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Per diem es la palabra latina que significa por día o por cada día . Per diem tiene varios significados relacionados con los recursos humanos, uno de los cuales se utiliza con mayor frecuencia.
Per diem es una asignación diaria que se paga a los empleados por alojamiento y comidas, propinas, taxi y otras tarifas de transporte terrestre, y por otros gastos adicionales como limpieza en seco, lavandería, uso del teléfono, cargos de WiFi y asistente de habitación consejos cuando un empleado viaja por negocios.
Es la cantidad de dinero que cada empleado puede gastar por día en un viaje de negocios, asistiendo a eventos educativos y conferencias relacionadas con el trabajo, y cuando se va de su oficina principal para hacer negocios.
La tarifa por día no cubre el costo de transporte al sitio en el que el empleado está trabajando. Los empleadores pagan los costos de transporte por separado, con mayor frecuencia directamente a la aerolínea, tren, autobús, etc. O bien, los empleados utilizan su automóvil personal para el transporte y se les reembolsa de acuerdo con la tasa de reembolso de millas del IRS.
Esto puede incluir trabajar en una ubicación para la misma empresa que es diferente de la ubicación donde el empleado generalmente trabaja. Por ejemplo, el trabajo y la oficina de un empleado se encuentran en Michigan, pero, una vez al mes, viaja a Pensilvania para trabajar en una oficina regional diferente durante varios días.
En un segundo ejemplo, un empleado capacita a nuevos empleados en las ubicaciones de su compañía en todo el país y se requiere una estadía de una noche en cada ubicación.
En un tercer ejemplo, un miembro del personal de recursos humanos generalmente trabaja en la sede principal de la compañía. Pero cada vez que la compañía abre una nueva ubicación, ella trabaja durante un período de tiempo en la nueva ubicación mientras contrata y trae personal a bordo.
Las tres situaciones descritas funcionarían bien con la compañía pagando al empleado una dieta diaria.
Debido a que el viaje es frecuente o prolongado, los empleados están más contentos de no tener que registrar todos los gastos y guardar los recibos como prueba. Tampoco les gusta llenar informes de gastos.
Establecimiento de tasas de viáticos
El empleador establece las tasas de viáticos en función de una serie de factores. Estos pueden incluir el costo de los gastos relacionados con el viaje en varios lugares, la cantidad de tiempo que el empleado se aleja de la oficina y la tasa actual de viáticos.
La mayoría de los empleadores usan la tarifa federal por día. De lo contrario, los empleadores pueden encontrar que las tasas de viáticos federales proporcionan un punto de comparación con la tasa que planea establecer para los empleados. La Administración de Servicios Generales de los EE. UU. Establece tarifas de viáticos federales que entran en vigencia el 1 de octubre de cada año.
La Administración de Servicios Generales (GSA) establece una política de viaje que incluye las tarifas de viáticos solo para empleados federales en viaje oficial fuera de su estación local o áreas de trabajo definidas por su agencia.
Las empresas tienden a usar la tarifa federal por día porque los pagos diarios por encima de la tasa federal son ingresos gravables para los empleados en su formulario W-2. Para obtener más información sobre las complejidades de las dietas y los impuestos, consulte las tasas de viáticos en la Ley de Negocios e Impuestos de EE. UU.
Las tasas de viáticos de los empleadores normalmente se fijan en diferentes cantidades de dinero para diferentes ubicaciones y varían según el nivel de gastos de viaje que experimentará el empleado. Los empleados que viajan a Las Vegas, NV, por ejemplo, reciben aproximadamente un tercio del reembolso por día que un empleado que viaja a la ciudad de Nueva York recibiría en base a los gastos locales (en tasas federales).
Beneficios de la tarifa per diem
Las empresas que utilizan una tarifa diaria ahorran a los empleados el tiempo que de lo contrario invertirían para realizar un seguimiento de los gastos, guardar los recibos y completar los informes de gastos al regresar de un viaje de negocios. Los empleados pueden conservar el dinero que no gastan mientras viajan, lo que puede alentar el ahorro y no gastar de más.
Alternativamente, los empleadores pueden requerir que los empleados inviertan el tiempo en contabilizar los gastos para un reembolso de gastos.
El empleador se beneficia porque no tiene que invertir tiempo del personal para revisar los gastos, verificar las cantidades de dinero gastado y el tiempo del empleado que se invierte en el trabajo al hacer todos los informes. El empleador ha presupuestado esencialmente la cantidad de dinero que está dispuesto a gastar en los viajes de los empleados y los empleados fueron notificados antes de realizar las compras.
El proceso de viáticos puede generar ahorros sustanciales en comparación con el pago de los gastos reales de los empleados por parte del empleador. Funciona bien cuando el empleador ha hecho su tarea para que los gastos del empleado estén suficientemente cubiertos. No es prudente y no es un empleado exigir a los empleados que cubran sus propios gastos cuando viajan en actividades comerciales legítimas.
Empleo per diem
Las dietas, en algunas ocupaciones e industrias, también pueden referirse a empleos temporales a corto plazo. Este programa diario generalmente consta de varios días de empleo, para un empleado por día, para reemplazar a un empleado enfermo o de vacaciones. Dos ejemplos son los maestros sustitutos y los trabajadores de la salud que reemplazan a un empleado ausente y se les paga por día.
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En relación con la satisfacción del empleado
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