es posible que desee agregar un número de control interno en cada formulario W-2 si está pagando a muchos empleados. Puede generar el número usted mismo, o su software de preparación de nómina puede generar este número.

¿Dónde encuentro la información para el W-2?

La información para este formulario proviene de su registro de nómina, que muestra los totales del año hasta la fecha de cada empleado por concepto de salarios y retención, junto con deducciones para planes médicos, cuentas de ahorros de salud y otros artículos. También necesitará un formulario W-4 actual para cada empleado. El empleado usa el formulario W-4 para darle su dirección,

¿Cómo completo el formulario W-2?

Este artículo sobre cómo completar el formulario W-2 lo guía paso a paso por el proceso.

¿Cómo envío el formulario W-2? ¿Puedo enviar estos formularios en línea?

Envía el formulario W-2 a la Administración del Seguro Social (SSA) a fines de febrero. Sí, puede enviar estos formularios en línea a la SSA, utilizando su servicio Business Online. Si tiene 250 o más formularios W-2, debe enviarlos a la SSA en línea.

¿Qué pasa si hago un error en un formulario W-2?

Antes de enviar esos formularios a los empleados, verifique estos errores comunes. Si comete un error, puede corregir fácilmente el formulario y devolverle el formulario corregido al empleado. Si se descubre el error después de haber enviado los formularios a la Administración del Seguro Social, aquí está el proceso para corregir el formulario. También debe volver a enviar el formulario de transmisión W-3.